В сложных рабочих ситуациях иногда не обойтись без дорожной карты по реализации проекта (roadmap). Она поможет наметить путь его развития и сделать так, чтобы все задействованные в процессе сотрудники не отклонялись от маршрута. Что такое карта, чем она отличается от плана и как именно её составить, обсудим в статье.
Что ещё за дорожная карта?
По сути это документ, который содержит основную информацию по проекту:
Из каких этапов он состоит; Кто отвечает за реализацию проекта (вполне возможно, на разных этапах это будут разные люди); Какие цели преследует команда; В какие сроки нужно достичь этих целей; Какие временные, денежные и другие ресурсы потребуются.
Чтобы вся эта информация стала наглядной, и составляют дорожную карту проекта. Она помогает участникам команды не запутаться в своих задачах, знать, какой вклад они вносят в общее дело и с кого спрашивать, если на каком-то этапе что-то идёт не по плану.
Ещё этот инструмент сильно облегчает работу, когда в реализации проекта задействовано несколько команд. Работать они могут почти не пересекаясь, но наличие roadmap значит, что участники процесса не собьются с пути и не отступят от основной цели. По крайней мере это минимизирует такой риск, ведь сотрудникам всегда есть на что опереться.
Дорожная карта может использоваться практически в любых отраслях бизнеса: от строительства и медицины до маркетинга и IT. А ещё её можно применять для абсолютно разных задач. Вот несколько примеров:
Запуск нового продукта; Глобальное обновление приложения; Представление стратегии развития бизнеса перед инвесторами; Строительство нового жилого комплекса; Выпуск книги в издательстве; Открытие стартапа; Проведение мероприятия для клиентов; Развитие навыков сотрудников и т.д.
В общем, дорожная карта может быть полезна для развития любого проекта, в котором есть необходимость расписать пошаговый план действий, чтобы ничего не упустить и дойти до цели в установленные сроки.
А разве недостаточно просто плана работ?
“Так зачем нужна какая-то карта, если всем известно слово “план”. Есть ли какое-то отличие?”, — можете спросить вы. А я скажу, что отличие есть.
План — более конкретная вещь. В нём досконально прописывается, какие именно шаги мы выполняем для достижения цели. Чтобы составить подробный план, нужно углубиться в развитие проекта, разбить большие задачи на более мелкие, а потом распределить их по исполнителям. Дорожная карта — стратегическая единица и помогает обрисовать цели и пути их достижения крупными мазками.
Как пример, в roadmap можно просто указать этап — “Создание прототипа посадочной страницы”. В плане работ такое уже не пройдёт и придётся расписать, какие конкретные задачи нужно сделать, чтобы появился прототип. Например, проанализировать целевую аудиторию, продумать структуру, написать тексты, проработать интерфейсы, разработать макет.
Но это не значит, что план и карта совсем не похожи: общие моменты у них тоже есть. Например, они оба рисуют путь, который нужно пройти для достижения цели. А ещё, и то, и другое в процессе можно корректировать. Ведь не всегда планирование происходит в идеальных неизменных условиях.
Зачем нужна дорожная карта?
Чтобы:
составить план проекта. Как я уже сказал, план — это более мелкая единица, а значит он должен основываться на данных из roadmap. Когда понятна цель и сроки, конкретные работы для её достижения прописать уже легче. визуализировать всё, что находится в голове. Очень часто основную информацию по развитию проекта стоит представить в письменном виде. Так точно ничего не потеряется и не забудется, а все, кто участвуют в проекте, будут видеть основные цели и этапы. То есть процессы станут прозрачнее. контролировать сроки. Одно из правил постановки целей — это обозначение конкретных сроков её реализации. В дорожной карте сроки по каждому этапу чётко прописаны, а значит всегда будут перед глазами. При этом видно, на какой стадии развития проект находится сейчас. А эта информация может быть важна для инвесторов, высшего руководства или клиентов. исключить сверхконтроль. В roadmap прописано, на какой стадии сейчас идёт работа, что будет дальше и кто отвечает за реализацию каждого этапа. Если не конкретный человек, то хотя бы отдел. Так при возникновении вопросов руководителю не нужно будет отвлекать от работы всех, кто задействован в проекте. Достаточно будет прийти к руководителю конкретного отдела. Да и в принципе вопросов возникать будет меньше, так как основная информация есть в открытом доступе. предусмотреть риски. При разработке карты желательно продумать ещё и возможные риски, которые могут затянуть реализацию проекта. В этом случае даже если негативные прогнозы сбудутся, эти события не так сильно отразятся на его развитии.
Кому составлять дорожную карту не нужно?
