Что делать, если первичка подписана не директором или индивидуальным предпринимателем, а другим лицом? Нужно ли проверять полномочия таких

Что делать, если первичка подписана не директором или индивидуальным предпринимателем, а другим лицом? Нужно ли проверять полномочия таких лиц на право подписи?

В законодательстве нет ни слова о том, что есть обязанность проверять полномочия лиц, поставивших подпись на первичных документах. И тем более запрашивать приказы или доверенности.

И что тогда можно расслабиться и не обращать внимание на подпись? 🤨 К сожалению, не все так просто, как может показаться на первый взгляд.

Давайте разберемся, где и в каком месте нас могут подловить контролирующие органы.

Согласно Закону N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" 🦞одним из обязательных реквизитов первичного документа являются подпись лица, совершившего сделку, и лица, ответственного за ее оформление, а также наименование должности таких лиц.

Законом также не запрещено передавать полномочия по подписанию первичных документов. Полномочия на подписание документов​​​ за руководителя и/или главного бухгалтера организации оформляют приказом, доверенностью или любым другим распорядительным документом. При этом человек может даже не являться сотрудником в данной организации. 

Важный момент! Полномочия лиц, которые подписывают первичные документы за индивидуального предпринимателя, ‼️оформляют нотариально удостоверенной доверенностью. Даже, если сотрудник работает в штате.

Теперь обратимся к ст. 54.1 НК РФ, а также к Письму ФНС России от 10 марта 2021 г. № БВ4– 7/3060@ «О практике применения ст. 54.1 Налогового кодекса Российской Федерации». В них идет речь о проявлении должной осмотрительности при выборе контрагента. 

В п.15 Письма ФНС, кроме всего прочего, говорится о наличии документального подтверждения полномочий должностных лиц: руководителя, иных должностных лиц, ответственных сотрудников или иных лиц, уполномоченных действовать от имени контрагента.

Из этого вышесказанного напрашивается вывод о том, что еще на этапе заключения договора с контрагентом (если это не разовая сделка), необходимо проверять полномочия должностных лиц. Поэтому для этих целей набор документов должен быть такой:

🔗Выписка из ЕГРЮЛ, где указано лицо, имеющее право действовать без доверенности от имени юридического лица.

🔗Приказ о назначении директора и главного бухгалтера.

🔗Копия доверенности, приказа или иного документа, уполномочивающего лицо подписывать документы от имени контрагента.

Для ИП просим все то же самое, кроме пункта 2.

Все эти действия нам нужны, чтобы в первую очередь подстелить себе соломки при отстаивании интересов как перед налоговой, так и при спорах с контрагентом.

Потому что само по себе подписание первичных документов неуполномоченным лицом не может рассматриваться как самостоятельное основание для того, чтобы признать неправомерным уменьшение налогоплательщиком налоговой базы или суммы налога к уплате.

Однако, есть судебная практика, которая говорит иное (Постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 13.08.2018 №Ф04-3222/2018, А45-5016/2017; Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 19.01.2017 №Ф04-5981/2016, А46-614/2016).

Также есть решения суда, утверждающие об обратном. Например, когда Заказчик пытался убедить суд, что работник не имел полномочий действовать от имени организации. Но Суд посчитал, раз работник был заместителем директора, то его полномочия следовали из обстановки, а следовательно, он имел право подписывать документы (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 24.12.2018 №Ф07-15930/2018 по делу № А56-49387/2017).