Без полной проверки невозможно оценить возможность оптимизации процесса в целом. Поэтому полная проверка может быть как отдельная проверка, так и быть одним из этапов работы по оптимизации. Давайте рассмотрим подход, применяемый в моей практике, по оптимизации затрат предприятия, где полная проверка является одним из этапов работы.
Так, нашей командой проводилась комплексная работа по сокращению потерь предприятия по основным статьям затрат (вторая линия защиты). Статьи выбирались исходя из результатов анализа по диаграмме В. Парето либо по указанию приоритетных направлений по мнению руководства компании. По выбранным статьям затрат проводилась полная проверка ключевых процессов. Формировался некий срез по их текущему состоянию: недостатки, нарушения, узкие места контроля и организации процесса, возможности цифровизации, выявленные факты потерь, причины и др. Далее по результатам проверки формировались рекомендации по вариантам оптимизации с приложением расчета ориентировочной суммы экономического эффекта (при возможности расчета). Далее менеджментом: принималось решение о необходимости оптимизации/ отсутствии необходимости. Далее процесс регламентировался с учетом его утвержденных изменений, проводились мероприятия по оптимизации, цифровизации. По результатам введения изменений следовал периодический мониторинг и точечные проверки.
Порядок действий и место полной проверки процесса в работе по оптимизации, проводимой менеджментом:
1. Анализ затрат компании (постатейно) по диаграмме В. Парето.
2. Выбор ключевых статей затраты для оптимизации.
3. Декомпозиция ключевых затрат на процессы и подпроцессы.
3. Полная проверка, включая наблюдение, ключевых либо всех процессов в зависимости от специфики и объема работ. Формирование карты процесса «как есть».
4. Анализ процесса на возможность оптимизации (подробней разобрано ниже).
5. Расчёт экономического эффекта по вариантам оптимизации. Построение карты процесса с учетом рекомендаций по оптимизации.
6. Принятие управленческого решения.
7. Регламентация процесса с учетом рекомендаций по его оптимизации.
8. Действия по оптимизации процесса. Сопровождение работы по наладке процесса с изменениями до полного «самостоятельного» функционирования.
9. Мониторинг процесса. Периодические точечные проверки.
В описанной работе по оптимизации внутренний аудит выполняет полную проверку, а также может привлекаться для консультационных услуг, исключая принятие ответственности за управленческие решения.