В этой статье:
- Приказ 61н или Приказ 52н: какие формы документов применять?
- Каковы причины и основания для списания материальных запасов
- Куда делись Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения и Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря?
(function () {if (typeof Kontur == 'undefined')return;const counters = Kontur.Counters;if (counters == undefined)return;counters.registerPageEvent('event-pub-content-headers-show');const items = document.querySelectorAll('[data-summary-item]');items.forEach((item) => {item.addEventListener('click', function (e) {counters.registerPageEvent('event-pub-content-headers-click');});});}());
Приказ 61н или Приказ 52н: какие формы документов применять?
В пакете документов Приказа 61н 2024 года есть документы, дублирующие формы из Приказа 52н:
Приказ 61н Наименование формы Приказ 52н
0510448
Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов
0504101
0510450
Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов
0504102
0510451
Требование-накладная
0504204
0510452
Акт приемки товаров, работ, услуг
0504220
0510521
Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо
0510518
0510454
Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)
0504104
0510456
Акт о списании транспортного средства
0504105
0510458
Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону
0504205
0510460
Акт о списании материальных запасов
0504230
0510461
Акт о списании бланков строгой отчетности
0504816
0510463
Акт о результатах инвентаризации
0504835
У учреждений, внедривших и применяющих ЭДО, выбора нет: они будут применять электронные документы Приказа 61н. Учреждения, ведущие бумажный документооборот, могут счесть, что действующее законодательство не содержит запрета на бумажные формы, следовательно, применение форм первички по Приказу 52н в 2024 году допустимо.
И формально такой подход правомерен. Однако есть аргументы в пользу выбора документов из Приказа 61н: когда основная часть организаций бюджетной сферы перейдет на электронный документооборот, Приказ 52н будет отозван. Если к тому моменту учреждение вынужденно продолжает применять старые формы документов, поскольку еще технически не готово к новым, с даты отзыва Приказа 52н это будет нарушением оформления фактов хозяйственной жизни — применяет не унифицированные формы. Подобное нарушение не влечет административной ответственности, но его следует серьезно оценивать с точки зрения репутационных рисков.
Поэтому сейчас, когда можно применять формы и того, и другого приказа, усилия должны быть направлены на постепенный, качественный переход на унифицированные формы первичных документов по Приказу 61н.
Подписка Контур.Школы
Обучение специалистов бюджетной сферы разного уровня подготовки. Удобные форматы. Документы об обучении
Каковы причины и основания для списания материальных запасов
Документооборот операций списания МЗ напрямую определяется причиной выбытия. Этим подходом и следует руководствоваться при дальнейшем анализе документального оформления операций списания запасов.
Причина 1. Расходование в деятельности учреждения
Согласно Методическим указаниям Приказа 61н решение комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о списании материальных запасов оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0510460). Его формирует уполномоченный исполнитель из состава комиссии на основании документов, подтверждающих расход материальных запасов. Приказ 61н таким возможным документом называет отчет ответственного лица, то есть сотрудника, в чьи обязанности включается работа, связанная с расходованием материальных запасов.
Сразу отметим несколько важных моментов реализации положений Приказа 61н.
Во-первых, в Акте о списании (ф. 0510460) нет обязательного к заполнению реквизита «Документ-основание», то есть все правила и порядок формирования акта необходимо утвердить учетной политикой учреждения, а именно графиком документооборота.
Так, график определяет исполнителя — это ответственный исполнитель из состава комиссии, как это установлено Приказом 61н. Кроме того, график документооборота должен описывать этап предзаполнения документа (см. Общие требования к графику документооборота и правилам документооборота, приложение № 2 к СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» в ред. Приказа Минфина России от 13.09.2023 № 144н). Очевидно, что исполнителем «предзаполнения» будет как раз материально ответственное лицо, работающее с ценностями и обладающее информацией об объеме израсходованных материальных запасов.
Во-вторых, если учреждение будет буквально исполнять положения Приказа 61н, а именно вводить в документооборот «отчет ответственного лица», то придется самостоятельно продумывать и закреплять учетной политикой работу с ним, а именно:
- форму документа;
- содержание;
- периодичность составления;
- порядок передачи ответственному лицу комиссии для оформления Акта о списании (ф. 0510460) и пр.
