Ко мне обратилась девушка, которая делает торты и пирожные на заказ, её основной запрос вполне понятен для любого, кто работает на себя: она чувствовала, что большая часть денег, получаемых от клиентов, уходит на закупку продуктов, и ей казалось, что она работает в ноль. Она не могла точно сказать, сколько стоит её продукт, и постоянно волновалась, правильно ли оценила свой труд.
Мы начали с самой простой, но важной задачи —рассчитать себестоимость тортов, чтобы стало понятно, сколько реально стоят коржи, крема, начинки и украшения. И здесь сразу нужно уточнить: мы учитывали только ингредиенты и упаковку, время на приготовление в расчёт не включалось. В других статьях я расскажу подробно, как мы поступили с прочими расходами, здесь будет только продуктовая составляющая.
Разбор рецептур и составных частей
Первый шаг был самым трудоёмким, но необходимым: мы разобрали каждый рецепт на составные части. Бизнес-модель моей клиентки предполагает, что покупатель может выбирать состав торта, и комбинировать коржи и начинки, выбирать крем и украшения.
Поэтому сначала мы разложили продукты на основные группы, и далее рассчитывали рецептуры для каждого компонента индивидуально.
Здесь мы столкнулись с первым вопросом -- готовый продукт весит меньше, чем сумма сырых ингредиентов. Коржи теряют влагу при выпечке, кремы остаются на венчиках, в кондитерских мешках. Чтобы рассчитать настоящую себестоимость, мы взвешивали всё после приготовления, чтобы зафиксировать количество готового полуфабриката и учесть потери.
Таким образом, мы получили точные цифры себестоимости для 100 грамм готового продукта, что позволило видеть реальную себестоимость каждого коржа, каждого крема и каждого украшения.
Ингредиенты закупаются по весу сырого продукта, а цену кондитер озвучивает исходя из готового веса. Поэтому пересчёт был необходим, чтобы стоимость продукта соответствовала тому, что клиент получает на выходе.
Инструмент для расчёта себестоимости - Google Таблица
Чтобы процесс не превращался в хаотичные записи в блокноте, мы подготовили файл в Google Таблице, где фиксировали:
Вес всех ингредиентов для каждого рецепта полуфабриката;
Вес готового полуфабриката после приготовления;
Количество каждого ингредиента на 100 г готового продукта, с учётом отходов и ужарки.
Эта таблица стала основой для дальнейшей работы: на её базе мы строили сборные карточки рецептов. Кондитер могла комбинировать корж, крем, начинку и украшения, видеть точную себестоимость выбранного варианта и формировать цену, которая была прозрачной и понятной.
Закупочные цены и пересчёт ингредиентов для расчёта себестоимости
Следующим этапом мы прорабатывали блок закупочных цен. Для того чтобы калькулятор и карточки рецептур работали корректно, нужно было ввести стоимость ингредиентов не за упаковку, а за единицу, которая используется в рецептуре.
Например, яйца в рецептах учитывались по весу, а закупались по десятку. Моя клиентка покупала натуральные куриные яйца, поэтому мы перевели цену десятка в граммы съедобной части. Один десяток это примерно 500 г продукта (среднее яйцо - 50 г). Если упаковка стоила 140 рублей, мы получали 28 рублей за 100 грамм. После этого можно было точно считать, сколько стоит та или иная часть торта.
Каждый ингредиент заносится в Googleтаблицу:
Ингредиент — название продукта. В дальнейшем именно по этим названиям ингредиенты подтягиваются в рецептурные карточки и калькулятор.
Вес упаковки / кол-во в упаковке — сколько весит или сколько единиц содержит упаковка, которую покупает кондитер. Например, мука продаётся по 2 кг, а яйца по штукам.
Единица измерения закупки — в какой единице мы фиксируем цену покупки. Для муки килограммы, для яиц штуки, для молока литры. Это важно, потому что покупка и использование продукта могут измеряться в разных единицах.
