Денежные документы отличаются тем, что они уже приобретены фирмой, но услуги по ним еще не оказаны. Эти документы оплачены, имеют определенную денежную стоимость и включают в себя такие вещи, как конверты с марками, почтовые и государственные марки, талоны на бензин и питание, оплаченные железнодорожные и авиабилеты, проездные, билеты на различные виды транспорта, путевки на лечение и отдых, сертификаты и другие. Их учет осуществляется на счете 50.03 по фактическим расходам на их приобретение, а хранятся они в кассе предприятия до момента использования, если между моментом их приобретения и использования имеется временной интервал.
Для учета поступления и выбытия таких документов в 1С:Бухгалтерия предусмотрен специальный раздел в меню "Банк и касса" - "Денежные документы".
Поступление
Документ "Поступление денежных документов" предназначен для регистрации операций. Он создается в специальном журнале при нажатии кнопки "Создать".
В этом документе могут быть зафиксированы следующие виды операций:
- Поступление от поставщика
- Поступление от лица, имеющего подотчетные средства
- Прочие поступления
Часто организации покупают билеты напрямую у перевозчика или через посреднические агентства, оплачивая их безналичным переводом, а не наличными из средств, выделенных на командировочные.
Давайте рассмотрим процесс покупки и передачи авиабилетов сотруднику. Для оформления покупки авиабилетов, заполним соответствующий документ прихода, укажем контрагента, номер договора, данные о входящем документе и выберем счет расчетов 76.09 – "Прочие расчеты дебиторами и кредиторами" (можно также использовать счет 60.01 – "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"). Счет учета 50.03 будет назначен автоматически.
После перехода на следующую вкладку, необходимо нажать кнопку "Добавить" для заполнения таблицы, а затем внести данные документа в справочник "Номенклатура денежных документов", используя кнопку "Создать".
При сохранении и утверждении документа он автоматически регистрируется в журнале. В этом журнале, помимо печатной формы документа, также доступна опция подготовки и печати реестра документов.
Выдача
В этом разделе предусмотрено несколько видов операций:
- Возврат денежных документов поставщику;
- Выдача подотчетному лицу;
- Прочие выдачи, такие как порча, недостача и другие аналогичные ситуации, которые оформляются при выбытии рассматриваемых документов из кассы.
Применим эту процедуру к выдаче наших билетов подотчетному лицу. Заполним все необходимые реквизиты, указав информацию о наших авиабилетах.
Следовательно, оформление авиабилетов в подотчет производится двумя отдельными документами - по каждому сотруднику отдельно. После создания документа и его распечатки можно сформировать "Расходный ордер" и, щелкнув по кнопке "Показать проводки и другие движения документа", просмотреть сформированную корреспонденцию счетов.
Необходимо отметить, что денежные документы, у которых нет временного интервала между хранением и использованием, например, использованный билет, приобретенный сотрудником в кассе транспортной компании, не учитываются на счете 50.03, а сразу включаются в авансовый отчет.
Отчет
Для анализа движения средств можно воспользоваться возможностью формирования стандартного отчета "Оборотно-сальдовая ведомость", который доступен в разделе меню "Отчеты".
Настройки счета 50.03 "Денежные документы", включают функцию количественного учета, что позволяет наблюдать за оборотами и остатками на этом счете как в денежном, так и в количественном аспекте по денежным документам.
Подобную информацию можно получить, сформировав отчет "Анализ субконто" и выбрав в качестве субконто "Денежные документы".
При двойном щелчке мышью по ячейке отчета можно получить более подробную информацию о движении, проанализировав отчет "Карточка счета", в котором отображаются все операции по данному счету.
Таким образом, отслеживая операции с конвертами, мы можем видеть как поступление в кассу, так и выдачу их подотчетному лицу.
📣 Привет, уважаемые читатели! Мы всегда готовы удовлетворить вашу любознательность. Предлагаем вам внести свой вклад в выбор тем для будущих статей. Что вы хотели бы узнать больше? Ваше мнение важно для нас! Оставьте свои идеи и предложения в комментариях, и мы постараемся подготовить интересные и информативные материалы по вашим предпочтениям. Спасибо за участие! 🌐✨