Все организации должны ежегодно отчитываться в военкомат. Но сдача отчетов это лишь часть обязанностей работодателя. Еще нужно вести учет постоянно в течение года. Узнайте из статьи, какие дела необходимо выполнить до конца года по воинскому учету, а какие все время, чтобы избежать штрафов.
Дело 1. Определите ответственного за воинский учет в компании
Ответственный за воинский учет необходим, чтобы вести воинский учет в течении всего года. Ответственный сотрудник должен:
- проверять документы воинского учета при приеме на работу;
- ставить на воинский учет новых сотрудников;
- заполнять и вести карточку учета гражданина;
- уведомлять военкомат о приеме или увольнении военнообязанного;
- выдавать работникам сведения для постановки на учет;
- оповещать сотрудников о вызове в военкомат по повестке;
- разъяснять работникам их обязанности по воинскому учету;
- уведомлять военкомат об изменениях в сведениях о сотрудниках;
- уведомлять военкомат о сотрудниках, которые не встали на воинский учет;
- проводить сверку документов воинского учета;
- снимать сотрудников с воинского учета;
- проводить мероприятия по мобилизационной подготовке;
- сдавать отчетность в военкомат.
Если воинским учетом в организации занимается два работника или больше, их объединяют в военно-учетный стол (п. 19 Методических рекомендаций). Ответственным должны предоставить оборудованное помещение и железные шкафы для хранения учетных документов. Чтобы спокойно заниматься бизнесом, а не разбираться во всех бюрократических тонкостях этого участка и отчетности, передайте ведение воинского учета специалистам аутсорсинга Главбух Ассистент. Оставьте заявку и мы проверим состояние воинского учета в вашей компании, расскажем, по каким сотрудникам какие действия срочно предпринять.
Дело 2. Проведите сверку с сотрудниками и военкоматом
Компании сверяют информацию из учетных карточек с документами воинского учета сотрудников, а также с данными военкоматов. Делать это необходимо минимум раз в год. Если еще не проводили сверку, самое время это сделать. Иначе должностное лицо могут оштрафовать.
Смотрите в статье эксперта аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент, какие штрафы за нарушения правил воинского учета сейчас действуют.
Работники. Прежде чем обращаться в военкомат, сверьте сведения с сотрудниками. Для этого запросите у работников военные билеты или другие документы учета. В карточках учета по форме № 10 проверьте данные о сотрудниках и проставьте отметки о том, что сверили документы.
Комиссариат. Сверка с военкоматами — задача чуть сложнее. Сверяться нужно с тем комиссариатом, в котором сотрудник состоит на учете. Например, если компания в Москве, а сотрудник прикреплен в Омске, в столице его документы не примут.
В ходе сверки сотрудник комиссариата сопоставит сведения о ваших сотрудниках из карточек № 10 со своими данными, а также проверит другие данные работников.
Если работники прикреплены к неместному военкомату, составьте список таких сотрудников в двух экземплярах. Один экземпляр списка направьте в комиссариат ценным письмом с описью вложения, второй — с указанием регистрационного номера и даты отправки храните в течение года. В карточке отразите номер письма в военкомат со списком для сверки.
Дело 3. Сдайте план работы и отчеты до 31 декабря
До конца года необходимо представить в военкомат несколько документов.
План работы. Работодатели должны ежегодно составлять план работы по воинскому учету. Сформируйте план на 2025 год и согласуйте его с комиссариатом до 31 декабря 2024 года (приложение № 17 к Методическим рекомендациям, утв. Генштабом 11.07.2017).
Карточка учета. Как правило, до 31 декабря сдают общий отчет о видах деятельности компании и состоянии воинского учета — карточку учета по форме № 18. Конкретный срок и порядок стоит уточнить в своем военкомате. В документ включают сведения об общем количестве работников, а также тех из них, кто пребывает в запасе. Информацию отражают по состоянию на 1 января следующего года.
Отчеты о численности забронированных и обеспеченности трудовыми ресурсами. Организации, которые ведут бронирование сотрудников, ежегодно сдают в военкомат отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе (форма № 6), срок — до 1 января 2025 года. Кроме того, комиссариат ждет от работодателей сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами из числа граждан, пребывающих в запасе, на период мобилизации и на военное время (форма № 19), срок — также до 1 января.
Эксперты аутсорсинга Главбух Ассистент отмечает тенденцию — воинский учет становится все сложнее, а нагрузка на штатных кадровиков увеличивается. Если вовремя не разобраться в изменения — можно навлечь на компанию штраф до полумиллиона рублей. Отдайте проблемный участок учета на аутсорс команде Главбух Ассистент, наши специалисты знают этот процесс досконально. Они возьмут на себя общение с военкоматами, а вы можете спокойно заниматься бизнесом. Оставьте заявку — рассчитаем тариф на обслуживание, расскажем, как происходит взаимодействие, какие еще функции можем взять и на чем бизнес может сэкономить за счет аутсорсинга.
Дело 4. Сообщите сотрудникам о правилах для повесток
Военкоматы могут передать повестку через работодателя (постановление Правительства № 1211). Предупредите сотрудников, чтобы это не стало для них неожиданностью. Компания должна сообщить работнику о вызове минимум за три календарных дня до даты явки в комиссариат. Повестку надо вручить сотруднику под подпись, а в отрезной части расписаться и отправить ее обратно в комиссариат.
Работникам стоит напомнить и о новых наказаниях для «физиков». Например, за неявку по повестке без уважительной причины могут оштрафовать на сумму до 30 тыс. руб. (ч. 1 ст. 21.5 КоАП).
Дело 5. Проверьте сведения о молодых специалистах
Подготовьте сведения о работниках, которым в 2026 году предстоит впервые встать на учет, и будьте готовы в следующем году передать информацию в военкомат. Военкомат собирает эти сведения сам, но, если данных недостаточно, запрашивает их у работодателей. В таком случае списки нужно представить до 1 ноября.
Смотрите в статье эксперта аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент, какие сведения необходимо представлять в военкомат.
Дело 6. Подготовьтесь к работе с электронным реестром
Запуск системы подачи сведений в военкомат в электронном виде в полном объеме намечен на 1 ноября 2024 года. Когда систему отладят, все работодатели должны будут через информационный ресурс «Госуслуги» электронно подавать сведения:
- о приеме и увольнении;
- военнообязанных и гражданах, подлежащих постановке на воинский учет;
- актуализации информации в связи с изменениями в жизни, работе и здоровье.
До 1 ноября 2024 года, когда заработает Единый электронный реестр воинского учета, работодателям нужно:
- проверить документы воинского учета;
- назначить ответственного за работу с Единым электронным реестром воинского учета;
- оформить ЭЦП ответственному за воинский учет;
- зарегистрировать компанию на портале «Госуслуги», если нет учетной записи.