Давайте поговорим о макросах в гугл таблицах.
Макросы - это очень удобное средство, чтобы автоматизировать постоянно выполняемые команды.
Многие не используют макросы, т.к. думают что их создание и настройка очень трудоемкий процесс. Но, если научится это делать, все оказывается гораздо проще, чем кажется.
В этом уроке мы создадим свой первый макрос. Как обычно шаг за шагом мы разберем все этапы создания макроса.
Для примера возьмем следующую задачу:
У нас есть поля (таблица), в которую вводятся данные и есть сводная таблица, в которую эти данные сохраняются. В моем примере эти два блока размещены на одном листе, хотя на практике это обычно разнесено на разные листы, но разницы в настройке макроса это не вызывает.
В зеленые ячейки мы вводим ФИО, допустим, клиента. В ячейку B6 (Дата) автоматически подставляется сегодняшняя дата (используется функция "=СЕГОДНЯ()")
Нижи (как в моем примере) или на другом листе содержится база данных, в которую нужно с использованием макроса перенести введенные данные.
Прежде, чем начать записывать макрос, давайте поймем что делает компьютер в процессе записи макроса.
А делает он не так уж, на первый взгляд, и много - он просто переводит все ваши действия в машинный код (мини-программу), которую принято называть "Скрипт".
В своей практике я часто вижу, что после того, как человек нажал кнопку Запись, он начинает судорожно что-то делать и куда-то торопиться. Это совершенно не верно. Компьютеру не важно с какой скоростью вы выполняете команды. Помните, что он записывает только последовательность действий, а не скорость с которой вы эти действия производите. Не торопитесь. Делайте всё обдумано.
Итак, для записи макроса (макрокоманды, можно так ещё сказать) нужно запустить из меню команду:
"Расширения" -"Макросы" - "Записать макрос"
После того, как запись будет запущена на экране появится специальное окно
Теперь мы можем выполнять команды, а гугл таблицы будет сохранять последовательность наших действий.
Первое, что нужно сделать, это вставить пустую строку между заголовком таблицы первой строкой с данными.
Вы спросите, почему я так делаю? А это, на самом деле, самый простой способ добавления данных в таблицу. Посудите сами. Чтобы добавить в конец таблицы, нам нужно этот самый конец таблицы найти, а это нужно уметь, а пока на моем канале такой урок не вышел, он выйдет немного позже.
Итак, что нужно делать. Выделим 9-ю строку и нажав правую клавишу мыши, выбираем из выпадающего меню команду "Вставить строку выше". Данное действие будет автоматически преобразовано в скрипт, который будет добавлен в наш макрос
После выполнения этой команды над 9-ой строкой будет вставлена новая (пустая) строка
Теперь необходимо скопировать все нужные данные в эту строку
Выделяем ячейку с датой, нажимаем правую клавишу мыши и в выпадающем меню выбираем пункт "Копировать" (Можно использовать комбинацию клавиш Ctrl+C)
Действие с копированием тоже автоматически добавится в макрос
Помещаем курсор в ту ячейку, куда нам нужно вставить данные. В нашем случае это ячейка A9 и ВАЖНО!!!! Мы скопировали данные в память, а на самом деле в этой ячейке не дата 15.05.2024, а формула, которая выводит сегодняшнюю дату =СЕГОДНЯ(), поэтому просто так вставить нельзя. Вставится формула, которая нам будет ежедневно обновлять дату, а нам это совершенно никчему. Нам нужно вставить именно данные (именно конкретное число), поэтому воспользуемся командой Специальная вставка.
Выделяем нужную ячейку (А9), щелкаем правой клавишей и в выпадающем меню выбираем пункт: "Специальная вставка" - "Только значения"
У нас вставится дата, и команда тат-же будет записана в наш макрос
Теперь по аналогии мы можем вставить фамилию, имя и отчество. Стоит обратить внимание, что в этом случае тоже лучше использовать команду "Специальная вставка". Фамилия, Имя и Отчество у нас имеют форматирование: цвет ячейки и т.д.) и если мы воспользуемся командой обычной вставки - "Вставить" (Ctrl+V), то всё форматирование тоже вставится в новые ячейки, что может негативно сказаться на общей гармонии нашей таблицы. В любом случае решать вам, но я не люблю, когда слишком пестро... ;)
Итак. Копируем данные. Ставим курсор на "Сидоров", нажимаем Ctrl+C, выделяем ячейку В9 и используем специальную вставку. Таким же образом поступаем с "Николай" и "Петрович", вот, что должно получиться:
Теперь, нам нужно подготовить нашу таблицу с исходными данными к следующему вводу, а именно очистить зеленые ячейки.
