Иногда компаниям нужно не просто отправить какой-то документ по почте, но и убедиться, что письмо вручили лично получателю под подпись. Обычно для таких целей используют заказные письма — они имеют трек-номер и вручаются в руки адресата или его представителя по доверенности. Если получатель не может или не хочет забирать письмо, то ставится отметка о невручении и дата, от которой потом считаются разные процессуальные сроки.
Заказные письма ещё используются, чтобы была возможность доказать когда, кому и какие документы были отправлены. Например, для обмена документами с нерадивыми контрагентами или сотрудниками, государственными организациями и судами, Роспатентом и приставами.
Но не всё так просто. Для отправки такого письма, нужно распечатать документы, сходить в отделение почты, отстоять там очередь, заполнить опись, купить конверт с маркой, надрессировать голубя и отправить письмо. Далеко не всегда есть возможность сходить на почту и провернуть все эти операции. Особенно если управляешь компанией из-за рубежа или календарь внезапно показал, что сегодня последний день для отправки.
Чтобы упростить процесс отправки заказных писем, Почта России оцифровала свои сервисы и создала платформу, которая позволяет отправить заказное письмо не выходя из дома или офиса. Такие письма будут иметь юридическую значимость, а значит будут приниматься судами и госорганами наравне с традиционными бумажными письмами.
Как работает сервис электронных заказных писем?
Мы уже рассказывали об этом сервисе в Телеграм-канале Кнопки. Здесь же дадим полную инструкцию со скриншотами к каждому этапу.
Как отправить электронное заказное письмо:
1. Войдите в личный кабинет через Госуслуги по логину/паролю или с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
2. Нажмите на кнопку «Новое письмо» → выберите тип письма (заказное или простое) → укажите название/ИНН/ОГРН компании.
Юридический адрес заполнится автоматически, но если нужно отправить на другой – укажите вручную.
3. Прикрепите письмо и документы, если нужно. Поддерживаемые форматы PDF, docх, xlsx, jpeg, png, весом до 1 МБ.
Если готового файла нет, можно написать письмо отдельно, для этого есть стандартный шаблон.
4. Нажмите «Оплатить и отправить».
5. После отправки письму присваивается трек-номер, по которому можно отследить его передвижение. Также можно посмотреть отчёт о доставке.
Важно: вы можете скачать письмо со штампом электронной подписи. Такое письмо можно использовать в качестве доказательства даты и факта отправки письма в суде, госорганах и для контрагентов.
Кстати эту опись можно потом загрузить в сервис Госуслуг для проверки подлинности электронной подписи документа.
После отправки письма вы сможете дать к нему электронный доступ любому пользователю с подтверждённой учёткой на Госуслугах. Сделать это можно двумя способами:
- Направить трек-номер и код доступа пользователю. Тогда он сможет просмотреть письмо по адресу: https://zakaznoe.pochta.ru/access
- Скопировать ссылку, которая сформируется в личном кабинете и направить её пользователю.
Также вы можете скачать чек об оплате прямо из личного кабинета и принять расходы к учёту или оформить авансовый отчёт.
Сложности и ошибки
1. У пользователей макбуков могут возникнуть сложности при входе через ЭЦП.
Некоторые наши клиенты говорили, что у них не работает КриптоПро с самой свежей macos, но по нашему опыту сложности возникают одинаковые на Sonoma и Monterey. Чтобы работать с ЭЦП, установите необходимые сертификаты и компоненты из Контур Диагностики и проверьте свой компьютер.
Если токен с ЭЦП воткнут в компьютер, но сервис Госуслуг не видит его, может помочь замена конфигурационного файла на компьютере. Нужно удалить старый ifc.cfg по адресу /Library/Internet Plug-Ins/IFCPlugin.plugin/Contents и вставить новый.
2. Если у контрагента нет электронный почты и не выбрана опция «электронного получения», то заказные письма и уведомления будут приходить на почтовый ящик. Сами письма распечатают в центре гибридной печати, как это делает ГИБДД, Ростелеком, Сбербанк.
3. Электронные заказные письма «Почты России» будут юридически значимыми, даже если это не прописано в договоре. Это закреплено приказом Минцифры, и есть нужная практика в судах.
4. Сервис не подойдёт для сдачи отчётности в налоговую или ФСС.
АО «Почта России» не входит в перечень операторов ЭДО, через которых можно предоставлять налоговые декларации. Кроме того, на налоговой декларации должна быть подпись налогоплательщика или его представителя по доверенности. При отсутствии подписи ИФНС может посчитать налоговую декларацию непредставленной и направить в ответ уведомление об отказе в приёме налоговой декларации.
Для чего можно использовать электронные заказные письма?
Рассмотрим несколько ситуаций, когда сервис от «Почты России» поможет вам сэкономить время и деньги. А письма при этом будут иметь юридическую значимость, то есть будут приниматься судами и госорганами наравне с традиционными бумажными письмами.
Контрагент не платит или не исполняет свои обязанности по договору.
Прежде чем подать иск в арбитражный суд, необходимо соблюсти досудебный порядок решения спора, а именно — отправить претензию. Суд потребует доказательства того, что претензия была отправлена контрагенту. Также необходимо приложить доказательство отправки иска и документов ответчику. Претензию и иск следует направлять по юридическому адресу компании или по адресу, указанному в договоре (для ИП).
Заявление или жалоба в госорган или на его действия.
По факту мошенничества: необходимо писать заявление в полицию. Если полицейские бездействуют, нужно отправить жалобу в прокуратуру.
На судебных приставов: возможны жалобы за бездействие в исполнительном производстве или за незаконные аресты. Жалобы подаются старшему судебному приставу.
На управляющую компанию: при невыполнении своих обязанностей жалобы направляются в управляющую компанию, Роспотребнадзор, Минстрой и прокуратуру.
На городскую администрацию: жалобы могут касаться затягивания сроков или отказов в выдаче разрешений. В зависимости от ситуации, жалобы направляются в соответствующие министерства, ведомства, прокуратуру и суд.
Обычно такое можно оформить либо лично под подпись (на втором экземпляре жалобы), либо заказным письмом по почте (с дублем на электронный ящик). Отметка об отправке/вручении нужна для того, чтобы отсчитать время на ответ госоргана. При пропуске срока (обычно 30 дней) можно пожаловаться в прокуратуру или суд.
Какие альтернативы
Если нет времени ходить на почту, а для электронных заказных писем нет аккаунта Госуслуг или ЭЦП, есть альтернативные варианты.
В случае с контрагентами: можно отправить претензию/иск с приложениями на электронную почту, указанную в договоре или по ЭДО (Диадок, Сбис).
В случае с госорганами: можно подать жалобу через интернет приёмную приставам, в полицию, прокуратуру или администрацию.
Электронные заказные письма помогут упростить процесс отправки юридически значимых документов. А главное вы легко получите подтверждение отправки и доставки, необходимые для последующих юридических действий.
* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
Если у вас есть юридические вопросы или нужна помощь с бухгалтерий, звоните нам 88003337826, поможем разобраться.
А за свежими новостями для предпринимателей переходите в наш Телеграм-канал ➡️ https://t.me/knopkanews. Публикуем важные новости для бизнеса и быстро отвечаем на вопросы в комментариях.