Найти в Дзене
Upgrade | Нейросети для бизнеса и жизни
5 подписчиков

Кейс №30: Как очистить дубли и мусор в CRM за 1 час

1 мин
В CRM тысячи дубликатов контактов и компаний, менеджеры звонят одному клиенту дважды, база засорена тестовыми записями. В CRM агентства накопилось 5000 контактов за 3 года. Минимум 30% - дубли: одна компания записана 3-5 раз с разными названиями. Менеджеры дважды звонили одному клиенту, выглядело непрофессионально. Ручная очистка дублей - недели работы. Специалисты по CRM просили 50 тысяч за очистку базы. Руководитель выгрузил базу в Excel, использовал ChatGPT для поиска дублей. ИИ анализирует названия компаний, email, телефоны - находит похожие записи даже с опечатками. Предлагает какую запись оставить (с наиболее полными данными), какие удалить. За час обработали 5000 записей, нашли 1200 дублей. Вручную заняло бы месяц. Ты - специалист по очистке данных CRM.
ЗАДАЧА: Найди дубли контактов в базе.
ДАННЫЕ:
[Вставь таблицу: Название, Email, Телефон, Дата создания]
Для поиска дублей учитывай:
- Похожие названия (ООО "Рога и Копыта" = Рога и Копыта)
- Одинаковые email или телефоны
- Опе
Оглавление

В CRM тысячи дубликатов контактов и компаний, менеджеры звонят одному клиенту дважды, база засорена тестовыми записями.

Было

В CRM агентства накопилось 5000 контактов за 3 года. Минимум 30% - дубли: одна компания записана 3-5 раз с разными названиями. Менеджеры дважды звонили одному клиенту, выглядело непрофессионально. Ручная очистка дублей - недели работы. Специалисты по CRM просили 50 тысяч за очистку базы.

Решение

Руководитель выгрузил базу в Excel, использовал ChatGPT для поиска дублей. ИИ анализирует названия компаний, email, телефоны - находит похожие записи даже с опечатками. Предлагает какую запись оставить (с наиболее полными данными), какие удалить. За час обработали 5000 записей, нашли 1200 дублей. Вручную заняло бы месяц.

Инструменты

  • ChatGPT / Claude (поиск дублей)
  • Excel / Google Sheets (работа с данными)
  • OpenRefine (бесплатный инструмент для очистки данных)

Промпт

Ты - специалист по очистке данных CRM.

ЗАДАЧА: Найди дубли контактов в базе.

ДАННЫЕ:
[Вставь таблицу: Название, Email, Телефон, Дата создания]

Для поиска дублей учитывай:
- Похожие названия (ООО "Рога и Копыта" = Рога и Копыта)
- Одинаковые email или телефоны
- Опечатки в названиях

Для каждой группы дублей:
1. Перечисли все записи
2. Рекомендуй какую оставить (с наиболее полными данными)
3. Какие удалить

ФОРМАТ:
Группа дублей #1:
- Запись ID: ... (оставить - полные данные)
- Запись ID: ... (удалить)

Результат

База очищена от дублей за 1 час вместо месяца работы. Сэкономлено 50 тысяч рублей. Качество базы выросло, менеджеры перестали звонить дважды одним клиентам. Аналитика стала точнее - реальное количество клиентов 3500, а не 5000.

Как повторить

  1. Выгрузите базу контактов из CRM
  2. Используйте промпт для поиска дублей
  3. Проверьте рекомендации ИИ
  4. Удалите дубли из CRM
  5. Настройте валидацию в CRM для предотвращения новых дублей

Лайфхак

Настройте автоматическую проверку дублей при создании контакта. Многие CRM имеют эту функцию - включите. Или используйте Zapier: при создании контакта проверяет email/телефон в базе.

Ограничения

ChatGPT может ошибаться с похожими, но разными компаниями (ООО "Альфа" и ОАО "Альфа" - разные юрлица). Проверяйте рекомендации перед удалением.

Ещё больше полезной информации в нашем канале - UPGRADE | CУЛТАНОВ ПРО ИИ