Выделим зеленые ячейки и удалим данные, клавишей Del.
Сейчас, когда все нужные команды нашего макроса выполнены, нам необходимо сохранить наш макрос. Щелкните по клавише сохранить на панели управления записью макроса:
После нажатия на клавишу сохранить, на экране появляется диалоговое окно, в котором можно ввести дополнительные параметры макроса
Придумайте название макроса. Лучше на английском языке, но так, чтобы вы могли догадаться что это за макрос и что он делает. Я назову наш макрос "new".
Можно придумать комбинацию клавиш для того, чтобы можно было быстро запустить макрос.
В моем случае для быстрого запуска моего макроса (для сохранения нового клиента) достаточно будет нажать комбинацию клавиш Ctrl+Alt+Shift+4
После того, как дополнительные параметры заданы, нужно нажать кнопку "Сохранить"
Теперь можно приступить к тестированию макроса.
Важное лирическое отступление
При первом запуске макроса, как и любого иного скрипта может ничего хорошего не получиться - может сработать система безопасности и скрипт будет заблокирован. Ничего страшного в этом нет. Нужно разрешить выполнение скрипта
Как я уже писал выше наш макрос можно запустить с помощью комбинации клавиш Ctrl+Alt+Shift+4, но можно использовать и другие способы.
Любой макрос можно запустить из меню. Например наш макрос можно запустить так: "Расширения" - "Макросы" - "new"
Но есть и другие способы. Например, можно разместить фигуру и назначить ей выполнение макроса при нажатии.
При использовании меню "Вставка" - "Рисунок"
Мы попадаем в редактор создания рисунков. Где можно нарисовать симпатичную кнопочку
Если Вам интересно узнать, как рисовать в этом редакторе, пише в комментариях, я обязательно сделаю урок по этой теме
После того, как нарисовали нужную фигуру, нажимаем "Сохранить и закрыть". Редактор закрывается и рисунок появляется на листе. Его можно перемещать и изменять размер. Располагаем рисунок в нужном нам месте, как на образце:
Если щелкнуть по рисунку, то поверх изображения появляются три точечки - это поле, при нажатии на которое, выводится специальное меню, позволяющее, в том числе, назначить макрос (скрипт) для рисунка
Давайте назначим скрипт для нашего рисунка
В появившемся диалоговом окне нужно ввести название нашего скрипта и нажать "Ок"
После этого при нажатии на картинку будет автоматически запускаться скрипт.
Обратите внимание, что для того чтобы выделить кнопку снова (например для изменения кнопки или для переназначения скрипта) ее нужно выделять совместно с зажатой клавишей Ctrl, иначе вместо того, чтобы выделить кнопку, вы будете запускать выполнение скрипта.
Важное дополнение! Иногда такой способ не срабатывает. Т.е. при запуске скрипта через кнопку будет выходить сообщение, типа "Скрипт не обнаружен". Это может быть связано с тем, что при сохранении макроса в скрипт гугл таблицы автоматически изменяют название макроса. В частности макрос с именем "new" может быть записан, как скрипт "new1".
Как просмотреть код и узнать как сохранен макрос?
Очень просто. Нужно открыть все скрипты, которые присоединены к таблице и найти свой скрипт.
Это можно сделать командой из меню: "Расширения" - "Apps Script"
В появившемся окне найдите свой скрипт. Его найти легко, т.к. его название будет похоже на то, которое Вы ему присваивали
Посмотрите, как модифицировано название (если это всё-же произошло). В моем случае скрипт обозвали "new1'. Соответственно при назначении скрипта кнопке, я должен указывать именно "new1", а не "new".
Как удалить скрипт?
Допустим, ваш скрипт не верно работает, или просто перестал вам нравиться.
Запустите команду меню "Расширения" - "Макросы" - "Настроить макросы"
В появившемся диалоговом окне вы можете поменять название макроса, присвоенную ему комбинацию горячих клавиш, а при нажатии на три точки раскроется дополнительное меню, которое позволит удалить макрос либо изменить его.
Что значит изменить? - Это означает, что откроется редактор скрипта. И если Вы умеете немного программировать на встроенном языке, то можете поправить код. Кстати здесь Вы так-же можете увидеть как называется ваш скрипт именно в компьютере.
Вот в принципе мы и разобрали основы создания макросов в гугл таблицах. Я искренне надеюсь, что мой урок оказался полезен и понятен. Пишите пожалуйста комментарии, ставьте лайки и подписывайтесь на канал.
Все текстовые уроки вы можете почитать перейдя в содержание уроков по ссылке:
Если Вам не нравится Дзен, то можете почитать мои уроки на Boosty. Для вас бесплатный тестовый период действует по ссылке