Цена за упаковку — фактическая сумма, потраченная на одну упаковку или набор единиц продукта.
Единица измерения в рецептуре — в какой единице ингредиент используется в рецептах. Чаще всего это граммы или миллилитры. Именно в этих единицах мы потом считаем себестоимость готового продукта.
Коэффициент использования — это числовой множитель, который позволяет привести упаковку к единице измерения рецептуры.
Цена за 100 г ингредиента — ключевой показатель, который используется для расчёта себестоимости.
Коэффициент использования означает, что, например:
Мука: покупается в килограммах, а используется в граммах. В 1 кг — 1000 г, значит коэффициент использования = 1000.Яйца: покупаются по штукам, в рецепте учитываются в граммах. Среднее яйцо весит 50 г, значит коэффициент = 50.Таким образом мы можем пересчитать любую упаковку в единицы, используемые в рецептах, и получить цены, нормализованные на 100 г продукта.
Эта таблица позволила кондитеру привести все ингредиенты к единой шкале для точного расчёта себестоимости. Теперь любая упаковка, независимо от веса и единицы измерения закупки, переводится в цену за 100 г продукта, что делает расчёт себестоимости точным и управляемым.
Мы договорились, что таблица будет обновляться при каждой новой закупке, чтобы все расчёты оставались актуальными.
Калькулятор себестоимости торта в Google Таблицах
В итоге у нас получилась готовая таблица, в которую мы занесли все рассчитанные рецептуры и количество каждого ингредиента в пересчёте на 100 грамм. Параллельно была настроена связка с таблицей закупок: из неё автоматически подтягивалась цена закупки в расчёте на 100 грамм, и на основе этих данных рассчитывалась себестоимость каждого ингредиента в составе каждого полуфабриката.
Дальше на базе этой таблицы мы собрали калькулятор. Он устроен просто: выбирается группа и название полуфабриката, указывается его количество в планируемом финальном изделии. Этого достаточно, чтобы автоматически рассчитать себестоимость.Кроме того, мы добавили отдельную таблицу закупок упаковочных и сопутствующих материалов, а также вспомогательных расходных материалов — кондитерские мешки, шпажки, подложки, коробки, ленты и всё, что дополнительно используется при изготовлении и оформлении торта. Эти позиции считались по цене за штуку и также включались в общий расчёт. В итоге стало достаточно просто сформировать финальную стоимость изделия с учётом не только ингредиентов, но и всех сопутствующих затрат.
Для удобства работы в калькуляторе себестоимости готового продукта мы настроили выпадающие списки из общего перечня рецептур. Это позволило в рабочем режиме быстро и без лишних действий собирать заказы, просто выбирая нужные позиции и указывая вес.
Самым трудоёмким этапом оказалась подготовка материалов и первичная выгрузка всей информации. Когда система была собрана и все рецептуры внесены, работа с таблицей стала занимать минимальное время. Сейчас, пока не появляются новые позиции, требуется только обновлять закупочные цены. Дальше всё просто: из выпадающих списков выбирается состав, указывается вес и получается корректный расчёт.
Итоги
Теперь, принимая заказ, она уверенно озвучивает цену, потому что знает точную себестоимость каждого изделия. Она больше не переживает, что «большая часть заказа уходит на продукты», а прибыль стала предсказуемой.
Себестоимость стала прозрачной и управляемой;
Цены стали понятными, и теперь это инструмент управления бизнесом.
На этом примере видно, что даже базовый расчет себестоимости без учёта времени дает огромную пользу: он снимает страх перед заказами, делает ценообразование прозрачным и позволяет предпринимателю правильно видеть прибыль.
В дальнейшем это помогло моей клиентке не только считать себестоимость, но и в целом управлять ингредиентами и товарными позициями. Позже мы провели дополнительные замеры — оценили трудоёмкость производства и рассчитали стоимость её рабочего часа при изготовлении изделий, но это уже тема для отдельной статьи.