Всё больше предпринимателей выходят на обороты, требующие работы с НДС. Если вы среди них — эта инструкция спасёт вас от штрафов и хаоса. Руководитель компании «НДС-365» Анна Зубрилина на пальцах разбирает ключевые шаги, подводные камни и выгодные стратегии.
___________________________________
Привет, меня зовут Анна Зубрилина. Я руковожу бухгалтерской компанией «НДС-365» и 8 лет помогаю бизнесу легально и спокойно работать с налогами. Сейчас, в начале 2026 года, ко мне пришло рекордное число вопросов о переходе с патента или УСН на НДС. Это тренд: бизнесы растут и выходят на новые рынки, где НДС становится необходимостью.
Если вы в процессе этого перехода или только раздумываете о нём — сохраняйте эту статью. Я собрала всю информацию в пошаговую дорожную карту и разобрала ситуации, где легко ошибиться.
Ключевые моменты, которые нужно понять до перехода
Прежде чем что-то делать, усвойте три «кита» работы с НДС:
- Специальная программа — обязательна. Отчёт по НДС сдают только электронно. Варианты: аренда (от 2000 ₽/мес) или покупка лицензии.
- Электронная подпись (ЭЦП) — ваш цифровой паспорт для ФНС. Ключ должен быть только у вас. Для работы нужен настроенный ПК с программой вроде Crypto Pro. С MacBook часто бывают сложности.
- Момент начала применения НДС — зависит от оборота. Если в прошлом году вы превысили 20 млн рублей на патенте — НДС с января. Если только планируете превысить — с месяца, следующего за превышением.
Дорожная карта перехода на НДС: 5 обязательных шагов
Вот что вам нужно сделать в строгом порядке.
Шаг 1: Найти профильного бухгалтера
Без него — никуда. Он не просто сдаст отчёт, но и научит вас выписывать счета-фактуры, что критично для работы с юрлицами. Самостоятельно войти в тему за неделю невозможно.
Шаг 2: Закупить и настроить «железо»
Вам потребуется:
- Программа для учёта (см. выше).
- Ключ ЭЦП.
- Настроенный компьютер/ноутбук (Windows предпочтительнее).
- Сервис для сдачи отчётности (СБИС, Контур, Такском, Калуга Астрал). Рекомендую сразу завести личный кабинет в 1С.
⚠️ Важно: Оформляйте всё на себя (почта, телефон). Это даёт постоянный доступ и контроль. Если вы придёте к бухгалтеру без программы, вести учёт придётся с нуля — это дороже.
Шаг 3: Наладить ежемесячный документооборот
Передавайте бухгалтеру все документы ежемесячно и вовремя. Он будет считать ваш налог к уплате.
Шаг 4: Сдать первый отчёт и заплатить налог
В 2026 году отчётность по НДС сдаётся ежеквартально:
- 25 апреля (за 1 кв.)
- 25 июля (за 2 кв.)
- 25 октября (за 3 кв.)
- 25 января 2026 (за 4 кв.)
Оплата — до 28-го числа месяца, следующего за кварталом. Большинство платит одной суммой.
Шаг 5: Настроить работу с клиентами
- Для B2B (юрлица): В пакет документов добавляется счет-фактура. Лучше сразу делегировать её выписку бухгалтеру.
- Для B2C (физлица): Счета-фактуры выставляются внутри программы и автоматически уходят в ФНС. Это особенно актуально для сферы услуг (рестораны, образование).
НДС в 2026: как не платить из своего кармана
Главный нюанс года: стоимость в новых договорах уже включает НДС. Если вы не подняли цены на размер налога (например, не подписали допсоглашения с клиентами в конце 2025), вы будете платить НДС из своей прибыли.
Когда начисляется НДС? Всего два случая:
- По отгрузке (товар отгружен / услуга оказана — даже если денег ещё нет).
- По предоплате (деньги поступили — даже если работа не сдана).
Пример для IT и строителей: Получили аванс в марте, работу сдали в мае. НДС с аванса нужно заплатить уже по итогам первого квартала.
Какую ставку НДС выбрать: упрощённую 5% или общую 22%?
Это самый важный стратегический выбор.
Важно: Чтобы применить новую ставку, не нужно уведомлять налоговую. Просто начинайте выставлять документы с новой ставкой с 1 января. Первая же декларация станет вашим заявлением.
Первые действия, если вы уже работаете без учёта НДС
- Проверьте кассу: если пробивали чеки без НДС, нужна чек-коррекция.
- Если кассы не было — срочно регистрируйте.
- Обратитесь к бухгалтеру-эксперту для расчёта оптимальной ставки и настройки всех систем. Ошибка на старте может стоить сотен тысяч.
Переход на НДС — это признак роста вашего бизнеса. Главное — сделать его плавным:
- Не экономьте на эксперте. Бухгалтер сэкономит вам в разы больше.
- Инвестируйте в правильные инструменты (1С, ЭЦП, сервис отчётности).
- Поднимите цены, чтобы НДС не съедал вашу маржу.
- Выберите ставку не по принципу «как у всех», а на основе расчёта для вашей специфики.
Эпоха, когда бухгалтер был «тайным чародеем» в закрытой программе, прошла. Современный предприниматель должен понимать логику налогов и иметь доступ к данным. Организуйте свой учёт грамотно с самого начала.
Нужна персональная консультация по переходу на НДС?
Мы помогаем разобраться в вашей ситуации, подобрать систему учёта и настроить процессы.
➡️ Напишите «ДЗЕН НДС» нам в телеграмм — обсудим ваш случай.
Берегите себя и свой бизнес. Растите легально и спокойно.