Есть ли такие, кому не нужна дорожная карта развития проекта? Или это универсальное средство для планирования? Инструментов, которые подходят всем и каждому практически не бывает, значит и карты нужны не всем. Например, они вряд ли необходимы когда:
Организация слишком маленькая. Если в компании всего 5-7 человек, скорее всего, такое серьёзное планирование не нужно. Тем более если они выполняют простые проекты без большого числа этапов и сложных зависимостей между ними. Сфера слишком подвержена частым изменениям. Если ситуация постоянно меняется, иногда нельзя спланировать ничего на ближайшую неделю, не то что на месяц или год. Плюс, погружение в планирование может замедлять реакцию на изменения, а значит, плохо скажется на эффективности. Проекты стандартизированные. Если компания и её сотрудники выполняют только стандартные задачи и все шаги в них уже давно отработаны, значит необходимости в планировании нет. Проводится эксперимент или исследование. Эти процессы могут быстро менять направление и часто их сложно разбить на конкретные шаги. Так что roadmap в этом случае может только ограничивать исследователей.
Как составить дорожную карту проекта?
Для формирования roadmap:
Определитесь с основной целью
Выполнение этой цели должно означать, что либо весь проект, либо какой-то из его важных этапов полностью завершён. Чтобы правильно обозначить цель было легче, можно использовать методику SMART, которая говорит, что цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной по времени.
Также можно использовать подход технологии Scrum, тогда целью может быть создание MVP (minimal viable product). Это версия конечного продукта, на которую команда потратит как можно меньше времени, но при этом сможет получить как можно больше обратной связи от клиентов или партнёров. Какую методику вы бы ни выбрали, в любом случае лучше всего заранее определить критерии, по которым вы поймёте, что цель завершена.
Продумайте этапы для достижения цели
Теперь когда вы определились с целью, постарайтесь подумать, какие задачи нужно решить для её реализации. Не мельчите, обозначьте только самые крупные этапы.
Определите зависимости
Расставьте этапы, которые вы выделили, в нужном порядке и определите зависимости между ними. Может быть, к реализации какого-то этапа нельзя приступать, пока не будет выполнен предыдущий. А какие-то задачи можно делать параллельно, так как они особо не пересекаются.
Продумайте ресурсы и определите сроки
Решите сколько времени и какие ресурсы (человеческие, финансовые) понадобятся на реализацию проекта. Постарайтесь посмотреть на задачи реалистично и не ставить слишком близкие дедлайны. Лучше заложить чуть больше времени, но в итоге сдать проект раньше, чем постоянно сдвигать сроки.
Определите ответственных
Это поможет установить ясные роли и обязанности, а ещё обеспечить прозрачность в распределении работы.
Выберите инструмент для визуализации и составьте карту
Конечно, карта может быть сделана и в текстовом формате, но так информация будет не такой наглядной. Поэтому чаще всего для визуализации используют специальные сервисы, программы с таблицами вроде Excel или планировщики задач, у которых встроена функция создания roadmap.
Дальше я расскажу про несколько сервисов, а вы сможете выбрать тот, что подходит именно вам. В любом случае самый популярный формат визуализации дорожных карт — это диаграмма Ганта. Она помогает отобразить хронологию работ во времени и пересечения между ними.
Представьте roadmap команде и другим заинтересованным сторонам
Поделитесь дорожной картой с участниками команды, инвесторами или другими важными для развития проекта людьми. Расскажите им о целях, этапах, распределении задач и метриках успеха. Дальше остаётся только приступать к реализации проекта и при необходимости обновлять roadmap.
Некоторые думают, что после составления и согласования карты её больше нельзя менять. Но это не так: у всех ответственных должен быть доступ к редактированию, и если сроки или ресурсы меняются, в карту стоит внести правки. Это увидят другие участники команды и подкорректируют свои планы. Такой подход облегчает коммуникацию между разными отделами.
Сервисы, которые помогут составить дорожную карту
Все сервисы, где есть возможность разработать дорожную карту, можно разделить на несколько категорий:
Таблицы
Самый простой вариант — сделать roadmap в формате таблицы. Но так как её должны видеть все участники команды, значит нужен сервис с возможностью совместного доступа. А значит стандартный Excel здесь не подойдёт.
Лучше использовать аналог таблиц от Google. Там есть готовый шаблон диаграммы Ганта, поэтому прописывать всё вручную не придётся. Плюс, сервис бесплатный, что всегда приятно.
Но у таких карт есть и минусы. Основной — это просто не так красиво, наглядно и эффектно. Особенно всё это важно, если вы планируете показывать карту инвесторам.
Презентации
В целом сервисы вроде PowerPoint или Google Презентаций дают те же возможности, что и таблицы. Но тут доступно чуть больше форматов визуализации. Так что если вы планируете показывать roadmap инвесторам или клиентам, это может быть актуально.
Однако если вы не умеете составлять красивые наглядные презентации, то могут возникнуть сложности. Но при желании смыслы всегда можно прописать самому, а уже итоговое оформление поручить дизайнеру презентаций.
Планировщики задач
Популярные:
Jira. Известный таск-менеджер, которым пользуются многие команды. Если вы одна из них, возможно, стоит попробовать и дорожную карту визуализировать в том же сервисе. Тогда она будет автоматически обновляться по мере выполнения командами задач. Notion. В целом многофункциональный сервис. Есть в нём и шаблон для создания roadmap. Если вы давно пользуетесь Notion, разобраться, как составить карту будет нетрудно.
