Наша героиня восемь лет работает в сфере административной поддержки топ-менеджеров крупных промышленных холдингов. В настоящее время она — бизнес-ассистент руководителя фармацевтической компании и основатель сообщества «Ассистенты для Ассистентов». Как развивалась ее карьера, чему она училась у руководителей и коллег — узнаете из ее интервью.
Анна, расскажите, как Вы пришли в профессию? Как развивалась Ваша карьера?
— Восемь лет назад я переехала в Москву из Твери. Переезд был незапланированным, скорее спонтанным, и немного авантюрным. Я училась на магистра политологии в Тверском государственном университете и совмещала обучение с работой в российско-британской компании, которая занималась организацией бизнес-мероприятий. После двух лет работы я осознала, что нужно что-то менять, двигаться дальше, но четкого плана действий у меня не было. Я наудачу разместила резюме на hh.ru с акцентом на переезде в Москву. В этот же день меня пригласили на позицию секретаря-референта на собеседования в Российский фонд развития промышленности (РФРП) и в Объединенную металлургическую компанию (АО «ОМК»). Я выбрала ОМК, где мне дали возможность совмещать работу с учебой. Кроме того, меня привлекала работа в стабильной компании с хорошей репутацией, и мне понравился будущий руководитель. Так я оказалась в Москве. Сейчас в интервью мне легко говорить о том, как все начиналось, но тогда стартовать было не просто. Переезд, новый город и коллектив, организация работы приемной трех руководителей, большой объем информации, желание все сделать идеально и сразу — это те вводные, с которыми я начала работать. Хотя я была уверена, что справлюсь: у меня был опыт работы в проектной деятельности, и я понимала, чего ждут от секретаря, благодаря курсам, которые ранее окончила. Я очень старалась, но у меня были и неудачи, и провальные ситуации. После испытательного срока мне предложили работать с заместителем Председателя Правления компании. Было страшно, но я снова решила, что справлюсь. И действительно, справилась: сработалась с новым руководителем и организовала работу приемной, повысила уровень исполнительской дисциплины в компании, стандартизировала алгоритмы работы для секретарей и заслужила репутацию профессионала среди коллег. За восемь лет я сменила несколько должностей и выросла с позиции секретаря-референта до бизнес-ассистента генерального директора.
Какие проекты Вы реализовали?
— Вне зависимости от компании и должности я всегда старалась максимально погружаться в задачи руководителей, не боялась переработать и делала больше, чем от меня ожидали. Например, когда мне нужно было проконтролировать выполнение поручений и направить руководителю отчеты сотрудников, я попросила его рассказать о задачах направления, которое он курирует, и функциях моих коллег. Уточнила, что можно прочитать, чтобы погрузиться в тему. Когда получала отчеты от коллег, задавалась вопросом: что из этой информации руководитель должен понять, насколько содержание отчета хорошо структурировано и есть ли в нем выводы и предложения. Подобные вопросы к коллегам и к себе позволили мне быстро развиваться и вникнуть во все бизнес-процессы. Так, постепенно, из роли секретаря и посредника в передаче информации я выросла в полноценного помощника и партнера руководителя. У меня всегда были идеи, что можно улучшить, изменить или оптимизировать. Помимо основной работы я брала на себя сверхзадачи, например, разработала стратегию развития Секретариата в компании, концепцию первого конкурса профессионального мастерства для секретарей и методику оценки эффективности работы региональных представительств. Мои усилия отметили почетной грамотой президента компании за труд, профессионализм и вклад в развитие компании. Для себя я поняла, что, когда выхожу за рамки того, что умею, передо мной открываются новые горизонты.
Анна, а какие у Вас сейчас задачи как у бизнес-ассистента?
— Задачи бизнес-ассистента можно сравнить с задачами второго пилота авиалайнера. В полете необходимы два пилота для того, чтобы исключить человеческий фактор, который может привести к необратимым последствиям. Второй пилот поможет снизить нагрузку на первого, принять решение и скоординировать действия. Это особенно важно в ситуациях, когда необходимо действовать безотлагательно. Аналогично и в профессии бизнес-ассистента. Он помогает руководителю достигать поставленных целей. Например, организовывает и координирует процессы; формирует проекты решений руководителя и контролирует их выполнение; управляет проектами, которые поручает руководитель; ведет его рабочий график и равномерно распределяет нагрузку. Это лишь малая часть повседневных задач, которые решает бизнес-ассистент. Обычно бизнес-ассистенты работают с руководителями-стратегами. Это предполагает решение новых задач, для которых нет универсального алгоритма. А там, где новые задачи, там есть возможности развивать личный и профессиональный потенциал. Именно поэтому к претенденту на должность бизнес-ассистента предъявляют высокие требования: опыт работы от трех лет, высшее образование, желательно в сфере деятельности компании. Бизнес-ассистент должен знать и понимать, что такое бизнес-процессы, уметь проводить переговоры и совещания, быть в курсе лучших бизнес-практик, обладать системным и бизнес-мышлением. Это базовые, но не исчерпывающие навыки и знания, которые помогают вырасти в профессии. Считаю, что у профессии ассистента большое преимущество — мы свидетели того, как руководители преобразуют вызовы в новые возможности, находят оптимальные решения, предвидят риски и развивают бизнесы. Мне всегда везло с руководителями: это были профессиональные управленцы с лучшими человеческими качествами. Работа с ними оказала на меня большое влияние, в том числе на мое мировоззрение. Как говорят, везет тому, кто везет =). Я в это верю и стараюсь соответствовать уровню своих руководителей.
