Начинающие предприниматели часто не понимают, как работать по закону 54-ФЗ. Какие бывают онлайн-кассы и какую выбрать для ИП?
В статье объясним, как работать с кассой: пошаговая инструкция.
Что такое онлайн-касса и как с ней работать
В Федеральном законе №54 онлайн-касса называется «контрольно-кассовая техника». Это представление современного кассового аппарата, который работает через интернет и имеет фискальный накопитель.
На онлайн-кассах формируются чеки и автоматически передаются в налоговую службу. Это означает, что организации не придется собирать и копить все чеки для личного предоставления в ФНС.
Применение онлайн-касс обязательно для ООО и ИП. Однако это не касается предпринимателей на НПД и работающих в труднодоступной местности с проблемным интернетом. Полный список исключений перечислен во 2 ст. 54-ФЗ. Вместо онлайн-чеков работодатели должны предоставлять документ, который подтверждает факт расчетов.
Онлайн-кассы разделяют на три основных вида:
- Стационарные: аппарат подключается к ПК и требует специальное ПО для пробивания чеков.
- Смарт-терминал: устройство похоже на планшет и полностью мобильно, что позволяет совершать расчеты на выезде.
- Облачные: такая же физическая касса, только не требует подключения к компьютеру, хранится в дата-центре, работает автономно и чаще оформляется в аренду.
Цепочка оплаты происходит следующим образом:
- Покупатель совершает платеж.
- Данные передаются на онлайн-кассу.
- Фискальный накопитель присваивает чеку фискальный признак.
- На кассе происходит фискализация чека — он становится законным.
- Кассовый аппарат передает данные ОФД.
- ОФД отправляет чек в ФНС и клиенту.
Важно правильно работать с кассами, чтобы не попасть на штрафы. Например, если в ФНС 30 дней не поступают чеки — фискальный накопитель могут заблокировать.
Поэтому аренда облачных касс выручает ИП и ООО. Компания-арендодатель берет на себя всю ответственность за работу с облачной онлайн-кассой:
- сбой на стороне интернет-эквайринга;
- ошибка при отправке чека;
- проблема с цепочкой совершения транзакции.
Такая онлайн-касса хранится в специальном дата-центре компании-арендодателя с предоставлением непрерывного интернета и обслуживанием 24/7.
Облачная касса особенности
Поскольку облачная онлайн-касса полностью автономна, предприниматель может не задумываться о том, закрыл ли он смену. Касса автоматически открывает и закрывает ее, а также формирует и отправляет электронные чеки при совершении транзакций. Виртуальная касса принимает только онлайн-платеж, поэтому подходит интернет-магазинам.
Также при расширении бизнеса одну облачную кассу можно подключить к нескольким сайтам. При самостоятельной работе с облачной онлайн-кассой требуется бесперебойный интернет и статичный IP-адрес. Внимательно следите за отправкой чеков, ведь они должны доходить до покупателя в течении рабочих суток.
Как начать работу с онлайн-кассой
Пошагово опишем, как работать на кассе:
Шаг 1. Выбрать кассу
Существует реестр моделей касс, который ведет налоговая служба. Он соответствует 54-ФЗ. Если у вас крупные магазины по типу супермаркетов — вам подойдет стационарная касса или смарт-терминал, для веб-сайтов — облачная. Фискальный накопитель покупается отдельно.
Одну облачную кассу можно использовать для нескольких интернет-магазинов, если они зарегистрированы на одно юрлицо.
Шаг 2. Заключить договор с ОФД
Оператор фискальных данных является посредником между бизнесом и налоговой службой. Он обрабатывает фискальные данные с кассовой техники и передает их в ФНС. Всю информацию о пробитых чеках ОФД хранит пять лет. При выборе оператора следует опираться на то:
- Есть ли ОФД в списке реестров ФНС. Это подтверждает его законную работу по 54-ФЗ.