При этом никаких разъяснений и других упоминаний об «отчете ответственного лица» Приказ 61н не содержит.
В-третьих, Акт о списании (ф. 0510460) может оказаться не единственным необходимым документом: если от списанных МЗ образовались отходы, то их утилизация оформляется отдельным документом — Актом об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435).
Тогда цепочка документов и связанных с ними бухгалтерских операций будет следующей:
Содержание операции Дебет Кредит Документ
Списаны материальные запасы, израсходованные в деятельности учреждения
0 401 20 272
0 109 00 272
0 105 00 440
Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460)
Одновременно приняты к учету в условной оценке отходы, требующие утилизации
02
Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460)
Отходы утилизированы (самостоятельно или силами сторонней организации)
02
Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435)
Но и это еще не все! В группе операций списания материальных запасов по естественным причинам, то есть израсходованных в деятельности учреждения, нужно выделить списание запасов, учет которых продолжается на забалансовых счетах после списания с балансовых. Это бланки строгой отчетности, сувенирная и наградная продукция, запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных, а также материальные ценности, выданные в личное пользование сотрудникам.
Документооборот списания таких объектов будет отличаться.
Выдача материальных ценностей для использования в деятельности учреждения, согласно Приказу 61н, оформляется Требованием-накладной (ф. 0510451), а Инструкция 157н устанавливает особый порядок учета бланков строгой отчетности, сувенирной и наградной продукции, запасных частей к транспортным средствам, выданных взамен изношенных, материальных ценностей, выданных в личное пользование сотрудникам: их выдача отражается списанием с балансового учета и принятием к учету на соответствующие забалансовые счета.
Таким образом, Требование-накладная (ф. 0510451) также становится документом списания. Порядок документооборота вы найдете в нашей шпаргалке.
Причина 2. Материальные ценности испорчены
Согласно п. 81 СГС «Концептуальные основы» инвентаризация обязательна при установлении фактов порчи имущества, причем под порчей понимается не только физическое повреждение, в результате которого запасы непригодны к использованию, но и истечение срока годности, нарушение условий хранения и пр.
Списание материальных запасов в этом случае начинается с инвентаризации, и цепочка документов будет выглядеть так:
Содержание операции Дебет Кредит Документ
Проведение инвентаризации с целью выявления (подтверждения) фактов порчи имущества
—
—
- Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);
- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
- Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463)
Признание испорченных запасов неактивами
Одновременно принятие к забалансовому учету имущества, переставшего отвечать критериям активов
0 401 20 172
02
0 105 00 440
Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440)
Кроме того, в Методических указаниях Приказа 61н обозначено, что Решение о прекращении признания (ф. 0510440) формируется на основании данных инвентаризационных описей по объектам учета нефинансовых активов, в отношении которых по результатам инвентаризации установлено несоответствие их фактического состояния критериям актива.
Отражение Решения о прекращении признания (ф. 0510440) в регистрах бухгалтерского учета еще не ставит точку в процессе списания — остались показатели на забалансовом счете 02 и цепочка документов продолжается:
Содержание операции Дебет Кредит Документ
Списание материальных запасов, признанных неактивами
—
—
Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460)
Утилизация материальных запасов, признанных неактивами
02
Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435)
Письмо Минфина России от 31.08.2023 № 02-06-07/83273 доводит Методические рекомендации по формированию первичного учетного документа «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440)», которые описывают несколько особенностей документооборота.
Если Решением комиссии (ф. 0510440) определена (в графе 9 раздела 3 «Заключение комиссии») необходимость списания объекта нефинансового актива, то после утверждения руководителем учреждения, одновременно с Решением комиссии (ф. 0510440) формируется Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460). На основании Акта не формируются бухгалтерские проводки. Исключение — отражение в бухгалтерском учете недостач по объектам нефинансовых активов, которые оформляются Актом о списании без оформления Решения комиссии (ф. 0510440).
До мероприятий по утилизации (уничтожению), оформленных соответствующим Актом (ф. 0510435), подготовленное к списанию имущество не выбывает с забалансового счета 02 «Материальные ценности на хранении» объектов нефинансовых активов, признанных неактивами. Утвержденный Акт (ф. 0510435) является первичным учетным документом, на основании которого списывается имущество с забалансового счета 02 «Материальные ценности на хранении».