Сделан шаблон на основе классической диаграммы Ганта, но в более усовершенствованном формате. Например, большой плюс, что в Notion можно легко показать зависимости между этапами.
Специальные сервисы
Плохая новость в том, что почти все специализированные сервисы иностранные. Что это значит для российского пользователя? У многих из них нет бесплатной версии, а оплатить доступ можно только с карты иностранного банка. То есть если у вас её нет, это добавляет определённых проблем. Но если вы счастливчик, который уже давно решил все подобные вопросы, я всё-таки расскажу о нескольких сервисах.
Product Plan. Здесь есть всё необходимое: возможность совместного доступа, простой интерфейс, много готовых шаблонов для визуализации, интеграции с Trello, Slack и Jira. Единственный минус — бесплатной версии нет (есть только пробный период 14 дней), а базовый тариф стоит 49$. А значит такой вариант скорее подойдёт для тех, кто регулярно занимается планированием проектов. GanttPRO. Как понятно из названия, сервис специализируется на создании диаграмм Ганта. В нём есть много разных шаблонов для любых отраслей. Плюс, здесь можно составлять не только дорожные карты, но и более детальные планы с конкретными задачами, ответственными и дедлайнами. Сервис даёт возможность управлять ресурсами, следить за прогрессом в реальном времени, прикреплять файлы и оставлять комментарии к этапам или задачам. Самый недорогой тариф стоит 7,99$ в месяц.
Кстати, у этого сервиса есть бесплатные шаблоны для Excel и Google Таблиц. Их можно скачать и отредактировать под свои нужды. Выглядит пример шаблона так:
Другие площадки
В отдельную категорию я хочу вынести сервис Miro. По сути это онлайн-доска для совместной работы команд, но у сервиса есть много шаблонов для визуализации. Например, там удобно составлять mind map, путь клиента (CJM), workflow и другие полезные инструменты планирования. Конечно, там есть и шаблоны для roadmap. Вот пример одного из таких шаблонов:
А вот другой вариант в виде таймлайна с точками, которые показывают основные этапы проекта.
У Miro есть платная и бесплатная версии. Важные отличия: в бесплатной версии можно создать только три доски (чтобы не превышать лимит, ненужные можно удалять), а ещё ваши доски смогут увидеть все посетители сервиса. Конечно, в платных тарифах есть и другие фишки, но в большинстве случаев для командной работы хватает и бесплатного функционала.
Советы для создания эффективной дорожной карты
Старайтесь работать вместе с командой. Если руководитель сам всё расписал, а потом просто пришёл к команде и сказал: “Делаем так”, — у сотрудников может возникнуть много вопросов. Кто-то возразит, что по одному из этапов вы не уложитесь в дедлайн, а кто-то скажет, что на реализацию основной цели озвученного бюджета не хватит. Хорошо если руководитель готов воспринимать такие возражения. Но если нет, комфортной работы в проекте, скорее всего, не получится. Roadmap — это инструмент, который должен облегчать коммуникацию в команде, а значит для авторитарного стиля руководства он, скорее, не подойдёт. Не углубляйтесь в детали. Как я уже говорил, дорожная карта проекта — это не то же самое, что план. Не погружайтесь в задачи и подзадачи. Если вы руководитель, детальные планы для каждого этапа не обязательно составлять вам, этим могут заняться ответственные сотрудники. Не бойтесь вносить изменения. Roadmap — это не какой-то договор, который один раз подписывают все стороны, а потом только выполняют все его положения. Это гибкий инструмент, который может подстраиваться под обстоятельства. К примеру, ответственный сотрудник взял больничный на неделю. Не проблема — дедлайн по его этапу можно передвинуть. А ещё лучше заранее заложить в проект все подобные риски и установить дедлайны с запасом. Устанавливайте прозрачные метрики успеха. Для каждого этапа проекта нужно продумать показатели, которые будут значить, что он успешно завершён. И чем конкретнее они будут, тем лучше. Это поможет оценить прогресс, выявить проблемы и вовремя скорректировать стратегию, если что-то пошло не так. Учитывайте изменения внешней среды. В процессе работы над реализацией проекта внешняя ситуация может меняться. Например, может ужесточиться или, наоборот, либерилизоваться законодательство в вашей сфере. Или ожидания и требования клиентов могут поменяться из-за появления на рынке какого-то нового игрока. Убедитесь, что ваша дорожная карта может быть гибкой и адаптироваться к таким изменениям. Конечно, всё заранее не предугадаешь, но к очевидным рискам лучше подготовиться.
Итого
Дорожная карта — это полезный инструмент для планирования самых разных проектов, но подходит он не всем. От плана карта отличается тем, что в ней не углубляются в детали. Это поверхностный взгляд на ситуацию с основными этапами проекта. Конечно, roadmap может существовать и в текстовом варианте, но лучше визуализировать информацию. Это можно сделать и с помощью специальных инструментов, и в Google таблицах, и в том же Notion. Дорожная карта помогает контролировать соблюдение сроков, предусмотреть возможные риски и улучшить коммуникацию в команде. Для каждого этапа важно обозначить чёткие критерии результата. Это поможет реально оценить прогресс в достижении основной цели.