Учет транспорта и гсм – вечная головная боль бухгалтера. Всегда идут споры – кто должен делать путевые листы, насколько подробно нужно их заполнять.
Путевой лист не только подтверждает расходы на горючее. С помощью правильно заполненных путевых листов можно подтвердить реальность сделки.
Участок, которым я горжусь и в постановке учета на котором участвовала – топливо и транспорт. За 20 лет я проверила много организаций, в которых есть грузовые и легковые машины и постаралась учесть все ошибки, с которыми столкнулась.
Что внедрили и используем?
Автоматическое заполнение в путевых листах по данным из 1С («Комплексная автоматизация»):
- Информация по автомобилю
- Информация по водителю
- Маршрут (адрес места назначения)
- Товаросопроводительные документы
Логист во всех путевых листах заполняет:
- показания спидометра на начало и конец дня
- остаток топлива в баке на начало и конец дня, сколько залито
Обязательно контролируется время заправки в чеке. Автомобиль должен быть заправлен в пределах рабочего дня. Нет такого, что в путевом листе время выезда – 9:00, а к нему подшит чек с временем заправки в этот день в 7:00
Адрес заправочной станции должен примерно совпадать с маршрутом автомобиля. У меня в практике были случаи, когда по путевому листу машина едет, например, в Тверь, а чек на заправку из Калуги.
Отметка мед. сестры и выпускающего механика – обязательно.
На каждый автомобиль установлены нормы расхода топлива на основании контрольных замеров. Акты контрольных замеров распечатаны и подписаны комиссией.
По итогам месяца по каждому автомобилю заполняется акт на списание топлива. В акте определяется – укладывается ли расход топлива в нормы.
Мы разработали формы необходимых документов и утвердили их в приложении к учетной политике.
Файлы с формами документов выложены в моем Телеграм-канале ФинПроСвет. Заходите, скачивайте и используйте в работе.
В следующей статье расскажу, как удалось автоматизировать максимально полное заполнение информации в путевом листе.
Если эта статья была для вас полезной, буду рада подписке на мой канал.