Документы — это то, что часто тормозит работу любой компании. В этом кейсе вы узнаете, как компания Цитрус помогла консалтинговой компании навести порядок в документообороте, сократить время на подготовку договоров и уменьшить количество ошибок.
Благодаря внедрению автоматизации и умных шаблонов, работа стала проще, быстрее и удобнее для всех сотрудников.
Информация о клиенте:
Консалтинговая компания, которая занимается стратегическим консалтингом и цифровизацией бизнес-процессов в строительстве. Основные направления включают промышленное и гражданское строительство, объекты инфраструктуры, а также производство инженерного оборудования и стройматериалов. Компания работает в России и странах СНГ, штат — 43 человека.
Организация помогает строительным компаниям повышать эффективность через внедрение BIM/ТИМ технологий и цифровизацию процессов. Она также разрабатывает и поставляет ПО, обучает сотрудников и консультирует по стратегическому развитию проектов.
Задача клиента:
Клиент обратился с проблемой формирования документов для клиентов, так как работа с документами была неупорядоченной и занимала много времени. Существовало множество типов документов, которые различались для физических лиц, ИП и юридических лиц, что затрудняло обработку и хранение.
Требовалось единообразное хранение и поиск документов по разным параметрам, таким как компания, номер договора или период.
Клиент нуждался в автоматизации процесса формирования документов и минимизации ошибок при их создании. Кроме того, возникла потребность в систематизации информации о сделках, товарных позициях, затратах и маржинальности, а также упрощении работы для сотрудников разных ролей.
Процесс внедрения:
1. Создали систему для хранения документов и информации о товарах. Настроен Смарт-процесс, который помогает организовать данные о всех товарных позициях и договорах, упрощая хранение и доступ к ним. Теперь клиент может легко находить нужные документы и следить за всеми договорённостями.
2. Добавили удобный просмотр информации в Сделках. Вся важная информация о продаже теперь выводится прямо в Сделке. Это позволяет менеджерам быстрее находить данные и корректно заполнять информацию без лишних шагов.
3. Настроили умные шаблоны договоров. Мы реализовали автоматические зависимости и условия, которые помогают формировать договоры. Это значит, что система сама заполняет нужные поля корректной информацией, минимизируя риск ошибок и облегчая работу сотрудников.
4. Разработали сценарии для автоматизации процессов. Мы настроили бизнес-процесс, который пошагово запрашивает нужную информацию у сотрудников. Это позволяет им быстро и правильно подготавливать как стандартные, так и нестандартные договоры, а затем отправлять их на согласование без лишних действий.
Результат:
В результате реализации проекта мы помогли клиенту решить ключевые проблемы, связанные с хаотичной работой с документами и сложностью их поиска. Теперь информация по договорам и товарным позициям систематизирована, что позволило сократить время на подготовку документов на 35%.
Автоматизация процесса формирования договоров снизила количество ошибок сотрудников при заполнении на 25%, благодаря умным шаблонам и поэтапной фиксации данных. Процесс согласования документов стал значительно быстрее — внутренние согласования теперь занимают на 40% меньше времени.
Кроме того, поиск нужных договоров и информации о клиентах стал удобнее, что помогло бухгалтерии и менеджерам сократить время на обработку запросов в среднем на 30%.
Компания Citrus уже более 10 лет специализируется на внедрении портала Битрикс24, полностью адаптированного для решения задач вашего бизнеса.
Хотите узнать больше о том, как внедрить Битрикс24 и получить максимальную отдачу от CRM?
Запишитесь на бесплатную консультацию с нашими экспертами по ссылке и получите персонализированный план внедрения. https://citrus-soft.ru/direction/bitrix24/