В 2024 году электронные путевые листы становятся все более популярным инструментом учета и контроля водителей. Узнайте, как правильно их оформить и как они функционируют. Образцы бумажных путевых листов с учетом изменений смотрите в статье: Путевой лист: готовые образцы в эксель
Что такое электронный путевой лист
Электронный путевой лист представляет собой документ, который предприниматель использует для мониторинга деятельности водителя и состояния транспортного средства. Это такой же путевой лист, как на бумаге, только в электронном виде. Электронная и бумажная версии равнозначны.
В нем содержится информация о маршруте, техническом состоянии машины, результаты медосмотра водителя и другие необходимые данные.
Путевые листы играют ключевую роль в обосновании необходимости аренды или лизинга транспортных средств. Кроме того, через электронные путевые листы компании подтверждают расходы, связанные с эксплуатацией транспорта, включая зарплату водителя, надбавки за разъездной характер работы, затраты на топливо, запчасти, парковку и компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Путевые листы составляют как индивидуальные предприниматели, так и организации всех форм собственности, использующие транспорт в рамках своей деятельности или для личных нужд.
Эксперты Системы Главбух обновили все путевые листы с учетом нового приказа Минтранса, добавили новые реквизиты. Обращаем внимание, что в Системе Главбух все документы поддерживаются в актуальном состоянии, а значит, скачивая их, вы можете быть уверены, что получите действующие бланки и образцы. Кроме того, посмотреть редакцию документа вы можете на любую дату. Перейдите в раздел "Формы" Системы Главбух" и скачайте актуальные бланки и образцы путевых листов по вашей ситуации:
Путевые листы: образцы в 2024 году на все случаи
Обязателен ли электронный путевой лист
В 2024 году организация и ИП сами выбирают, по какой форме вести путевой лист — на бумаге или в электронном виде. Таким образом, в 2024 году электронный путевой лист не является обязательным документом.
Как перейти и как это работает
Организации и индивидуальные предприниматели могут перейти на использование электронных путевых листов по собственному усмотрению согласно пункту 9 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. Этот переход требует внесения соответствующих изменений в учетную политику, которые могут быть оформлены через приказ.
Для начала использования электронных путевых листов, необходимо выбрать оператора электронного документооборота (ЭДО) и заключить с ним соответствующий договор. Оператор должен быть включен в реестр операторов информационных систем электронных перевозочных документов, который доступен на официальном сайте Минтранса.
Однако, для согласования электронного путевого листа с контрагентами не требуется заключение отдельных соглашений. Формат электронного путевого листа соответствует стандартам, утвержденным приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, и пока не требует дополнительной утвержденной формы.
При переходе на электронные путевые листы, необходимо получить электронные подписи для всех работников, чьи подписи необходимы для оформления путевого листа. Это включает в себя водителя, медработника и ответственного сотрудника, утвержденного руководителем.
Важно отметить, что водитель должен предоставить электронный путевой лист грузоотправителю для сверки при перевозке грузов, согласно пункту 15 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. Это можно сделать путем отправки файла обмена путевыми листами через оператора ЭДО, подписанного усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью.
Схема работы выглядит так
Первичный транспортный документ создается владельцем транспортного средства или арендодателем. Доступ к этому документу имеют следующие лица:
- Водитель: Ему поручено управление транспортным средством для предъявления сотрудникам ГИБДД и получателям груза. Для предъявления электронной путевой накладной ему необходим смартфон или планшет.
- Грузополучатель: Через оператора электронного документооборота грузополучатель получает xml-файл, в котором делает свои отметки. После приемки груза электронная путевая накладная подписывается и возвращается грузоотправителю.
Особенности
- Путевой лист может быть оформлен на один рейс, если его продолжительность превышает время работы одного водителя, либо на несколько рейсов, если они осуществляются в течение одного рабочего дня.
- Нельзя оформлять путевой лист в электронном формате, если на одном транспортном средстве работают несколько водителей поочередно, и для каждого из них требуется отдельный путевой лист.
- При создании электронного путевого листа разрешается вносить изменения в указанные сведения.
Закон о путевых листах в электронном виде
Вступил в силу новый порядок оформления путевых листов, теперь их разрешили создавать в электронном виде. Бланк документа компании могут разработать самостоятельно, а электронный формат утвердила ФНС приказом от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@.
В соответствии с новым законодательством:
- Указание номера и названия бланка в путевом листе стало необязательным, за исключением случаев, когда лист используется для подтверждения расходов.
- Вместо информации о собственнике транспортного средства теперь следует указывать данные индивидуального предпринимателя или организации, составивших путевой лист.
- Подписи сотрудников, проводивших медицинский осмотр водителя, должны быть совершены усиленной квалифицированной электронной подписью. Ответственные за техосмотр транспорта могут использовать как усиленную квалифицированную, так и неквалифицированную подпись.
- Вести журнал для учета путевых листов больше не требуется. Однако старые журналы необходимо сохранять в архиве компании в течение пяти лет в соответствии с законодательством.
Какую форму использовать
Формат электронного путевого листа был утвержден ФНС приказом от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Этот формат включает четыре обязательных файла обмена, содержащих информацию о маршруте, транспортном средстве, водителе, а также о предрейсовом медосмотре и показаниях одометра. Дополнительно, в электронном путевом листе могут присутствовать два файла обмена с информацией о предрейсовом техническом контроле и послесменном медосмотре.
Согласно приказу Минтранса от 28.09.2022 № 390, компании могут разработать собственный формат путевого листа, но необходимо учесть обновленный перечень обязательных реквизитов. Например, не требуется указывать порядковый номер и наименование путевого листа, однако обязательно нужно указывать данные о компании или индивидуальном предпринимателе, составившем путевой лист. Документ должен быть оформлен собственником или владельцем автомобиля. Кроме того, конкретизирован состав сведений о перевозке и видах сообщения, что позволяет учитывать специфику бизнеса при заполнении путевого листа.
Как оформлять: шесть обязательных блоков (титулов)
Решив перейти на электронные путевые листы, необходимо соблюдать формат ФНС, утвержденный приказом от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, действующий с 11 марта.
Электронный путевой лист состоит из шести блоков (титулов), каждый из которых должны заверять уполномоченные сотрудники электронной подписью, полученной через приложение Госключ. Перед отправкой автомобиля в рейс вносятся сведения о перевозке, медосмотры, техосмотр и показания одометра. После завершения ввода данных файл отправляется через оператора ЭПД в ГИС ЭПД. При наличии расхождений в данных производится их коррекция. Если файл прошел проверку успешно, система высылает QR-код. Благодаря ему водитель может предъявить путевой лист в любой момент, независимо от наличия интернета. Для формирования титулов электронного путевого листа доступ в интернет не требуется. Но он необходим для отправки титулов оператору ЭПД. В местностях без интернета придется оформлять путевые листы на бумаге.
Данные о путевом листе и QR-код сохраняются в мобильном приложении пользователя. При нестабильном интернете можно показать QR-код, содержащий все данные путевого листа, даже представив его в виде динамического QR-кода на экране смартфона или распечатанного кода из четырех картинок. Кроме того, можно предоставить печатную форму электронного документа с указанным в ней уникальным идентификатором ГИС ЭПД.
По окончании рейса необходимо внести показания одометра и данные медосмотра на каждого водителя. Если рейс продолжается несколько дней с сменой водителей, оформляется новый путевой лист с фиксацией данных одометра и ссылкой на первичный документ.
Электронное заполнение путевого листа осуществляется до выпуска автомобиля на линию. В случае, если на одном автомобиле работает несколько водителей, можно оформить несколько путевых листов.
Титул 1: Перевозчик или диспетчер заполняют информацию об обстоятельствах и особенностях рейса. В этом титуле указываются данные о рейсе, водителе, транспортном средстве, виде перевозки и сообщении, а также срок действия ЭПЛ и данные оформителя.
Титул 2: Медработник, проводивший предрейсовый медицинский осмотр водителя, заполняет результаты осмотра, включая дату, время и его результаты. В качестве результатов медицинского осмотра водителя в ЭПЛ могут быть указаны следующие отметки:
- "прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен": если водитель здоров и не имеет признаков алкогольного или наркотического опьянения;
- "прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей не допущен": если врач обнаружил признаки заболевания, алкогольного или наркотического опьянения.
Титулы 3, 4 и 5: Механик или контролёр, ответственный за техническое обслуживание транспортных средств и их выпуск на линию, заполняют результаты предрейсового технического осмотра и показания одометра до и после выезда. Они отмечают результаты технического осмотра и показания одометра перед началом рейса и после его завершения. Результаты технического осмотра включают следующие отметки:
- "выпуск на линию разрешён": если транспорт соответствует установленным требованиям;
- "выпуск на линию не разрешён": если при техническом осмотре обнаружены несоответствия требованиям.
Титул 6: Медработник заполняет этот титул, если водителю необходим послерейсовый медосмотр.
Реквизиты путевого листа и образцы заполнения
Какие реквизиты должны быть в электронном путевом листе:
- Дата формирования ЭПЛ:Указывается текущая дата выпуска машины в рейс.
- Признак начала рейса:Может быть выезд с парковки или прием транспортного средства.
- Вид перевозки:Коммерческая перевозка;
Перевозка для собственных нужд;
Передвижение и работа специальных транспортных средств. - При коммерческой перевозке выставляется тип:Регулярная перевозка пассажиров и багажа;
Перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования;
Перевозка пассажиров и багажа по заказу;
Перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
Организованная перевозка групп детей автобусами. - При перевозке грузов:Указывается место отправления и адреса пунктов погрузки и выгрузки.
- Вид транспортного сообщения:Городское;
Пригородное;
Междугородное. - Грузоотправители:Не обязательное (опционально).
- Оформитель:Юридическое лицо или ИП.
- Статус:Собственник транспортного средства или арендодатель.
- Медосмотр:Организация оформителя, либо сторонняя организация.
- Технический контроль транспорта:Организация оформителя, либо сторонняя организация.
- Внесение показаний одометра:Организация оформителя, либо сторонняя организация.
- Транспортное средство:Тип, марка, модель, регистрационный номер автомобиля;
Инвентарный номер (опционально);
Данные по прицепу (опционально). - Водитель(ли):Фамилия, Имя, Отчество (если есть);
Серия и номер водительского удостоверения;
Дата выдачи водительского удостоверения. - Послерейсовый медосмотр:Обязателен при пассажирской перевозке, в остальных случаях опционально.
- Формирование путевого листа:Один день либо период.
- Дата использования:Один день либо начало и окончание использования.
Как отразить сведения о владельце авто в электронном путевом листе
Как отразить результаты медосмотра водителей в электронном путевом листе
Как подписывать ЭПЛ
Электронный путевой лист (ЭПЛ) теперь доступен как альтернатива бумажному формату. В новой системе электронного документооборота можно использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подпись, получаемую через госуслуги. Эти подписи ставятся медработниками при медосмотре, техническими специалистами перед отправкой автомобиля в путь и уполномоченными сотрудниками по прибытии и возвращении транспортного средства на стоянку.
Одно из преимуществ электронного путевого листа заключается в его гибкости и удобстве использования. Сотрудники могут легко пересылать его друг другу на любое устройство и подписывать с помощью электронной подписи. Важно, чтобы следующие лица подписывали ЭПЛ:
- Владелец транспорта: использует усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
- Врач, проводивший медосмотр водителя: также подписывает документ с помощью УКЭП.
- Механик, ответственный за проведение технического осмотра и фиксацию показаний одометра: может использовать УКЭП или неквалифицированную электронную подпись (НЭП).
Если электронный путевой лист используется при приёме груза для перевозки, водитель или перевозчик должны предоставить грузоотправителю подтверждение формирования ЭПЛ и его реквизиты. Для этого перевозчик через оператора электронного документооборота (ЭДО) направляет грузоотправителю файл обмена ЭПЛ, подписанный УКЭП.
