Эксперт Ирина Рабецкая рассказала, когда установка дедлайна перестает приносить пользу

Дедлайны необходимы для своевременного завершения задач, но часто они вызывают стресс. Как контролировать сроки и не выгорать в беседе с "Южным Федеральным" [ЮФ] обсудила Ирина Рабецкая — бизнес-консультант с более чем 20-летней карьерой в ритейле, коммерческий директор сети магазинов розничной торговли, психолог.

ЮФ: Насколько все-таки оправданы дедлайны, как эффективный инструмент исполнительности?

Ирина Рабецкая: Дедлайн - крайний срок выполнения задачи. Так же существует понятие, как "горящие дедлайны" - такие сроки выполнения задач или работ, которые нужно завершить крайне быстро. Возможно, еще вчера. В любом случае такой дедлайн предполагает работы на максимуме и использование всех возможностей и ресурсов, чтобы уложиться в срок. Дедлайн устанавливается, чтобы поставленная задача не оказалась в режиме редлайна - красной черты или точки невозврата, после которой наступают необратимые последствия.

ЮФ: Что делать, если не успеваешь к дедлайну?

Ирина Рабецкая: Безусловно, самое лучшее - постараться и успеть. Но если есть понимание, что в сроки уже не уложиться, лучше обсудить с заказчиком (руководством или другим человеком, назначившим дедлайн), возможные варианты продления сроков. Лучше приходить с конкретными решениями. Например, я не успеваю, причины такие. Обозначить возможные результат к времени дедлайна и срок, когда возможно выполнить задачу полностью. Иногда задача может иметь несколько вариантов решения. И например в каком-то упрощенном виде может быть завершена в срок. Это тоже можно и нужно обсудить. Заказчик может согласиться на предложенный вариант. Такой подход будет более конструктивным, чем дождаться просроченного дедлайна и потом оправдываться по факту невыполнения.

ЮФ: Установление дедлайна может оказывать влияние на качество работы? Всегда ли оправдано применение этого инструмента?

Ирина Рабецкая: Конечно, есть и плюсы и минусы дедлайнов. Из плюсов - они позволяют сосредоточиться на задаче, структурируют ее выполнение. Из минусов - часто дедлайны вызывают стресс. Особенно если они короткие и требует напряжения усилий. Это приводит к конфликтам, ошибкам, негативу. С другой стороны, слишком длинные дедлайны могут выглядеть слишком расслабляющими и в итоге привести к нарушению сроков. Дедлайны очевидно необходимы для эффективной работы. Но здесь как и везде требуется сбалансированный подход к их установке. Работать в режиме постоянных горящих дедлайнов не эффективно. На коротком промежутке времени такой подход может дать некоторое повышение эффективности за счет концентрации на задаче. Но при частом использовании такого подхода у сотрудников формируется "иммунитет" на срочность. При понимании недостижимости сроков дедлайны будут регулярно нарушаться. Либо работа будет выполнена спустя рукава и результат может не соответствовать ожиданиям. Поэтому дедлайны должны быть разумными, достижимыми. Соответствовать объему работ. Но при этом достаточно сжатыми, чтобы не возникало желания отложить на потом.