Многие бизнесмены задумываются о передаче учёта на аутсорсинг, но у них возникает немало вопросов. Расскажем о том, как организовать аутсорсинг бухгалтерии, чтобы не возникало проблем.
Как организовать документооборот с аутсорсером
Весь учёт основан на первичных документах. Чтобы аутсорсер смог работать, своевременную и полную передачу первичных документов нужно организовать. Здесь возможно несколько вариантов.
1. Передача документов на бумажных носителях
Такой способ подойдет, если офис клиента и бухгалтерия на аутсорсинге находятся рядом. Конечно, так бывает далеко не всегда. Нередко аутсорсер и клиент находятся в разных регионах. В этом случае есть риск, что документы придут с опозданием или их потеряют при пересылке.
2. Передача электронных документов
Для этого нужен электронный документооборот (ЭДО). И тогда уже неважно, где находятся аутсорсер и клиент, информация поступит к исполнителю оперативно. Иногда аутсорсер получает электронные документы напрямую от контрагентов своего клиента.
3. Использование скан-копий
Если вы находитесь далеко от аутсорсера и у вас нет ЭДО, можете отправлять документы в виде скан-копий. В этом случае в договоре с аутсорсером укажите, что копии документов, направленные с определённого электронного адреса, являются основанием для формирования бухгалтерских записей и начисления налогов.
Затем, по мере накопления, направляйте аутсорсеру оригиналы первички. Установите удобную периодичность с учётом местонахождения сторон договора и количества документов: раз в неделю, раз в месяц и т.п.
После сдачи отчётности бумажная первичка за период может, по соглашению сторон, как храниться у аутсорсера, так и быть возвращена клиенту в установленный договором срок.
Как подписывать отчёты
Бухгалтерскую отчётность нужно в любом случае сдавать в электронном формате (п. 5 ст. 18 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Налоговые декларации в общем случае можно сдавать на бумаге, если численность сотрудников не превышает 100 человек (п. 3 ст. 80 НК РФ). Декларации по НДС могут сдавать на бумаге только налоговые агенты (п. 5 ст. 174 НК РФ).
Для бумажных расчётов по страховым взносам и формы 6-НДФЛ предусмотрен намного более низкий лимит по численности — 10 сотрудников (п. 2 ст. 230 НК РФ и п. 10 ст. 431 НК РФ).
Аутсорсер может сам подписывать и отправлять в ИФНС бухгалтерскую и налоговую отчётность. В этом случае у него должна быть доверенность от клиента.
Но для электронной сдачи отчётности клиентов аутсорсер должен получить лицензию ФСБ РФ. Если внешний бухгалтер отправляет электронную отчётность по доверенности, то он, по мнению ФСБ, занимается шифрованием информации в интересах третьих лиц. А эта деятельность подлежит обязательному лицензированию (письмо ФСБ РФ от 23.06.2022 № С-2133).
Аутсорсер также может передавать отчётность на подпись заказчику. В таком случае лицензия не потребуется. При электронной передаче могут быть два варианта:
- Заказчик получает файл с отчётностью от аутсорсера, подписывает и направляет в ИФНС.
- Заказчик удаленно подписывает отчётность в информационной базе аутсорсера и отправляет в ИФНС.
Те отчёты, которые допускается сдавать на бумаге, можно подписывать у заказчика и в бумажном виде. Но это будет удобно только в случае, когда заказчик и аутсорсер расположены недалеко друг от друга.
Как обеспечить конфиденциальность передаваемых данных
Иногда бизнесмены считают минусом бухгалтерии на аутсорсинге то, что приходится передавать документы «на сторону».
В первичных бухгалтерских документах содержится конфиденциальная информация о бизнесе. Поэтому некоторые предприниматели опасаются переводить бухгалтерию предприятия на аутсорсинг, опасаясь утечки данных.
В типовом договоре с аутсорсинговой компанией, как правило, будет условие о неразглашении коммерческой тайны и ответственность аутсорсера за нарушения.
Но дело здесь не только в возможных штрафах. Серьёзная аутсорсинговая компания вряд ли будет рисковать своей репутацией и нарушать условия договора.
Аутсорсер специализируется на работе с информацией. Поэтому средства защиты данных от несанкционированного доступа у него, могут быть лучше, чем у большинства клиентов.
Как оперативно получать бухгалтерские справки, сверки, оборотно-сальдовые ведомости
Кроме стандартной отчётности, клиенту может потребоваться и другая бухгалтерская информация: оборотно-сальдовые ведомости, справки о доходах и т.п.
Порядок получения дополнительных сведений лучше описать в договоре: указать перечень документов, сроки, порядок отправки.
Стандартные распечатки из информационной базы обычно входят в пакет обслуживания. Аутсорсер может предоставить удалённый доступ к базе сотрудникам компании, чтобы они сами печатали отчёты в рамках своей компетенции.
Если нужен более сложный отчёт, то вопрос нужно решать по договорённости. Например, компания раньше сдавала только годовую бухгалтерскую отчётность, а теперь директор решил посмотреть баланс за квартал.
Здесь можно договориться на разовую доплату. А если директор затем решит, что квартальная отчётность нужна ему на постоянной основе — включить ее в стандартный пакет услуг в рамках аутсорсинга бухгалтерии. Стоимость обслуживания при этом может вырасти.
Что будет, если налоговики выявят нарушения
В договоре нужно перечислить обязанности аутсорсера в случае налоговой проверки. Это может быть ограниченное участие, когда аутсорсер только предоставляет необходимые документы, или полноценное сопровождение: переговоры с налоговиками, подготовка возражений, при необходимости — представительство в суде.
Обычно в договорах на бухгалтерское обслуживание прописывают, что аутсорсер компенсирует клиенту штрафы и пени, начисленные по его вине. Крупные аутсорсинговые компании, страхуют ответственность перед клиентом.
Кто из сторон договора виновен в нарушении — зависит от конкретной ситуации.
Например, если клиент своевременно предоставил все документы, а аутсорсер сдал декларацию с просрочкой, то штраф должен заплатить аутсорсер.
Другая ситуация — аутсорсер сдал декларацию вовремя, но затем при проверке выяснилось, что клиент не в полном объёме предоставил документы по выручке. В результате пришлось сдавать уточнённую декларацию, доплачивать налог, штраф и пени. В этом случае все дополнительные расходы ложатся на клиента.