В 2026 году организации и ИП, которые заключают трудовые договоры и выплачивают заработную плату сотрудникам, обязаны сдавать несколько видов отчетности в ФНС и СФР. В перечень входят формы по НДФЛ, страховым взносам, персонифицированному учету и кадровым мероприятиям. Разберем, какую отчетность по работникам нужно сдавать в 2026 году, в какие сроки и какие изменения необходимо учитывать работодателям.
6-НДФЛ в 2026 году: кто обязан сдавать и в какие сроки
Расчет 6-НДФЛ в 2026 году работодатели представляют по форме, утвержденной приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Сдавать отчет обязаны все налоговые агенты, которые выплачивали физическим лицам доходы по трудовым и гражданско-правовым договорам. Если в течение года организация или ИП не производили выплаты сотрудникам и подрядчикам, обязанности по сдаче 6-НДФЛ не возникает.
При этом если хотя бы одна выплата была произведена в течение года, например зарплата выплачена только в январе, отчет 6-НДФЛ необходимо сдавать до конца года за все отчетные периоды. Во избежание блокировки расчетного счета работодатели могут направить в налоговую уведомление об отсутствии обязанностей налогового агента либо представить нулевой расчет 6-НДФЛ.
Справка о доходах физлица (2-НДФЛ) в составе 6-НДФЛ
Справка о доходах физического лица, ранее известная как 2-НДФЛ, в 2026 году по-прежнему включается в состав годового расчета 6-НДФЛ в виде приложения № 1.
Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году
- за I квартал — до 25 апреля 2026 года;
- за полугодие — до 25 июля 2026 года;
- за 9 месяцев — до 25 октября 2026 года;
- за 2026 год — до 25 февраля 2027 года.
Расчет по страховым взносам (РСВ) в 2026 году
Еще одна обязательная форма отчетности работодателя — расчет по страховым взносам (РСВ). В 2026 году РСВ подается с учетом изменений, внесенных приказом ФНС России от 04.02.2026 № ЕД-1-11/67@. Для отдельных категорий страхователей предусмотрен переходный период, позволяющий сдать отчет за I квартал по старой форме.
Сроки сдачи РСВ в 2026 году
- за I квартал — до 27 апреля;
- за полугодие — до 27 июля;
- за 9 месяцев — до 26 октября;
- за год — до 25 января 2027 года.
Персонифицированные сведения о физических лицах
Работодатели также обязаны ежемесячно подавать персонифицированные сведения о физических лицах. Отчет представляется не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. В сведения включаются сотрудники и исполнители, которым производились выплаты.
При этом ФНС разрешает не подавать персонифицированные сведения за третий месяц квартала, поскольку аналогичные данные уже отражаются в разделе 3 расчета РСВ. Таким образом, в 2026 году работодатели вправе сдавать персонифицированные сведения только за первый и второй месяцы каждого квартала.
Форма ЕФС-1 в 2026 году: какие разделы сдавать работодателям
Особое внимание в 2026 году необходимо уделять форме ЕФС-1, которая объединяет несколько видов сведений для СФР.
Сведения о трудовой деятельности работников (подраздел 1.1 ЕФС-1)
Подраздел 1.1 ЕФС-1 содержит сведения о трудовой деятельности работников. Работодатель обязан сообщать о приеме, увольнении, заключении и расторжении договоров ГПХ, а также о приостановлении и возобновлении трудовых договоров.
Сведения о приеме, увольнении и договорах ГПХ подаются не позднее следующего рабочего дня после оформления кадрового события. По остальным кадровым мероприятиям срок сдачи — до 25-го числа следующего месяца.
Сведения о страховом стаже работников (подраздел 1.2 ЕФС-1)
Подраздел 1.2 формы ЕФС-1 содержит сведения о страховом стаже работников. Отчет за 2026 год необходимо представить не позднее 25 января 2027 года. Эти сведения подаются в отношении сотрудников, перечисленных в законодательстве, однако СФР допускает сдачу отчета на всех работников организации.
Если сотрудник оформляет пенсию, работодатель обязан подать сведения с типом «Назначение пенсии». После этого по такому работнику потребуется обязательно представить и годовую форму ЕФС-1 с типом «Исходная».
Сведения о взносах на травматизм (раздел 2 ЕФС-1)
Раздел 2 формы ЕФС-1 включает сведения о взносах на травматизм. Отчет необходимо сдавать ежеквартально в СФР.
Сроки сдачи раздела 2 ЕФС-1 в 2026 году
- за 2025 год — до 26 января 2026 года;
- за I квартал — до 27 апреля;
- за полугодие — до 27 июля;
- за 9 месяцев — до 26 октября;
- за 2026 год — до 25 января 2027 года.
Даже если организация временно не начисляет зарплату сотрудникам, включая директора, допускается сдача нулевого раздела 2 ЕФС-1.
Дополнительные пенсионные взносы работников
Работодатели, участвующие в программе добровольных пенсионных накоплений, дополнительно подают подраздел 3 раздела 1 формы ЕФС-1. В нем отражаются сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию работников.
Отчетность государственных и муниципальных учреждений
Государственные и муниципальные учреждения в 2026 году обязаны также ежемесячно сдавать подраздел 1.3 формы ЕФС-1. В этом отчете отражаются сведения о заработной плате и условиях труда работников бюджетной сферы.
Уведомления по НДФЛ и страховым взносам в 2026 году
Кроме основной отчетности работодатели обязаны подавать уведомления об исчисленных суммах налогов и взносов. В большинстве случаев уведомления направляются до 25-го числа месяца уплаты налога.
По НДФЛ уведомления подаются дважды в месяц. При этом с 1 сентября 2026 года для НДФЛ предусмотрена возможность подачи одного уведомления сразу на весь год.
Итоги: какую отчетность сдавать работодателю в 2026 году
Таким образом, в 2026 году работодателям необходимо контролировать сразу несколько видов отчетности: 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения, формы ЕФС-1 и уведомления по налогам. Соблюдение сроков сдачи отчетности и правильное заполнение форм поможет избежать штрафов, блокировки счетов и претензий со стороны ФНС и СФР.