- Предоставляется ли круглосуточная поддержка.
После выбора ОФД и заключения договора необходимо зарегистрироваться на сайте ОФД.
Шаг 3. Зарегистрировать ККТ в ФНС
Самое ответственное — регистрация кассы. Если ошибиться хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель заблокируют. Потребуется покупать новый, поскольку этот уже будет недействителен.
Поэтому при выборе кассы или ОФД лучше опираться на компании, которые предлагают помощь с регистрацией. При аренде облачной кассы за неправильную регистрацию ответственность несет компания-арендодатель и новый ФН покупается за их счет.
При самостоятельной регистрации следует:
- Зарегистрироваться в личном кабинете на сайте ФНС.
- Выбрать пункт «Учет контрольно-кассовой техники».
- Нажать кнопку «Зарегистрировать ККТ» и ввести данные вручную.
- Регистрация завершится, когда появится надпись «Присвоен регистрационный номер ККТ».
- Щелкнуть кнопку «Подписать и отправить».
После успешной регистрации на сайте необходимо в течение суток ввести полученный номер в кассу и получить первый чек.
Шаг 4. Выпустить электронную подпись
После того, как предприниматель зарегистрируется в ФНС, потребуется получить электронную цифровую подпись. Можно подать заявку на ЭЦП дистанционно через веб-сайт соответствующей организации. После получения подписи необходимо установить специальное ПО.
Шаг 5. Подобрать интернет-эквайринг
Для работы облачной кассы следует подключить интернет-эквайринг. Эта банковская услуга позволяет принимать онлайн-платежи. Чтобы ее подключить, надо открыть расчетный счет и заключить договор с банком. Деньги будут поступать сразу на расчетный счет ИП.
При выборе банка стоит обратить внимание на несколько аспектов:
- наличие готовых модулей для интеграции;
- возможность подключения оплаты по банковской карте и по QR-коду;
- наличие постоянной поддержки;
- положительные отзывы о банке.
Благодаря интернет-эквайрингу на сайте возможна онлайн-оплата в любое время суток, поскольку устанавливается платежный виджет. Для обработки платежей нет необходимости в присутствии кассира.
Шаг 6. Провести интеграцию кассы, сайта и интернет-эквайринга
После регистрации кассы, настройки CMS сайта и подключения интернет-эквайринга необходимо провести интеграцию. Это необходимо для четкой работы при совершении платежа:
- на сайте клиент оплачивает покупку;
- интернет-эквайринг позволяет принять онлайн-оплату различными способами (картой, СБП, QR-код);
- касса получает данные об операции.
После электронный чек отправляется клиенту и в ФНС согласно 54-ФЗ.
Шаг 7. Провести тестовый платеж и отправить электронный чек
Для того, чтобы провести тестовый платеж следует открыть кассовую смену и сформировать чек. Отчет о начале смены будет отправлен в ОФД для проверки. Если все в порядке, то можно начинать продажи. Через 24 часа необходимо закрыть смену и сформировать отчет о закрытии.
Если в тариф компании-арендодателя входит подключение кассы, то проведением тестового платежа и отправкой онлайн-чека на почту занимается она.
Вывод
В статье рассказали про онлайн-кассу: что это и как работает. При самостоятельной работе с подключением кассы по 54-ФЗ могут возникнуть трудности. Поэтому стоит опираться на тарифы компаний, в которые уже входит договор с ОФД и помощь с регистрацией ККТ. Есть компании, которые предлагают решение «под ключ». Если придерживаться нашей пошаговой инструкции, работа с кассой пройдет просто в 7 этапов:
- Выбор онлайн-кассы.
- Заключение договора с ОФД.
- Регистрация кассы в ФНС.
- Получение ЭЦП.
- Подключение интернет-эквайринга.
- Интеграция сайта, интернет-эквайринга и онлайн-кассы.
- Проверка кассы: проведение тестового платежа и отправка чека.