Раньше работать было проще: родился в семье кузнеца и делаешь мечи всю жизнь, кожевника — перчатки или сёдла. Перемотаем на три века вперед: произошли две революции — индустриальная и постиндустриальная, всё больше людей уходят в диджитал, на удаленку или фриланс. Наблюдаются следующие преимущества и недостатки:
Хорошо — не надо мерзнуть, работать по четырнадцать часов в день, каждый день ходить на завод или в контору. Йога, фрукты, кофемашина, массаж, психотерапевт.
Плохо — работа никогда не заканчивается: преследует на выходных, подкарауливает на вечеринках, вероломно нападает ночью. Сыплются бесконечные задачи, мессенджеры и почта не затихают.
Чтобы обуздать работу, используют таск-менеджеры. Делаешь примерный план на неделю, раскидываешь задачки на каждый день, не срываешь дедлайны — всё круто. Сейчас расскажем, для чего используют таск-менеджеры, и поможем пользоваться ими с максимальной пользой.
Зачем нужны таск-менеджеры
- Создавать задачи и подзадачи.
- Сортировать их и расставлять по приоритетности.
- Делиться задачами, делегировать и назначать исполнителей,
- Ставить и соблюдать дедлайны.
- Экономить время на совещаниях и синхронизациях по проектам.
- Отслеживать, сколько времени тратится на разные типы задач.
- Интегрировать таск-менеджеры в процессы компании, чтобы сделать работу эффективнее.
5 таск-менеджеров, которые нам нравятся
Trello
Один из главных таск-менеджеров, который использует канбан-доски. Канбан придумали в середине XX века в Японии, чтобы эффективнее собирать автомобили. Через пятьдесят лет система добралась до IT-компаний и прижилась там. Если совсем просто: каждая задача — это карточка, которая может быть в столбце «запланировано», «в работе», «проверка» и «готово». Можешь назвать столбцы
по-своему и настроить работу под себя. Удобно, просто и надёжно — надеемся, что никогда не испортится.
Для кого: скорее для команд, но при этом есть много шаблонов досок для личного использования.
Сколько: есть три разных премиума, но они все для больших команд и бизнесов. Для личного использования и в небольшой компании хватит бесплатных функций.
Notion
Кроме списка задач в Notion можно вести заметки, рисовать таблицы, составлять базу знаний и управлять проектами — это настоящий комбайн продуктивности.
Для кого: подойдет тем, кто хочет не только списки задач, но и очень много дополнительных функций, как для себя, так и для команды.
Сколько: платная личная версия стоит 4 доллара в месяц — позволяет загружать файлы любого размера и получать поддержку быстрее. Стоимость для команд — 8 долларов в месяц на человека.
Any.do
Удобный и красивый список задач и календарь, который попал в список благодаря количеству платформ — он доступен на десктопе, телефоне, часах, в браузере, Slack и умных колонках.
Для кого: тех, кто мечтал ставить задачи с помощью Siri или командой в Слаке.
Сколько: бесплатно для личного использования, 6 долларов в месяц за кастомные темы и несколько удобных мелочей.
TickTick
Самые интересные функции этого таск-менеджера — он превращает письма в задачи и разрешает добавлять теги и группировать по ним. Еще есть интересный факт — один из фаундеров «Буду» закрыл там 5539 задач.
Для кого: удобнее всего для личного использования + повышенные шансы основать стартап.
Сколько: в бесплатной версии всё есть, но если готовы отдавать 28 долларов в год, то получите статистику и расширенные возможности для календаря.
Todoist
Получил награду, как лучший таск-менеджер от The Verge, пользователи которого закрыли более 1,5 миллиарда задач. Еще можно ставить задачи через расширение для Хрома.
Для кого: командам будет тесновато, а вот просто пользователям — в самый раз.
Сколько: самый дешевый премиум в списке — 3 доллара в месяц, добавляет загрузку файлов, комментарии и 300 проектов вместо бесплатных 80.
Как использовать таск-менеджеры с максимальной пользой
Выбери метод, который подходит тебе. Систем управления задачами много — можно попробовать несколько и выбрать понравившуюся. Приложения, которые мы предложили, довольно гибкие,
Формулируй задачи осознанно. Нет смысла заводить задачи, которые делаются за пять минут и меньше — важно не зачеркнуть 20 пунктов за день, а всё сделать вовремя. Впадать в другую крайность и ставить одну задачу на три дня тоже не стоит: её лучше раздробить на подзадачи по паре часов каждая.
Совмещай управление задачами с управлением временем. Подобрали пару примеров, выбирай, какой больше понравится.
1. Метод «помидора» — разбивать задачи на отрезки по 25-30 минут с перерывами между ними. В обычный рабочий день вмещается примерно 12-14 «помидорок», осталось понять, сколько уходит на задачу в среднем.
2. Матрица Эйзенхауэра — выставлять задачам приоритет по двум осям:
важно/не важно и срочно/не срочно. Если расставлять честно, то получится, что задачи, которые одновременно срочные и важные, встречаются редко. Ещё матрица помогает определиться с основным направлением работы и научиться делегировать неважные задачи.
Ставь выполнимые дедлайны. Когда взвалишь на себя десяток задач в начале недели на тебя посмотрят с восхищением, когда не сделаешь и половины к концу — озадаченно. Планируй по силам, обещай меньше, делай больше — и будешь красавчиком.
Если простое решение удобнее — используй его. Перед тем, как оплачивать подписку или скачивать новое приложение для продуктивности, попробуй один из классических способов — листок и ручку, ежедневник или табличку в Excel. Порой упростить — это лучший выход из положения. Также есть шанс, что ты один из редких людей, которые успешно закрывает задачи и не используют формальные системы планирования. Тогда тоже лучше не мучать себя оптимизацией: работает, не ломай.