С 2020 года продолжается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Бумажная форма документа уже не используется для тех сотрудников, которые начали свою трудовую деятельность после 1 января 2021 года. Однако работодатели обязаны вносить записи в трудовую книжку бумажного формата, если работник был трудоустроен раньше указанного срока и отказался переходить на ЭТК. Ожидается, что от бумажных ТК полностью откажутся в 2027 году. А до того момента обе версии трудовой книжки имеют равную юридическую силу.
В статье расскажем, как правильно сделать запись в трудовой книжке при трудоустройстве, переводе, увольнении и других кадровых изменениях в 2024 году.
Кто и как вносит записи в трудовые книжки
Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приёме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений лежит на работодателе. Им же ведётся новая или уже оформленная ТК. Сделать запись в трудовой книжке может сотрудник кадрового отдела или любой другой специалист, уполномоченный вести кадровое делопроизводство, включающее также учёт, хранение и выдачу ТК.
Записи в бумажную трудовую вносят, если сотрудник не писал заявление о переходе на электронную ТК. Проверить наличие такого заявления просто: если работник перешёл на электронный формат, то в бумажной трудовой книжке должна быть специальная «закрывающая» запись. При её наличии новый работодатель уже не может вносить записи о трудовой деятельности и вознаграждениях сотрудника.
В 2024 году записи могут быть внесены разными способами:
- вручную;
- с помощью специального принтера;
- комбинированным способом (частично вручную, частично — печатным способом);
- вручную с использованием штампов и аналогичных приспособлений.
Работодатели-ИП вносят записи в трудовые книжки своих сотрудников так же, как и работодатели-юрлица. Для ИП не предусмотрено никаких особых требований или отличий.
Когда необходимо делать записи в трудовых книжках
Работодатель обязан вносить записи в трудовую книжку только при определённых кадровых событиях. Здесь следует ориентироваться на Приказ Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н, утверждающий новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Этот документ подробно расписывает случаи, когда в бумажную ТК необходимо внести запись:
- приём нового сотрудника на работу;
- увольнение;
- постоянный перевод на новую должность;
- получение работником второй и последующей профессии/специальности;
- повышение квалификации сотрудника;
- изменение наименования должности, которую занимает сотрудник;
- награждение работника за профессиональные успехи и достижения.
Кроме того, если в период работы сотрудника изменилось название организации, являющейся текущим работодателем, эти изменения также необходимо отразить в ТК. Любые другие записи (например, о выговорах и замечаниях, временных переводах) в трудовую вносить не нужно.
Учёт трудовых книжек
Работодатель должен вести учёт трудовых книжек, бланков и вкладышей в них. Для этого ему нужно создать книгу учёта бланков и вкладышей, а также книгу движения трудовых книжек. В соответствии с п. 40 Приказа Минтруда от 19 мая 2021 года № 320Н, обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации.
Важно, чтобы учётом ТК занимался отдел кадров или сотрудник, ответственный за кадровые документы. Нередко работодатель ошибочно поручает эту работу бухгалтерии.
Новые бланки бумажных трудовых в 2024 году
С 1 января 2024 года в России изменился порядок приобретения и использования чистых бланков трудовых книжек: теперь их может производить не только Гознак, но и любое другое предприятие, соответствующее определённым требованиям. Список таких производителей опубликован на сайте Гознака.
Менять старые трудовые книжки на новые образцы не обязательно, и если сотрудник при устройстве на работу предоставляет книжку старого образца, то работодатель продолжает вносить в неё записи в обычном порядке.
Если же возникает необходимость оформить дубликат в случае потери старой книжки, тут уже возможны варианты: можно использовать старые чистые бланки (приобретённые до 2024 года), или же оформить дубликат на новом бланке.
Общие правила заполнения трудовой при её оформлении
Оформление бумажной трудовой книжки «с нуля» может потребоваться только в том случае, если сотрудник утратил свой документ и попросил работодателя сделать дубликат. Порядок заполнения трудовых книжек прописан в Приказе Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н. В случае оформления ТК можно обратиться к Главе 5 указанного приказа «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки». Основные правила звучат так:
- на титульном листе запрещено вносить исправления, а ошибочно заполненный бланк подлежит уничтожению;
- даты указываются в цифровом формате (например, «01.03.2023»), а словесно-цифровой формат нежелателен.
- записи следует делать аккуратно, используя шариковую, перьевую или гелевую ручку со световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета.
- в ТК не следует использовать сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»).
- все записи должны быть пронумерованы в пределах соответствующего раздела.
Титульный лист заполняется в следующем порядке:
- ФИО и дата рождения.
Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны полностью соответствовать данным из документа, удостоверяющего личность. Ошибки даже в одной букве или цифре могут привести к большим проблемам в будущем. В связи с этим работнику, возможно, придётся обращаться в суд для подтверждения факта владения трудовой книжкой. - Образование.
Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа. Если в нём указаны магистратура или бакалавриат, вписывается «Высшее — бакалавриат» или «Высшее — магистратура». - Профессия, специальность.
Профессия, специальность и квалификация указываются в соответствии с данными из документа об образовании. Если в нём содержатся лишь сведения о направлении, то можно не заполнять эту строку. - Подпись сотрудника.
- Дата заполнения.
- Однако из-за ограниченного места в трудовой книжке невозможно вписать всю эту информацию в одну строку.Подпись сотрудника, ответственного за ведение ТК.
Часто возникают вопросы по поводу подписи лица, отвечающего за ведение трудовых книжек. На практике нередко указывается только фамилия. По мнению экспертов Роструда, это допустимо. Согласно ГОСТу р 7.0.97-2016, подпись должна включать:наименование должности подписанта;
его личную подпись;
расшифровку — фамилию и инициалы. - Печать организации
При наличии печати работодателю также необходимо использовать её при заполнении титульного листа.