Обучение для бухгалтера учреждения
Узнаете, как перейти на ЭДО, какие новые электронные формы первички нужно применять, какими документами оформить операции по зарплате, ОС, МЗ и контрагентам
Причина 3. Материальные ценности утрачены в результате хищения, недостач, чрезвычайных ситуаций
Инвентаризация в этом случае также обязательна (п. 81 СГС «Концептуальные основы»), но документооборот по сравнению с предыдущей ситуацией существенно упрощается — в отсутствие актива не формируется Решение о прекращении (ф. 0510440) и Акт об утилизации (ф. 0510435):
Содержание операции Дебет Кредит Документ
Проведение инвентаризации с целью выявления (подтверждения) фактов порчи имущества
—
—
- Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);
- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
- Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463)
Списание материальных запасов, утрата которых подтверждена результатами инвентаризации
0 401 20 172
0 401 20 273
0 105 00 440
Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460)
Куда делись Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения и Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря?
Действительно, в пакете форм документов Приказа 61н, обязательных к применению в 2024 году, нет документов, соответствующих полностью или частично Ведомости (ф. 0504210) и Акту (ф. 0504143).
У учреждений, которые за годы действия Приказа 52н прочно и основательно встроили эти документы в свой график документооборота, есть два варианта:
- Продолжать пользоваться этими документами, поскольку Приказ 52н действует и в 2024 году.
- Отказаться от этих документов, перейдя на аналогичные по функционалу документы Приказа 61н.
Разумеется, мы за второй вариант, тем более что при ближайшем рассмотрении заменить документы труда не составит. Так, Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) заменяется Актом о списании материальных запасов (ф. 0510460) в части списания мягкого инвентаря, учтенного в составе материальных запасов, и Актом о списании объектов нефинансовых активов (ф. 0510454) в части хозяйственного инвентаря, принятого к учету объектами основных средств.
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) заменяется на Требование-накладную (ф. 0510451) или Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460). Специфику применения этих документов нужно установить и закрепить графиком документооборота.
Напомним, Ведомость (ф. 0504210) применяется для оформления выдачи материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете выбытия МЗ (Методические указания Приказа 52н).
Подписка Контур.Школы
Обучение специалистов бюджетной сферы разного уровня подготовки. Удобные форматы. Документы об обучении
Практика показала сложности, с которыми периодически сталкивались учреждения. Так, если на основании Ведомости (ф. 0504210) с учета списывались запасы неоднократного применения (например: садовый инвентарь — лопаты, ведра, грабли, шланги; канцтовары — калькуляторы, дыроколы; мелкий ручной инструмент и пр.), то до момента их физической утилизации между данными бухгалтерского учета и фактическими остатками материальных запасов образовывалась разница — в учете остатков нет, а фактически они есть. Если в ходе проверок контрольные органы выявляли такие остатки, это всегда приводило к требованию зафиксировать их в виде излишков, определенных по итогам инвентаризации.
Теперь два документа — Требование-накладная (ф. 0510451) и Акт о списании (ф. 0510460) — разделят в бухгалтерском учете операции внутреннего перемещения и списания.
Как уже отмечали, Требование-накладная (ф. 0510451) применяется для оформления заявки на получение материальных ценностей для использования в деятельности учреждения. В бухгалтерском учете такие операции будут отражены как внутреннее перемещение, то есть без списания с учета.
Следовательно, материальные запасы неоднократного применения, выдача которых в пользование была оформлена Требованием-накладной (ф. 0510451), останутся в учете и данные бухгалтерского учета будут соответствовать фактическим остаткам. Когда выданные запасы придут в негодность, их списание будет оформлено Актом о списании (ф. 0510460), и опять разницы между данными учета и фактическими остатками не возникнет.
Однако в отдельных случаях (см. выше) Требование-накладная (ф. 0510451) может быть и документом списания, и учреждение может применять его для выдачи в пользование МЗ однократного применения: медикаментов, чистящих и моющих средств, иных расходников — с одновременным списанием с балансового учета.