Сокращение сотрудников в 1С – это процесс оформления увольнения в связи с сокращением штата или численности работников организации. Важно соблюдать трудовое законодательство и правильно отразить все этапы процесса в системе 1С. Рассмотрим процедуру на примере 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП 3.1).
Важно!
Соблюдение трудового законодательства является ключевым! Прежде чем приступать к сокращению, необходимо уведомить сотрудников в письменной форме не менее чем за два месяца до даты увольнения (ст. 180 ТК РФ).
Убедитесь, что у вас есть Приказ о сокращении штата или численности работников.
Предложите сотрудникам Другую имеющуюся работу (вакантную должность) в организации, соответствующую их квалификации.
Получите письменное Согласие сотрудника на увольнение (желательно).
Выплатите сотрудникам все положенные выплаты при сокращении, предусмотренные ТК РФ (выходное пособие, средний заработок на период трудоустройства).
Проконсультируйтесь с юристом и специалистом по кадрам.
Этапы сокращения сотрудников в 1С:ЗУП 3.1:
Уведомление о сокращении: (Оформляется вне 1С, в виде бумажного документа)
Сотрудники должны быть уведомлены о предстоящем сокращении в письменной форме под роспись не позднее, чем за два месяца до даты увольнения.
Уведомление должно содержать информацию о должности, дате увольнения и положенных выплатах.
В 1С факт уведомления никак не регистрируется.
Оформление приказа об изменении штатного расписания (если сокращаются должности):
Раздел: “Кадры” -> “Изменения штатного расписания”.
Создайте новый документ “Изменение штатного расписания”.
Дата: Укажите дату приказа об изменении штатного расписания.
В табличной части “Изменения позиций штатного расписания”:
Добавьте строки с сокращаемыми должностями.
В колонке “Действие” выберите “Удалить позицию”.
Проведите документ.
Важно! При изменении штатного расписания необходимо учитывать даты уведомления сотрудников о сокращении.
Увольнение сотрудника (оформление приказа об увольнении):
Раздел: “Кадры” -> “Приемы, переводы, увольнения”.
Найдите сотрудника, которого необходимо сократить.
Нажмите кнопку “Оформить документ” -> “Увольнение”.
В документе “Увольнение”:
Дата увольнения: Укажите дату увольнения, не ранее чем через два месяца после уведомления.
Основание увольнения: Выберите “Сокращение штата” или “Сокращение численности”. В программе обычно это пункт 2 статьи 81 ТК РФ.
Установите флажок “Выплатить выходное пособие”.
Укажите другие необходимые параметры (например, порядок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск).
Заполните закладку “Компенсации”: (Важно!)
Начислить компенсацию при увольнении: Автоматически рассчитывается сумма компенсации за неиспользованный отпуск.
Выплатить выходное пособие: Рассчитывается сумма выходного пособия в размере среднего месячного заработка.
Заполните закладку “Дополнительно”:
Предложить вакансии: В этом разделе можно указать, какие вакансии предлагались сотруднику (если они предлагались). Это подтверждает выполнение обязанности работодателя по предложению другой работы.
Проведите и закройте документ.
Проводки: Документ сформирует проводки по начислению заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и выходного пособия.
Выплата сотруднику всех причитающихся сумм:
Заработная плата за отработанное время.
Компенсация за неиспользованный отпуск.
Выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ст. 178 ТК РФ).
Средний месячный заработок на период трудоустройства (не более двух месяцев со дня увольнения) (ст. 178 ТК РФ). Для получения этой выплаты сотрудник должен предоставить трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) без записи о новом трудоустройстве.
Сохранение среднего заработка на период трудоустройства в исключительных случаях (по решению органа службы занятости) в течение третьего месяца со дня увольнения (ст. 178 ТК РФ).
Документ: “Ведомость в банк” или “Ведомость в кассу” (для выплаты заработной платы и компенсации за отпуск).
Раздел: “Выплаты” -> “Ведомости на выплату зарплаты в банк” или “Ведомости на выплату зарплаты в кассу”.
Создайте ведомость на выплату заработной платы.
Включите в ведомость сотрудника, подлежащего сокращению.
Укажите суммы к выплате (заработная плата и компенсация за отпуск).
Документ: “Начисление прочих выплат”.
Раздел: “Зарплата” -> “Все начисления” -> Создать -> “Начисление прочих выплат”.
Вид начисления: “Выходное пособие при увольнении” (или аналогичный).
Сотрудник: Выберите сотрудника.
Сумма: Рассчитайте и укажите сумму выходного пособия.
На закладке “Налоги, взносы, бухучет” проверьте настройки учета.
Документ “Ведомость…” для выплаты выходного пособия.
* Создайте отдельную ведомость на выплату выходного пособия.
После выплаты всех сумм необходимо отразить перечисление НДФЛ и страховых взносов.
Оформление документов для сотрудника:
Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности): Внесите запись об увольнении в трудовую книжку (или сформируйте сведения о трудовой деятельности).
Основание увольнения: пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Справка 2-НДФЛ (если требуется).
Другие документы по запросу сотрудника.
Дополнительные рекомендации:
Автоматическая выплата среднего заработка на период трудоустройства: В типовой конфигурации 1С:ЗУП нет автоматизированного механизма для выплаты среднего заработка на период трудоустройства. Эту выплату необходимо рассчитывать и начислять вручную, создавая отдельные документы “Начисление прочих выплат” и “Ведомости…”.
Проиндексируйте средний заработок (если это предусмотрено локальными нормативными актами).
Проверьте правильность заполнения всех документов перед проведением.
Сохраняйте все документы, связанные с сокращением сотрудников (приказ о сокращении, уведомления, согласия, приказы об увольнении, расчетные ведомости, платежные документы).
При необходимости обратитесь к специалисту по кадрам или юристу для получения консультации.
Соблюдайте сроки уведомления службы занятости о предстоящем сокращении (если это предусмотрено законодательством).
Учитывайте мнение профсоюза (если он есть в организации).
Сокращение штата – сложная процедура, требующая внимательного отношения к соблюдению трудового законодательства. Правильное оформление всех этапов сокращения в 1С поможет вам избежать ошибок и споров с сотрудниками.