Как сделать запись о приёме на работу
Особенность внесения сведений о приёме на работу в ТК заключается в том, что начинать следует с графы 3. Там вписывается наименование организации, каким оно указано в учредительных документах, а также его сокращённое наименование (при наличии).
В графе 1 записывается порядковый номер записи, а в графе 2 — дата приёма на работу, которая указана в соответствующем приказе. Затем в графе 3 вносится запись, содержащая информацию о приёме на работу по шаблону: «Принят(а) в <структурное подразделение> <название должности, профессии, специальности с указанием квалификации>».
В графу 4 вносятся сведения о документе, на основании которого сотрудник был принят на работу — его вид, дату и номер. Например, «Приказ от 24.02.2022 №208-к».
Заполнение сведений по удалённому сотруднику
Информация о трудовой деятельности дистанционного сотрудника вносится по его желанию. Для этого сотрудник на удалёнке должен предоставить работодателю трудовую книжку. Это можно сделать заказным письмом по почте.
Как сделать запись об увольнении сотрудника
Согласно п. 15 Приказа Минтруда № 320Н, информацию о прекращении трудового договора необходимо внести в сведения о приёме на работу.
В графе 1 следует указать порядковый номер записи, в графе 2 — дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения, а в графе 4 — документ, на основании которого была внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя), его номер и дата.
Внесение записи о постоянном переводе
Если сотрудник начал работать на другой должности, перешёл в другое структурное подразделение или перевёлся на работу в другой местности, это считается переводом.
В этом случае нужно сделать запись в трудовой книжке по такому формату:
- номер записи (графа 1);
- дата перевода (графа 2);
- место работы и должность, на которые был переведён сотрудник (графа 3);
- ссылка на приказ о переводе с датой и номером документа (графа 4).
Запись в ТК о переходе на ЭТК
При переходе на электронную трудовую книжку запись в трудовой следует выполнить согласно рекомендациям письма Минтруда и соцзащиты РФ от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150. Графы заполняются, как при любой другой записи в ТК.
Главное отличие — графа 3, в которую вносится информация о поданном заявлении. Запись нужно сделать в следующем порядке (в соответствующие графы):
- Номер записи.
- Дата выдачи трудовой книжки сотруднику.
- Текст «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового Кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. №439-ФЗ)», ФИО и подпись начальника и сотрудника.
- «Заявление от (число, месяц, год)», печать.
Образец записи в трудовой книжке о переходе на электронную
Кроме того, соответствующую мометку необходимо сделать в журнале учёта движения трудовых книжек в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки». Текст должен иметь следующий вид:
«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».
Переход на электронные трудовые книжки стал одной из мер по развитию ЭДО, в том числе кадрового, в России. Перевести в электронный вид можно почти все кадровые документы, а работу с ними — организовать с помощью специальных сервисов.
Астрал i КЭДО поможет автоматизировать процессы делопроизводства в организации и обеспечить работников компании необходимыми техническими средствами для работы с документами, включая электронные подписи. Астрал i КЭДО поможет существенно сэкономить время и средства.
Как в трудовой книжке изменить запись о ФИО
Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и о дате рождения возможно лишь при условии, что есть соответствующий документы. При изменении данных о ФИО в трудовой необходимо указать номер документа, дату выдачи и орган, выдавший документ.
Изменения должны быть внесены на титульный лист трудовой книжки. Старые данные зачёркиваются и заменяются новыми, а ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки. Они должны быть заверены подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации или кадровой службы.
Иногда возникает ситуация, когда в бланке не остаётся места для указания изменённой фамилии. Правилами оформления ТК не предусмотрено, как поступать в данном случае. Однако практикующие специалисты рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строки с зачёркнутой фамилией. Если свободного места недостаточно, рекомендуется вшить вкладыш в трудовую книжку.
Изменение записи об образовании или профессии
Порядок внесения новой информации об образовании отличается от способа изменения записи о ФИО при смене фамилии работника.
Изменения тоже вносятся на титульном листе, но при этом разрешается лишь дополнить уже имеющиеся записи без зачёркивания.
Ошибки в трудовой книжке и ответственность за них
В большинстве случаев ошибку в трудовой можно исправить. Сделать это может кадровый работник или сам руководитель организации (индивидуальный предприниматель).
Ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях. Единственное исключение – это случаи, когда оформляется дубликат трудовой. В такой ситуации записи может сделать правопреемник ликвидированной организации, которая выступала в роли работодателя.
Перед исправлением ошибки, допущенной другим работодателем, необходимо получить от него документ, подтверждающий ошибку. Например, справку, содержащую данные о приёме сотрудника на работу, с указанием номера приказа, должности и структурного подразделения. Кроме того, можно использовать заверенную копию приказа о приёме сотрудника на работу, его перевода или увольнения с работы. Не существует чёткого перечня документов, необходимых для внесения изменений, связанных с ошибками, допущенными предыдущим работодателем.
Если исправить ошибку в трудовой невозможно, необходимо сделать дубликат ТК. Для получения дубликата трудовой книжки требуется письменное заявление от работника. Оформление дубликата возможно в случае, если:
- запись об увольнении или переводе признана недействительной;
- трудовая книжка пришла в негодность (порваны страницы, ТК испачкана, обгорела и другое).
При исправлении ошибок следует руководствоваться тем же Приказом Минтруда от 19 мая 2021 года № 320Н, в частности, главами 2 и 3.
Если не исправить ошибку в бумажной или электронной трудовой книжке, нарушителя ждёт наказание. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, для должного лица предусмотрены санкции в виде предупреждения или штрафа в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а юридические лица могут быть наказаны штрафом от 30 до 50 тысяч рублей.