В современном бизнесе компании всё чаще сталкиваются с необходимостью приема иностранных специалистов. Этот процесс представляет собой сложную задачу, требующую внимательной организации для соблюдения всех законодательных норм и нормативов. Программа управления персоналом 1С 8.3 ЗУП становится незаменимым инструментом при оформлении документов для иностранных сотрудников.
Первым этапом процесса оформления иностранного работника в 1С:ЗУП является определение его статуса, так как налогообложение и размер обязательных взносов зависят от этого статуса. В соответствии с Федеральным законом №115 "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации", иностранные граждане делятся на три основные категории:
- временно пребывающие на территории Российской Федерации;
- временно проживающие на территории Российской Федерации;
- постоянно проживающие на территории Российской Федерации.
Каждая из указанных категорий имеет свои особенности и требования к документам для приема на работу:
1. Первая категория: Временно пребывающие безвизовые иностранцы, включая беженцев, лица с временным убежищем и граждан Евразийского союза (Беларусь, Киргизия, Казахстан, Армения). Они имеют права, аналогичные российским гражданам в сфере трудовых отношений. Оформление трудовых отношений осуществляется по стандартному списку документов, установленному законодательством.
2. Вторая категория: Временно пребывающие безвизовые иностранцы из стран СНГ (Узбекистан, Украина, Таджикистан, Молдова, Азербайджан), лица без гражданства из Эстонии и Латвии, а также граждане некоторых европейских стран (Босния, Герцеговина, Хорватия, Сербия, Республика Македония, Черногория). Для этой категории сотрудников, помимо основных документов, необходим действующий патент, выданный в том же регионе, что и организация. Патент должен содержать указание на конкретную специальность, по которой будет осуществляться трудоустройство.
3. Третья категория: Временно пребывающие визовые иностранцы из других стран. Организация участвует в процессе оформления рабочего приглашения для этой категории иностранцев. Сотрудники этой категории въезжают на территорию РФ с готовой рабочей визой, выданной консульством РФ.
Также стоит учитывать особенности для граждан Китайской Народной Республики и Социалистической Республики Вьетнам. Они руководствуются законодательством своих стран, а сотрудники, въезжающие по третьей категории, не подлежат страхованию в системе ОПС РФ, и взносы в Пенсионный фонд с их заработной платы не начисляются.
Важно также тщательно проверить сроки действия документов, подтверждающих разрешение на нахождение на территории РФ. После выполнения всех необходимых проверок иностранного сотрудника можно внести в систему управления персоналом 1С 8.3 ЗУП.
Инструкция по оформлению иностранца в 1С:ЗУП при приеме на работу
Для оформления первого иностранного сотрудника в системе 1С 8.3 ЗУП не требуется никаких специальных настроек. Работа начинается с заполнения карточки физического лица. Вводятся данные на кириллице, поскольку оформление работника происходит на территории Российской Федерации, и налоговая отчетность по сотрудникам обязательно предоставляется на русском языке.
Полное имя человека может состоять из разных частей. Например, у гражданина Германии может быть два или три имени. В таких случаях система автоматически помещает "дополнительные слова" в отчество, если всего два элемента. Если имена представлены тремя частями, они просто прописываются в соответствующих графах, включая фамилию, имя и отчество.
В разделе "Страхование" необходимо выбрать один из вышеуказанных статусов иностранного работника в соответствии с его текущим положением
В разделе "Налог на доходы" необходимо установить налоговый статус физического лица в зависимости от его резидентства:
1. Резидент России: Если физическое лицо проводит фактически менее 183 календарных дней в России в течение 12 последовательных месяцев, то его считают нерезидентом, и налог на его доходы исчисляется по ставке 30%.
2. Нерезидент России: Для нерезидентов, исключая высококвалифицированных специалистов и сотрудников, которые ведут трудовую деятельность на основании патента, налог на доходы исчисляется также по ставке 30%.
Для высококвалифицированных специалистов и сотрудников, работающих на основании патента, применяются иные правила налогообложения в соответствии с законодательством.
