Если коммерческая тайна организации была раскрыта из-за действий контрагента, есть возможность привлечь его к ответственности. Распространено мнение, что в таком случае будет просто достаточно подписать соглашение о конфиденциальности, однако это не всегда так. Без соблюдения особых требований законодательства о коммерческой тайне вы не будете защищены.
Расскажем вам, как обезопасить конфиденциальную информацию.
Отличие коммерческой тайны от конфиденциальной информации
Конфиденциальная информация включает в себя более широкий спектр данных, чем коммерческая тайна. Это важно учитывать, чтобы понимать, какая информация защищена законом по умолчанию, а для какой требуется введение режима коммерческой тайны.
Конфиденциальная информация включает в себя следующие виды данных:
- Персональные данные.
- Профессиональная тайна.
- Коммерческая тайна.
- Служебная тайна.
- Государственная тайна.
Коммерческая тайна является видом конфиденциальной информации и относится к той информации, которая помогает организации успешно развиваться, получать прибыль и занимать лидирующие позиции на рынке.
Точного определения законом, что именно относится к коммерческой тайне нет, и компании самостоятельно принимают решение о том, какие данные для них наиболее ценны. Такой информацией могут являться сведения о контрагентах, ценовая политика организации, порядок проведения переговоров, клиентские базы и многое другое.
Однако существует перечень информации, которую запрещено засекречивать:
- Сведения из учредительных документов.
- Численность и состав работников, открытые вакансии, система оплаты и условия труда (например, нельзя засекречивать локальные нормативные акты).
- Список лиц, имеющих право представлять организацию без доверенности (обычно это генеральный директор, но могут быть и другие лица).
- Сведения о компании, которые содержат информацию о нарушениях законодательства и привлечении к ответственности.
- Другие данные, если закон запрещает ограничивать доступ к ним.
Защита коммерческой тайны
Для создания режима коммерческой тайны необходимо предпринять следующие шаги:
1. Разработать и утвердить положение о коммерческой тайне
Это внутренний документ, в котором прописываются правила обращения с секретной информацией внутри компании и при взаимодействии с контрагентами. Сотрудники должны ознакомиться с положением и подписать соответствующие документы. Копия положения должна быть передана контрагентам, с которыми подписано соглашение о конфиденциальности.
В положении следует указать:
- информацию, относящуюся к коммерческой тайне;
- сотрудников, имеющих доступ к этой информации;
- способы хранения и защиты коммерческой тайны от утечек;
- правила работы с конфиденциальной информацией, включая ограничения и запреты (например, запрет на передачу паролей третьим лицам или использование коммерческой тайны в личных целях);
- процедуру передачи конфиденциальной информации третьим лицам (например, заполнение специального журнала сотрудниками, фиксирующими информацию о передаче).
Срок действия положения может быть указан или нет, в зависимости от предпочтений компании. Если срок не указан, положение будет действовать бессрочно. Если же срок определён, необходимо контролировать его соблюдение и своевременно утверждать новые положения при необходимости.
2. Установление порядка передачи конфиденциальной информации контрагентам
Вам следует заключить с контрагентом, которому вы хотите передать конфиденциальную информацию, соответствующее соглашение. Это может быть как отдельный документ, так и пункт в договоре, указывающий, что контрагент не будет раскрывать полученные данные.
Включите следующие пункты в соглашение о конфиденциальности:
Срок действия соглашения. Закон не устанавливает определённый срок, поэтому вы можете выбрать любой или не указывать вовсе, тогда он будет бессрочным.Перечень конфиденциальных сведений.
Обязательство контрагента не раскрывать эту информацию.
Ответственность за разглашение (штраф, возможно возмещение убытков в полном объёме или другой подходящий вариант);
Порядок передачи информации.
Порядок использования информации (например, указание на то, что данные могут использоваться только для исполнения договора, и контрагент не имеет права использовать их для собственной выгоды);
Правила, которые контрагенту необходимо соблюдать для защиты полученной конфиденциальной информации. Укажите, что он должен ввести режим коммерческой тайны в своей организации;
3. Наносить гриф «Коммерческая тайна» на материальные носители
Данное требование предписано законом. Гриф должен содержать полное название компании, её местонахождение и фразу «Коммерческая тайна». Мы перечислили обязательные сведения, но можно добавить и дополнительные. Например, срок действия режима коммерческой тайны (статья 10 закона о коммерческой тайне).
Можно разработать специальный штамп или включать этот гриф в реквизиты документов.
Больше интересных новостей на нашем сайте