Журнал учета путевых листов вести не обязательно, требование о его заполнение в законе отменили. Но организации и ИП для удобства учета путевых листов продолжают вести бланки. В статье мы рассказали, как и для чего заполнять журнал регистрации и опубликовали образцы заполнения формы. Образцы путевых листов с учетом изменений смотрите в статье: Путевой лист: готовые образцы в эксель.
Зачем нужен журнал учета путевых листов, кто ведет и обязателен ли он
Журнал учета путевых листов в 2024 году не является обязательным документом. Однако организации и индивидуальные предприниматели могут продолжать его вести добровольно с целью контроля за выдачей путевых листов водителям и временем их выдачи.
Таким образом, журнал ведут добровольно организации и ИП, которые выдают путевые листы. Журнал служит учетным документом, по которому легко проверить, какие листы выданы.
Форма журнала
Журнал учета путевых листов можно вести по унифицированной форме № 8 или разработать собственный бланк. Если организация или индивидуальный предприниматель решают вести журнал, это должно быть прописано в их учетной политике, которая должна быть утверждена.
При необходимости внесения изменений в учетную политику организации должен быть составлен соответствующий приказ. Вид ведения журнала, будь то на бумаге или в электронном виде, определяется самой организацией или индивидуальным предпринимателем.
В случае обнаружения ошибки в журнале учета путевых листов, ее необходимо исправить в соответствии с общими правилами, установленными статьей 9 Закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ:
- неправильную запись следует зачеркнуть одной чертой, при этом исправленная запись должна быть читаемой;
- рядом с исправленной записью сделать отметку "Исправлено" и указать правильную информацию;
- указать дату внесения корректировки;
- сотрудник, ответственный за ведение журнала, должен заверить исправление своей подписью.
Бланк и образец журнала
Ниже вы можете скачать бесплатно бланк и образец заполнения журнала учета путевых листов.
Журнал учета путевых листов: форма 2024 года >>>Скачать форму бесплатно
Журнал учета путевых листов: образец 2024 года >>>Скачать образец
Как заполнять реквизиты
Бланк документа состоит из двух листов. Заполненный журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, указывается наименование журнала с указанием года (или месяца) заполнения.
В верхней части обложки заполняющий указывает полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, который сразу вписан в бланк), и код по ОКПО.
На втором листе журнала находится таблица с следующими столбцами:
- Номер путевого листа с сквозной нумерацией.
- Дата выдачи путевого листа.
- Информация о водителе: ФИО прописью, а также табельный номер (если имеется).
- Гаражный (не номерной) номер машины.
- Подпись водителя, подтверждающая получение путевого листа.
- Подпись диспетчера, принявшего путевой лист с отметками и другими документами о поездке, указанными в примечании.
- Подпись бухгалтера, которая ставится после поступления путевого листа в бухгалтерию.
- Примечание, предназначенное для важных данных о выдаче или приеме путевых листов, таких как пометки на документах, исправления и физические свойства бумаги.
Второй лист журнала может содержать произвольное количество записей. Важно, чтобы все внесенные путевые листы имели актуальную дату выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные данные.
Согласно действующим нормам, журнал выдачи путевых листов должен храниться не менее 5 лет.
Важно помнить, что в журнале должна фиксироваться информация о всех выданных путевых листах. Непрошедшие регистрацию путевые листы не подлежат принятию бухгалтерией.
Исправления
Записи в журнале исправляются в соответствии с общими правилами документооборота. Для корректировки неточностей следует выполнить следующие шаги:
- Зачеркнуть ошибочную запись одной чертой так, чтобы ошибка оставалась читаемой.
- Рядом с зачеркнутой записью сделать отметку "Исправлено" и внести правильную запись.
- Указать дату исправления.
- Поставить подпись ответственного лица.
- Привести расшифровку подписи.