В случае применения системы налогообложения на основе патента согласно статье 227.1 Налогового кодекса Российской Федерации, необходимо заполнить поле "Статус" следующим образом: "Нерезидент, занятый наемным трудом на основании патента".
Согласно Письму Минфина России от 07.04.2011 года №03-04-06/6-79, иностранные граждане, работающие на основании патента, включены в список исключений, и нет необходимости каждый раз определять налоговый статус на дату выплаты дохода.
В разделе "Уведомление о предоставлении авансовых платежей по патентам" имеется возможность оставить реквизиты уведомления для учета авансовых платежей по патентам. Это позволяет вести учет и своевременно предоставлять необходимые отчеты об авансовых платежах по патентам в соответствии с требованиями налогового законодательства.
Затем производим оформление приема на работу согласно стандартной процедуре в разделе «Работа» на карточке физического лица.
Если необходимо отслеживать определенную информацию о физическом лице в будущем, рекомендуется активировать функцию напоминания, доступную в разделе "Администрирование - Органайзер". Эта функция позволит удерживать нужные данные под контролем на более длительные сроки.
Если требования к учету персонала в компании выходят за рамки стандартных настроек и необходимо настроить программу 1С:Зарплата и управление персоналом под нужные особенности, можно обратиться в специализированные организации к профессионалам за помощью. Например, наша компания предоставляет услуги по настройке и поддержке программы 1С:ЗУП, а также по доработке функционала и интеграции ЗУП с различными решениями, чтобы программа могла полностью удовлетворить потребности клиента.
Значимые аспекты в трудовом взаимодействии с иностранными работниками
Для того, чтобы организация имела право нанимать иностранных работников, необходимо быть зарегистрированным в Управлении по миграционным вопросам Министерства внутренних дел (УМВ МВД) как работодатель, нанимающий иностранных граждан. В данном случае также в обязанности работодателя может войти включение сотрудника в миграционный учет.
Неисполнение или задержка в уведомлении государственных органов о приеме на работу или увольнении иностранного гражданина влечет за собой наложение штрафов. Согласно статье 18.15 КоАП РФ, неуведомление означает незаконное привлечение иностранца к трудовой деятельности.
Кроме того, работодатель обязан подавать уведомления о выполнении обязательств по оплате труда (вознаграждения) высококвалифицированным специалистам, являющимся иностранными гражданами.
В случае с работниками, трудящимися на основе патента, работодатель должен следить за своевременными авансовыми платежами, которые работник должен осуществлять на сайте МВД. При больших штатах или высокой текучести кадров можно воспользоваться услугами миграционного аудита от сторонних компаний.
Краткая информация о расчете страховых взносов и налоговых отчислений:
Страховые взносы:
- Для высококвалифицированных специалистов (временно и постоянно проживающих), временно проживающих и постоянно проживающих иностранцев, а также временно пребывающих иностранцев с официальным статусом беженца или тем, кто получил временное убежище или гражданами стран ЕАЭС, компания платит 22% на обязательное пенсионное страхование (ОПС) до достижения предельной базы, и 10% после достижения предельной базы. На обязательное социальное страхование (ОСС) выходит 2,9% до достижения предельной базы.
- После достижения предельной базы прекращается оплата в ОСС. Также уплачивается 5,1% на обязательное медицинское страхование (ОМС) для всех перечисленных сотрудников, кроме высококвалифицированных специалистов. Организация уплачивает налог на ОСС, и Фонд социального страхования возвращает компании все виды пособий, такие как декретные, больничные, детские и др.
- Для других временно пребывающих иностранцев организация уплачивает 22% на ОПС до достижения предельной базы, и 10% после достижения базы. На ОСС уплачивается 1,8% до достижения предельной базы. После достижения предельной базы оплата в ОСС прекращается. Фонд социального страхования возвращает только больничные по таким сотрудникам и только через 6 месяцев после начисления 1,8% на их зарплату. Следовательно, при увольнении иностранного сотрудника нужно предоставить ему справку о начислении 1,8% на его зарплату, которая пригодится на новом месте работы.
