В новом стандарте ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» вводится термин, который раньше в бухучете не использовался — оправдательные документы. Это полезная новация, она позволяет отделить первичные учетные документы от других документов, которыми отражаются факты хозяйственной жизни. Практика показывает, что не все бухгалтеры разделяют эти понятия. Отсюда и нелепые требования типа обязательного предоставления в бухгалтерию счета на оплату или наличия подписи поставщика на товарной накладной для принятия ее к учету.
Оправдательный документ — это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни. Он составляется не для бухгалтерского учета, а для юридической фиксации этого факта. Поэтому он может не содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Вот типичные представители оправдательных документов:
- договор;
- кассовый чек;
- квитанция об оплате.
При этом оправдательный документ может содержать реквизиты, которые не требуются в бухгалтерском учете, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений. Например, подписи представителей контрагента, которые фиксируют передачу активов одной стороной и приемку другой. Бухгалтерия традиционно требует документы, которые подписаны с обеих сторон, и раньше это не было большой проблемой. Но в пандемию с массовым переходом на удаленку подписание документов стало болью. Хотя боль-то фантомная: ст. 9 закона о бухучете требует наличия в первичном документе подписи лица или лиц, ответственных за совершение операции и ее оформление со стороны компании. Эти ребята берут на себя ответственность за то, что факт хозяйственной жизни зафиксирован в первичном документе корректно, и его можно принимать к учету. Подробнее можно почитать в Рекомендации Р-113/2020-КпР «Первичные учетные документы в условиях удалённой работы», которую Бухгалтерский методологический центр выпустил весной, еще до утверждения ФСБУ 27/2021.
Если оправдательный документ содержит все обязательные реквизиты первичного, его можно принимать к учету без составления отдельного первичного документа. Это распространенная практика, но по умолчанию такие документы не являются первичными. Акт приемки-передачи имущества или товарная накладная составляются не для бухгалтерского учета. Но раз в них есть все необходимое для принятия объекта к учету или списания, грех бухгалтеру этим не пользоваться.
Первичные учетные документы могут составляется на основе оправдательных. Такая конструкция давно существует, ФСБУ 27/2021 просто дала имя имеющейся сущности. Например, чтобы отразить в бухучете списание дебиторской задолженности подотчетного лица, нужен первичный документ — авансовый отчет. Он составляется на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые обосновывают затраты подотчетника, и содержит информацию о них. Вот эти документы и являются оправдательными.
Нечасто я хвалю Минфин, но здесь они молодцы! Давно пора было отделить мух от котлет, в новом стандарте это удалось сделать.
Если вам понравился этот пост, подписывайтесь на мой телеграм-канал «Переводчик с бухгалтерского» — так вы точно ничего не пропустите!