Зачем создавать описание (модели) Бизнес-процессов? Какие инструменты можно использовать для описания?

Описание Бизнес-процессов компании производится для чтобы решить Проблему, стоящую перед компанией в целом, подсистемой компании (функция (подразделение), процесс, проект) или сотрудником, как менеджером, так и любым другим.

Перечень проблем, с которыми сталкивался в своей практике и для которых требовалось описывать (моделировать) Бизнес-процессы:

• Не достаточная Эффективность системы, например, низкая производительность труда. Обычно в этом случае требуется либо перепроектирование БП и/или автоматизация БП. В обоих случаях без описания как существующих, так и перспективных БП не обойтись
• Не достаточная Результативность системы, например, большое количество системных ошибок. (Системные ошибки возникают, когда сотрудник принимает решение в нерегламентированных ситуациях). В этом случае требуется Регламентация и/или автоматизация БП. И здесь без описания, а иногда и перепроектирования Бизнес-процесса не обойтись.
• Внедрение новой системы, например, Бюджетирование, Категорийный менеджмент, Система менеджмента Качества (СМК). Внедрение новой системы невозможно без описания Бизнес-процессов, происходящих в ней.
• Анализ сложной проблемы. При проведении системного анализа сложной проблемы "мимо" Бизнес-процессов, происходящих в ней, Вы не пройдете. Скорей всего придется описывать как существующую, так и желаемую ситуацию, для понимания "разрыва".
• Повышение Результативности и Эффективности коммуникаций (презентации, совещания, обсуждения, анализ, выработка решений, ..) особенно при работе в группе. "Одна картинка лучше тысячи слов". Моделирование БП, в данной ситуации, позволяет существенно повысить результативность и эффективность группового взаимодействия.
• При создании системы мотивации, основанной на KPI. Построить такую систему без описания Бизнес-процессов - можно, но в большинстве случаев их придется описывать, хотя бы крупными мазками.
• При передаче управления наемному руководителю. Требуется существенное повышение качества работы системы контроля. Без описания Бизнес-процессов, это практически невозможно сделать. Опять же, по моему опыту, в этом случае возникают новые системы управления (Совет Учредителей, Правление, Совет Директоров) и требуется описание новых управленческих Бизнес-процессов взаимодействия этих систем с другими подсистемами организации и их внутренних процессов.

Список конечно же не полный. И если посидеть еще, то можно вспомнить что-нибудь дополнительно. Но для ответа на вопрос - более чем достаточно.

Теперь ответ - про инструменты.

Инструментов много.

Необходимо четко осознавать, что используемые инструменты бывают нескольких уровней:

• Методология описания бизнес-процесса
• Стандарт (язык) описания бизнес-процесса
• Средство автоматизации разработки для описания бизнес-процессов

Выбор инструментов зависит от следующих факторов:

• Цель описания (какую проблему решаете). Если Вы занимаетесь оптимизацией Бизнес-процессов потока работ, то это будут одни инструменты (work flow diagram), проектированием процессов обмена данными - другие (data flow diagram). Цель описания в большей степени влияет на выбор Методологии и Стандарта
• Количество Бизнес-аналитиков. Сколько человек будет заниматься моделированием. Потребуется ли координация и администрирование проведения работ. Величина команды бизнес-аналитиков в большей степени влияет на выбор средства автоматизации разработки (от VISIO до ARIS)
• Сложность описываемых процессов - влияет на выбор всех типов инструментов: Методологии, Стандарта, Средства автоматизации