Одним из преимуществ использования Гугл таблиц является то, что совместная работа в этом продукте организована достаточно удобно. Несколько человек могут одновременно вносить изменения в таблицу и измененные данные будут доступны всем участникам совместного творчества практически моментально. При этом не нужно делать каких-либо дополнительных манипуляций. Изменения вносятся автоматически и автоматически происходит синхронизация.
Для перехода к настройкам совместного доступа достаточно щелкнуть по кнопке "Настройки доступа", которая расположена в верхнем правом углу рабочего поля
Далее открывается диалоговое окно, в котором можно уже более детально настроить права доступа
В основном разделе перечислены пользователи, имеющие доступ к этой таблице. Как правило здесь указан владелец (создатель) таблицы, как правило, это Вы.
Далее идет пункт настройки доступа "Общий доступ". Возможны несколько сценариев доступа:
1. "Доступ ограничен" - в этом случае никто не сможет открыть таблицу. Доступ к ней закрыт. Это распространяется на всех пользователей, за исключением Владельца (Создателя) и пользователей (людей) которым Вы дали доступ вручную - об этом чуть позже
2. "Все, у кого есть ссылка" - Все кому Вы разошлете ссылку на доступ к этой таблице получат доступ. Обратите внимание, что использование этого способа сопряжен с некоторыми рисками. В частности, если ссылка на файл попадет к непроверенным людям, они смогут получить доступ к таблице. Не размещайте ссылку на такие файлы в открытых и не проверенных источниках.
С первым вариантом всё понятно. Если хотим закрыть доступ, то выбираем этот пункт и перекрываем всем у кого есть ссылка доступ к "кислороду"
Давайте разберем второй вариант более подробно.
Для чего его следует использовать? Этот метод используется для тех случаев, когда нам нужно предоставить доступ к файлу большому количеству людей, либо у некоторых из них нет учетной записи на gmail.com (google).
Выбираем пункт "Все у кого есть ссылка", после этого нам становятся доступны несколько дополнительных возможностей
У нас появилась кнопка "Копировать ссылку". Нажав на эту кнопку мы скопируем адрес нашей электронной таблицы в буфер обмена. После этого этот адрес можно переслать нужным людям, через электронную почту или мессенджеры.
Еще мы можем управлять возможностями людей, имеющими доступ к нашему файлу. Есть три доступные роли:
Читатель - человек сможет открыть файл, просматривать его, но не сможет вносить какие-либо правки в файл.
Комментатор - человек не сможет вносить правки, но сможет оставлять комментарии и пояснения.
Редактор - это максимально возможный уровень прав. Человек сможет редактировать таблицу одновременно (совместно) с Вами и другими пользователями имеющими такие права.
А что делать, спросите вы, если всем нужно дать право только смотреть, а некоторым нужно разрешить править таблицу?
Вопрос закономерный. В этом случае мы добавляем этих пользователей вручную. Т.е. каждого поименно. Обратите внимание, что у таких пользователей должна быть учетная запись в Гугл (почта gmail.com)
В специальное поле мы должны ввести либо адрес электронной почты, либо имя нужного человека (адрес почты подтянется автоматически из адресной книги вашего gmail)
Можно добавлять пользователей поодиночке, либо через запятую. После того, как добавлен пользователь окно изменяется и становятся доступными другие настройки
Мы можем выбрать роль, для добавляемых участников. Если роли разные, то лучше добавлять партиями. Например, сначала читателей, потом редакторов.
Можно поставить галочку "Выслать уведомление". В этом случае пользователи получат сообщение о том, что им предоставлен доступ к файлу вместе со ссылкой на документ.
Можно ввести дополнительный текст для сообщения. Например - "Внимание!!! Ничего лишнего не стирать!" ну или любое, которое Вам нравится.
Ссылку на файл можно скопировать в буфер обмена. После того, как будет нажата кнопка "Отправить" людям будет отправлено приглашение и ссылка на ваш файл.
Обратите внимание, что если указана почта, которая не привязана к аккаунту гугл, то возможно появление следующего сообщения:
Если Вы уверены, в правильности указания почтового адреса пользователя, нажмите "Поделиться"
После этого настройки доступа будут обновлены и вы получите сообщение
Вы всегда можете вернуться к настройкам доступа и отредактировать настройки
Для тех пользователей, которых добавляли вручную есть возможность установить/исправить индивидуально роли
Всех, кто работает в таблице одновременно с Вами вы увидите вверху экрана
Используя кнопку комментарии - можно общаться с коллегами и писать им комментарии, а используя кнопку "История" - можно открыть кно и просмотреть историю изменений файла
Надеюсь, Вам понравился этот урок. Поставьте, пожалуйста, лайк. Буду благодарен.
Все мои текстовые уроки по Гугл таблицам, вы можете почитать перейдя в содержание уроков по ссылке:
Этот урок, а так же другие уроки по Google Tabs и дополнительные материалы и советы по теме можно читать на Boosty