- Высококвалифицированные специалисты (временно пребывающие) освобождены от страховых взносов. Уплата налог НС ПЗ по
всем категориям сотрудников – обязанность государства.
Сводка по расчету налога на доходы физических лиц (НДФЛ)
Для временно пребывающих граждан, имеющих статус беженца, получивших временное убежище или имеющих гражданство стран ЕАЭС, начиная с первого рабочего дня в российской компании, применяется ставка НДФЛ в размере 13%, независимо от их налогового резидентства в России.
Временно пребывающие безвизовые иностранцы из стран СНГ, согласно ФЗ №368, обязаны приобрести патент и авансово уплачивать НДФЛ по месту работы. После получения уведомления от налоговой организации, этот патент учитывается в вычете из налога 13%.
Ставка НДФЛ для временно пребывающих визовых иностранцев зависит от их пребывания в России. Пока работник не становится налоговым резидентом РФ (т.е. не проживает в России более 183 календарных дней в 12 последовательных месяцев), налог исчисляется по ставке 30%. Подсчет этого периода осуществляется налоговыми агентами – организациями, заключившими договоры с иностранными сотрудниками.
Для определения налогового статуса работника нужно рассчитать количество дней его нахождения в России за последние 12 месяцев, включая дни приезда и отъезда. Если это число больше 183, работник считается резидентом, и начиная с этого налогового периода его доход облагается ставкой 13%.
Высококвалифицированные специалисты (временно пребывающие) облагаются НДФЛ ставкой 13%, независимо от их налогового статуса.
Внедрение 1С:ЗУП 3.1 значительно упрощает учет и контроль за взносами и налогами для иностранных граждан.
Заключение
В современном бизнесе оформление трудовых отношений с иностранными сотрудниками требует особого внимания к деталям и точности в документообороте. Программа 1С: ЗУП предоставляет эффективное решение для управления этим процессом, учитывая все особенности налогового и страхового законодательства. Ниже представлены ключевые шаги и аспекты оформления иностранного сотрудника с использованием программы ЗУП:
1. Определение статуса иностранного сотрудника: Начните с четкого определения статуса иностранного сотрудника, так как налоговые и страховые обязательства могут различаться в зависимости от этого. Программа 1С: ЗУП предусматривает настройки для различных категорий иностранных граждан, учитывая их временное или постоянное пребывание в России.
2. Заполнение карточки физического лица: При оформлении иностранного сотрудника в системе необходимо внести подробные сведения о нем в карточку физического лица. Важно, чтобы все данные были введены на русском языке с учетом особенностей написания имени, фамилии и отчества в различных странах.
3. Налоговые и страховые взносы: Система ЗУП автоматизирует расчет налоговых и страховых взносов, учитывая статус иностранного сотрудника. Правильная настройка параметров страховых взносов важна для корректного учета и расчета взносов в зависимости от категории иностранного работника и его срока работы в России.
4. Обработка документов: При оформлении иностранного сотрудника могут потребоваться различные документы, такие как копия патента, виза, разрешение на работу и другие. Программа Зарплата и управление персоналом предоставляет возможность прикреплять и хранить эти документы в электронном виде, обеспечивая удобство доступа и контроля.
5. Учет сроков нахождения: Важным аспектом оформления иностранного сотрудника является учет его срока пребывания в России, поскольку от этого зависят налоговые ставки и взносы. Программа 1С: ЗУП позволяет точно отслеживать и учитывать даты нахождения сотрудника на территории страны.
6. Поддержка и сопровождение: Наша компания предоставляет необходимую поддержку и консультации по настройке и использованию программы 1С: ЗУП для оформления иностранных сотрудников. Мы также можем разработать индивидуальные решения, учитывая особенности вашей организации.
Программа 1С: ЗУП обеспечивает надежное и эффективное оформление иностранных сотрудников, учитывая все сложности налогового и страхового законодательства. Обращайтесь к нам, и мы поможем настроить необходимый функционал для вашего бизнеса!
Еще больше полезной информации на нашем сайте