- Какие навыки Вы приобрели за время работы в сфере ассистирования?
— Прежде всего, это бизнес-мышление, о котором я уже упоминала, то есть способность понимать цели и задачи руководителя, а также организовывать процессы и мероприятия, которые наилучшим образом отвечают их реализации и решению. На мой взгляд, это одно из значимых для бизнес-ассистента качеств. Развивать его мне помогают руководители и коллеги, у которых я ежедневно учусь. Советую выбирать окружение из тех людей, которые для вас будут примером в личном и профессиональном плане. Это не обязательно люди, которые находятся рядом с вами. Вашим окружением могут быть персоны, биографии которых вы читаете, чьи мастер-классы посещаете, интервью которых вы слушаете. Я посещаю множество мероприятий, на которых собираются деятели из различных сфер и обсуждают новые идеи. Благодаря этому у меня всегда есть личная порция мотивации и сил делать свои проекты, работать над задачами компании сверх того, что написано в моей должностной инструкции. Еще за время работы я приобрела очень полезный навык решать любые проблемы. Ассистентство научило меня тому, что безвыходных ситуаций не бывает. Любую задачу можно решить. Главное сохранять холодный ум и быстро ориентироваться. Поэтому так важно иметь «в рукаве» проверенные контакты экспертов/партнеров, к которым можно обратиться, если собственной экспертизы недостаточно. Кстати, навык решения проблем отлично развивает профессиональную смекалку. Чем большее количество трудных ситуаций вы пройдете, тем более закаленной и устойчивой личностью станете. Проверено на себе! Это помогает и в бытовых ситуациях. Я продолжаю совершенствовать коммуникативные навыки и развивать эмпатию. От правильно выстроенной коммуникации с руководителем, командой и партнерами зависит своевременное, слаженное и качественное выполнение задач.
Расскажите, чему Вы научились, работая с разными руководителями?
— В начале моего ассистентского пути один из руководителей на собеседовании сказал, что не приемлет формализма в отношении к делу. Когда мы стали работать вместе — я наблюдала за тем, с какой основательностью он подходит к решению рабочих задач, как он требователен к своим результатам и к результатам коллег. Личный пример руководителя и его позиция вызвали у меня уважение. Высокие стандарты качества работы стали моими личными стандартами. Я ценю доверие руководителей, и для меня важно видеть результат моих усилий. Задачи, которые ставит передо мной руководитель, развивают меня и расширяют мой кругозор. Никогда не знаешь, в какую область деятельности придется погрузиться, в этом и интерес. Профессиональный ассистент каждый раз подтверждает свое мастерство в деле. В нашей профессии сложно схалтурить, так как ты постоянно находишься на виду, и твой результат буквально равен результату руководителя. Поэтому формализм точно не про нас. Еще — я научилась ценить время. Я не знаю ни одного руководителя, который бы не ценил свое время. Поэтому, на мой взгляд, и появилась профессия ассистента. Мы сохраняем время руководителей для решения стратегических задач и повышаем их эффективность. Я за системный и качественный подход к решению задач. Лучше разобраться один раз и сделать качественно, чем потом тратить время и ресурсы на устранение последствий. И наконец, я поняла за время работы, что ценность ассистента для руководителя — в возможности услышать альтернативное обоснованное мнение. Некоторые из моих руководителей говорили, что им важно, чтобы была возможность «разделить свою голову», поставить помощнику задачу подумать над вопросом. Это не значит, что ассистент должен знать все. Важно понимать те вопросы, в которых вы компетентны, и признавать, что есть то, в чем еще предстоит разобраться. Для этого я постоянно учусь и развиваюсь.
Как развиваться помощнику руководителя?
— Я всегда считала, что ответственность за мое развитие лежит только на мне. Именно поэтому не ждала, что руководитель предложит мне развитие, не ждала, когда у компании появится бюджет на обучение и мне дадут те знания, которые необходимы. Я постоянно учусь, и у меня есть большая потребность делиться своим опытом. С недавнего времени я стала лектором МГУУ Правительства Москвы, а также провожу мастер-классы для коллег на профессиональные темы. Эта деятельность подталкивает к структуризации своего опыта, поиску лучших практик, чтобы у моих слушателей всегда была актуальная информация. Важно участвовать во встречах профессиональных сообществ. Для этого я использую доступные мне средства и создаю решения. Одно из них — мое сообщество «Ассистенты для ассистентов». Это площадка для обмена опытом между экспертами административной поддержки руководителей и начинающими специалистами. Сообщество существует с июля 2021 года. Сейчас в нем более ста двадцати участников.
Какой совет Вы дадите читателям?
— Действуйте! Действуйте прямо сейчас. Не откладывайте свои планы на понедельник. Личностное и профессиональное развитие — это ваша ответственность. Когда это осознаешь, сразу появляются необходимые для этого возможности. Говорите с руководителем о своей потребности в развитии и о том, в каком направлении бизнеса ему были бы полезны ваши знания, чтобы сразу закрепить свой навык. Проявляйтесь, участвуйте в мероприятиях профессиональных сообществ, выступайте на конференциях, обменивайтесь опытом. Это те методы и инструменты, которые я успешно применяю на практике и вижу их эффективность.
Телеграмм-канал Анны Громовой:
