Жизненный цикл корпоративных информационных систем (часть 1)

Качественное и своевременное внедрение корпоративных информационных систем как российского (1С, Галактика, Парус), так и западного производства (ранее преимущественно SAP, Oracle и Microsoft) требует досконального знания методологии имплементации, что накладывается свой отпечаток на жизненный цикл программного обеспечения. Несмотря на наличие гибких методов внедрения, жизненный цикл программных продуктов, по существу, остается единым: начиная с задумки и заканчивая выведением из эксплуатации. Внедрение корпоративных программных систем, представляющих собой имплементирование программного решения в масштабах предприятия или холдинга, имеет схожий жизненный цикл. Однако, если внимательнее к нему присмотреться, выходит, что процесс внедрения является не единственным, а фактически завершающим шагом. Не верите, тогда давайте разберемся в этом вопросе в рамках текущей статьи.

Приведем шаги классического жизненного цикла программного обеспечения [1]:

замысел, где формулируется идея в продукте, описываются выгоды от его реализации, преимущества и недостатки;
дизайн, в рамках которого ведется анализ и проектирование будущего программного продукта;
изготовление, подразумевающего под собой разработку и настройку программного решения;
промышленная эксплуатация, включающая этап гиперподдержки, а также последующий режим работы регулярных бизнес-процессов (BAU, Business as usual) и его поддержки;
прекращение применения по причине обновления программного решения до более поздней версии путем перевнедрения или замены на иное приложение.

Теперь слегка адаптируем жизненный цикл под корпоративные информационные системы (КИС), имеющие ряд отличительных параметров по сравнению с классическим пониманием программных продуктов и информационных систем:

этапы, предшествующие проекту внедрения;
фазы проекта имплементации;
а также ранее упомянутые этапы после внедрения: промышленная эксплуатация и вывод программного продукта из эксплуатации.

Как вы видите из списка выше, проект внедрения корпоративной системы является далеко не первой активностью жизненного цикла. Проект имплементации предваряет доказательство целесообразности его реализации. Поэтому далее мы детальнее рассмотрим все три указанные группы задач (рис. 1).

Рис. 1. Жизненный цикл корпоративных информационных систем

1. Предпроект внедрения корпоративной информационной системы

Основное назначение предпроекта имплементации КИС состоит в обосновании целесообразности его внедрения и выбора будущего подрядчика [2]. Предпроект можно условно разделить на следующие три фазы (рис. 1):

бизнес-кейс;
проведение тендера;
заключение договора на внедрение.

Фаза бизнес-кейса или, как часто ее называют, технико-экономического обоснования (ТЭО) обеспечивает подготовку презентационных материалов для доказательства необходимости внедрения программного продукта руководству компании. На основе подготовленного материала топ менеджмент принимает решение о возможности реализации проекта. Если принято положительное решение, готовится документ технического задания (тендерного задания) для отправки потенциальным поставщикам услуг. Проработка ТЭО включает:

сбор функциональных и нефункциональных требований, предъявляемых к будущему продукту и проекту;
выбор программного решения, наиболее полно покрывающего заявленные функциональные требования;
проведение процедуры Fit/Gap-анализа для определения предварительного списка доработок выбранной системы;
построение TO-BE архитектуры решения: процессная, функциональная, на уровне приложений, интеграционная и техническая;
выбор стратегии внедрения из трех классических: большой взрыв, франчайзинговая стратегия и точный бросок;
создание план-графика проекта согласно выбранной стратегии имплементации и ресурсного плана;
расчеты предварительной стоимости внедрения на базе план-графика и ресурсного плана;
калькуляция ожидаемой стоимости лицензий, программного обеспечения и оборудования;
определение выгод от внедрения и сроков окупаемости.

Как видно из перечня задач, проработка бизнес-кейса представляется довольно сложной активностью как с точки зрения продолжительности, так и объема трудозатрат. Поэтому указанная инициатива чаще всего отдается на откуп сторонней организации, готовящей по результатам документ технического задания. Техническое или тендерное задание суммирует итоги проработки ТЭО и включает:

список бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
реестр функциональных и нефункциональных требований;
предполагаемую TO-BE архитектуру (приложения, процессно-функциональная, интеграционная и техническая);
план-график внедрения.

Следующий этап – проведение тендера. Потенциальным подрядчикам отправляется запрос на предоставление коммерческого предложения (RFP, Request for proposal) c приложенным тендерным заданием. Ответ на запрос требует от подрядчика подготовки документа коммерческого предложения, для чего на основе технического задания выполняются:

Fit/Gap-анализ функциональных требований с целью идентификации и оценки объема доработок и настроек системы;
проработка нефункциональных требований, формулировка стратегии доставки проекта (освещаются критичные подходы по миграции данных, тестированию решения, обучению пользователей и др.) и создание устава проекта;
актуализация TO-BE архитектуры программного решения;
уточнение план-графика проекта и формирование ресурсного плана;
расчет стоимости внедрения согласно планам проекта и ресурсов.

Результаты проделанной работы агрегируют в документе коммерческого предложения (КП), в содержание которого входят:

предпосылки, цели и задачи проекта;
понимание объема проекта (географический, организационный, методологический и технический);
TO-BE архитектура системы (приложений, процессная, функциональная и интеграционная);
ожидаемый объем разработок и настроек программной системы;
план-график проекта;
структура проектной команды;
распределение ответственности за выполнение работ между исполнителем и заказчиком;
стоимость и коммерческие условия;
стратегия доставки проекта;
допущения и ограничения.

Подготовленный документ КП отправляется заказчику в оговоренные строки для участия в тендере. Собрав КП от различных поставщиков, заказчик выбирает победителя.

На финальной фазе предпроекта внедрения осуществляется заключение и подписание договора на имплементацию программной системы с победителем тендера. В тело договора переносятся все пункты, указанные в КП. Лишь после этого стартует проект внедрения ERP-системы. Здесь и далее мы ограничиваемся рассмотрением имплементации коробочной корпоративной информационной системы, контракт на внедрение которой заключен по схеме фиксированной цены (Fix price).

2. Проект имплементации ERP-системы

Из предыдущего раздела легко заметить, прежде чем стартует проект внедрения корпоративной информационной системы как заказчиком, так и исполнителем проделывается большая работа. Поэтому исполнитель обладает обширным набором подготовленных документов, доступных к использованию и являющихся основной последующего проекта. К таким документам помимо КП, договора и их содержания относят ранее подготовленные:

матрицу требований с индикацией Fit/Gap;
ресурсный план;
устав проекта.

Применяя указанные документы на начальном этапе проекта (рис. 1), то есть на фазе подготовки, выполняются задачи:

мобилизация проектной команды;
определяется и технически готовится информационный ресурс для совместного хранения и обмена всеми проектными документами;
заводится адресная книга, содержащая номера телефонов и адреса электронных почт всех участников проекта как со стороны заказчика, так и исполнителя;
определяется программное средство коммуникации между проектной командой, например: VK Teams, Zoom, Dion и др., а также создаются учетные записи в них;
осуществляется запрос доступа к существующим ИТ-системам заказчика для членов проектной команды исполнителя;
готовятся шаблоны ключевых проектных документов (проектные решения, функциональные спецификации на разработку, документы настроек, сценарии тестирования и др.);
вместе с заказчиком определяются стейкхолдеры, формируется состав управляющего комитета, планируются регулярные встречи с ними (не реже одного раза в месяц, по
результатам закрытия фаз проекта, а также накануне продуктивного запуска);
создаются реестр рисков, список проблем и открытых задач;
детализируется план-график проекта;
определяется целевой технический ландшафт ИТ-системы, стартуют активности по его подготовке, включая наискорейшее развертывание системы «песочницы»;
проводится установочная встреча с участниками проекта, где демонстрируется план-график проекта, организационная структура проектной команды со стороны исполнителя и заказчика, ожидаемые результаты разрезе этапов проекта и прочее.

Полный текст статьи: https://corpinfosys.ru/archive/2023/issue-24/229-2023-24-erplifecycle