Сшивание кассовой книги за год, созданной в 1С, — это важный этап для правильного ведения кассовой документации. Это позволяет обеспечить сохранность документа и соблюдение требований законодательства. Вот подробная инструкция о том, как это сделать:
I. Подготовка к сшиванию:
Формирование кассовой книги в 1С:
Убедитесь, что в 1С сформирована кассовая книга за весь год, включая все листы итогов за каждый месяц. Проверьте, что в кассовой книге проставлены все необходимые подписи и печати (если это предусмотрено учетной политикой).
Подготовка распечатанных листов:
Распечатайте кассовую книгу за год. Убедитесь, что все листы хорошо читаемы. Удалите все скрепки, скобы и другие элементы, которые могут помешать сшиванию.
Подготовка кассовых документов (приходные и расходные ордера):
Соберите все приходные и расходные кассовые ордера за год. Разложите их по месяцам и в хронологическом порядке внутри каждого месяца. Убедитесь, что все ордера правильно оформлены и подписаны.
Подготовка обложки:
Подготовьте плотную обложку для кассовой книги (можно использовать картон или плотную бумагу). На обложке должны быть указаны:
Наименование организации (или ФИО индивидуального предпринимателя). Название документа: “Кассовая книга”. Период, за который ведется кассовая книга: “[Год] год”. Начальный и конечный номер листа в кассовой книге.
Подготовка материалов для сшивания:
Прочная нить (например, лавсановая или капроновая). Игла для сшивания (толстая, с большим ушком). Шило (для пробития отверстий, если необходимо). Клей (ПВА или канцелярский). Бумага для заверительной надписи. Ножницы. Линейка. Карандаш.
II. Процесс сшивания:
Нумерация страниц:
Пронумеруйте все листы кассовой книги (включая обложку) в сквозном порядке, начиная с первого листа и заканчивая последним. Номер ставьте в правом верхнем углу каждой страницы простым карандашом. Обложку нумеровать не нужно.
Подшивка кассовых документов к листам кассовой книги (по желанию, если требуется по вашей учетной политике):
Аккуратно подшейте соответствующие приходные и расходные кассовые ордера к каждому листу кассовой книги. К одному листу можно подшить несколько ордеров. Ордера подшиваются в хронологическом порядке. Складывайте ордера аккуратно, чтобы они не выступали за края листов кассовой книги.
Складывание и выравнивание:
Сложите все листы кассовой книги (с подшитыми ордерами, если они есть) вместе в правильном порядке. Выровняйте все листы по краям, чтобы получилась ровная стопка.
Пробитие отверстий:
С помощью шила или дырокола пробейте 3-5 отверстий вдоль левого края кассовой книги. Расположите отверстия на одинаковом расстоянии друг от друга (обычно около 5-7 см). Отступ от края до первого и последнего отверстия должен быть примерно 2-3 см.
Сшивание:
Вденьте прочную нить в иглу. Начните сшивать с внутренней стороны обложки (с первого листа). Протяните иглу через все отверстия, чтобы скрепить все листы вместе. Сделайте несколько стежков через каждое отверстие для большей прочности. Оставьте концы нити длиной около 7-10 см.
Завязывание узла:
Аккуратно завяжите концы нити в узел на обратной стороне последнего листа кассовой книги. Затяните узел как можно плотнее, чтобы все листы были надежно скреплены.
III. Оформление заверительной надписи:
Создание заверительной надписи:
На отдельном листе бумаги напишите заверительную надпись:
2. В данной кассовой книге за 2024 год пронумеровано и прошнуровано [количество листов цифрами] ( [количество листов прописью] ) листов.
3. Приходных кассовых ордеров: [количество]
4. Расходных кассовых ордеров: [количество]
5.
6. Руководитель ____________________ (Подпись) / [ФИО] /
7. Главный бухгалтер ____________________ (Подпись) / [ФИО] /
8. Дата ____________________
Если в организации нет должности главного бухгалтера, укажите только подпись руководителя.
Приклеивание заверительной надписи:
Приклейте заверительную надпись на обратной стороне последнего листа кассовой книги (на место, где завязан узел). Убедитесь, что концы нити остаются видимыми.
IV. Заверение:
Завязывание концов нити:
Завяжите концы нити в узел поверх заверительной надписи. Обрежьте лишние концы нити, оставив небольшие “хвостики”.
Заверение печатью (если требуется):
Поставьте печать организации (если она используется) на заверительную надпись так, чтобы часть оттиска печати находилась на бумаге, а часть — на самой заверительной надписи. Это делается для того, чтобы нельзя было заменить заверительную надпись без повреждения печати.
Подпись ответственных лиц:
Руководитель и главный бухгалтер (если есть) должны поставить свои подписи на заверительной надписи.
V. Образец оформления обложки и заверительной надписи:
Обложка:
Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка"
(ООО "Ромашка")
Кассовая книга
За 2024 год
Листы с 1 по 365
Заверительная надпись:
В данной кассовой книге за 2024 год пронумеровано и прошнуровано 365 (триста шестьдесят пять) листов.
Приходных кассовых ордеров: 150
Расходных кассовых ордеров: 120
Руководитель ____________________ (Иванов И. И.)
Главный бухгалтер ____________________ (Петрова А. С.)
Дата 31.01.2025
(Ставится печать организации, захватывая часть бумаги и заверительную надпись).
VI. Дополнительные рекомендации:
Аккуратность: Сшивайте кассовую книгу аккуратно, чтобы все листы были ровно сложены и надежно скреплены. Прочность: Используйте прочную нить и хорошо затягивайте узел, чтобы книга не развалилась. Соответствие требованиям: Убедитесь, что оформление соответствует внутренним требованиям вашей организации и требованиям законодательства. Опись документов: Если к кассовой книге подшиты кассовые документы, можно составить опись этих документов и подшить ее в начале или в конце книги. Хранение: Храните сшитую кассовую книгу в надежном месте, защищенном от влаги и повреждений.
VII. Ответственность:
Ответственность за правильное ведение и оформление кассовой книги несет кассир и главный бухгалтер (или руководитель организации, если нет главного бухгалтера).
Следуя этим инструкциям, вы сможете правильно сшить кассовую книгу за год, созданную в 1С, и обеспечить ее сохранность и соответствие требованиям законодательства.