Также данные из ЭПЛ необходимо передавать в информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Эти данные отправляются через посредника — оператора электронных путевых листов. Перечень таких операторов можно найти на сайте Минтранса России.
При проверке документов в дороге используется QR-код, в котором зашифрованы все данные ЭПЛ. Когда сотрудник ГИБДД сканирует код, он получает доступ к путевому листу со всей необходимой информацией. Этот механизм работает даже в случае отсутствия интернета в местности.
Как внедрить по шагам
Для успешного внедрения системы работы с электронными путевыми листами необходимо выполнить следующие шаги:
- Заключить договор с оператором электронного документооборота (ЭДО). Оператор ЭДО будет ответственен за отправку путевых листов вашим контрагентам и загрузку их в базу ГИС ЭПД.
- Выпустить электронные подписи для работников, которые будут участвовать в оформлении путевых листов, таких как медики и технические специалисты. Электронные подписи необходимы для подтверждения подлинности и достоверности информации в путевых листах.
- Подготовить устройства для работы с путевыми листами. Для редактирования и подписывания электронных путевых листов можно использовать смартфоны, планшеты или персональные компьютеры. Важно, чтобы все устройства были снабжены необходимым программным обеспечением и обеспечивали безопасное хранение информации.
Плюсы для организации
Внедрение внутренней системы электронного документооборота значительно облегчает и упорядочивает процесс работы с электронными путевыми листами. Кроме того, это сокращает временные и финансовые затраты на подготовку, передачу и хранение бумажных документов.
Переход к цифровым путевым листам имеет свои преимущества:
- Увеличение скорости работы: Заполнение электронных путевых листов происходит быстрее на 30% по сравнению с бумажными аналогами.
- Экономия ресурсов: Использование электронной системы документооборота снижает затраты на документы примерно в 10 раз по сравнению с бумажными вариантами.
- Прозрачность процессов: Цифровой формат позволяет контролировать весь процесс обработки документов внутри компании.
- Удобство хранения: Электронные документы легко управлять и хранить в электронном архиве, что обеспечивает доступ к ним в любое время и соблюдение требований законодательства.
- Удаленный доступ к информации: Возможность делать записи в путевых листах удаленно упрощает процесс и не требует наличия медицинского персонала на месте.
Цифровые путевые листы могут быть представлены в формате QR-кода и проверены дорожными инспекторами в любом месте, даже в отдаленных районах без доступа к интернету. Подписание документов может происходить в одной программе удаленно без необходимости отправки файлов по почте или другим каналам связи.
Штрафы
Штрафы при работе с электронными путевыми листами могут быть значительными, если перевозчики не соблюдают требования по их использованию. Рассмотрим основные штрафные санкции:
- Неоформление путевого листа:Водитель будет оштрафован на 500 рублей.
Должностное лицо, ответственное за подготовку документов, может получить штраф от 5 до 10 тысяч рублей.
Отсутствие путевого листа может привести к подозрениям в том, что перевозчик не проводил предрейсовые медицинские и технические осмотры, что может повлечь за собой дополнительные штрафы в соответствии со статьями 11.32, 12.31 и 12.32 КоАП РФ. - Отсутствие первичного документа для подтверждения расходов:ФНС может наложить штраф на организацию от 10 до 30 тысяч рублей, если первичный документ (путевой лист) отсутствует в архиве компании.
Если отсутствие путевых листов приведет к снижению налоговой базы, компания может быть обязана заплатить штраф в размере 20% от суммы недоимки, минимальный штраф составляет 40 тысяч рублей. - Ошибки в заполнении путевого листа:За отсутствие данных о предрейсовом медосмотре могут быть наложены штрафы от 15 до 25 тысяч рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей, а также от 110 до 130 тысяч рублей для юридических лиц.
За отсутствие данных о техосмотре могут быть наложены штрафы в размере 3 тысяч рублей для водителей, 5 тысяч рублей для должностных лиц, 30 тысяч рублей для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.