На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
Каким образом определяется номер фонда в организации при составлении (оформлении) обложки дела? В некоторых статьях журнала указан «Ф. Р-1».
Ответ
Для ответа на вопрос обратимся к Правилам 2023. В п. 39 сказано: «Архивному фонду присваивается название, соответствующее наименованию государственного органа, органа местного самоуправления, организации, и номер в порядке, определенном пунктом 124 Правил».
Переходим к п. 124: «Список фондов ведется в государственном органе, органе местного самоуправления, организации, хранящей документы более чем одного фонда. Каждый архивный фонд включается в список фондов только один раз при первом поступлении архивных документов указанного фонда. Каждому фонду присваивается индивидуальный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. Номера фондам присваиваются в валовом порядке.
Номер архивного фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива вносится в список фондов под номером, который присвоен ему в государственном (муниципальном) архиве».
Таким образом, можно сделать вывод, что номер фонда организации будет зависеть от наличия/отсутствия у организации статуса «источник комплектования» / «неисточник комплектования».
Оформим этот вывод в Схеме.
Теперь выясним, что значит литера «Р» в номере фонда организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива. Для этого обратимся к Методическим рекомендациям к Правилам[1].
Учетные номера могут быть простыми и составными.
Простой номер – Ф. № 750, Ф. № 1357.
Составной номер – Ф. Р-231, Ф. П-450, где
Р – принадлежность к советскому периоду;
П – партийный фонд.
Далее в этом же документе перечислено несколько особенностей нумерации архивных фондов. Важной для нас является следующая особенность.
_______________________
[1] Здесь и далее – Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (ВНИИДАД, 2021).