Всем привет! На связи команда «Бизнес в цифрах». Сегодня мы расскажем про решения и инструменты, которые мы внедрили. Для начала, посмотрите отзыв в видеоформате.
О компании
Компания "ВерСталь" работает на рынке складского оборудования с 2014 года. За время работы оборудовали стеллажами и техникой более 1000 объектов складского и производственного назначений. Сэкономили более ста миллионов рублей нашим клиентам на аренде складских помещений и фонде з/п, за счёт профессионального подбора складской техники и стеллажей.
Среди постоянных клиентов:
- оборонные предприятия
- производственные компании
- федеральные и международные сети
- оптовые базы
- агрохолдинги
Цели и задачи проекта
По мере роста в компании Никиты, собственника компании, а так же у команды топ-менеджмента возникла потребность в новых инструментах и оптимизации учета, а именно:
- Аналитику по маркетингу в режиме одного окна (куда тратим бюджет, какая статистика по источникам, откуда приходят лиды, по какой цене, какая эффективность по рекламным каналам).
- Аналитику по отделу продаж. Видеть эффективность менеджеров, статистику по категориям продаж, продажи по регионам, количество целевых действий по каждому менеджеру (сколько звонят, отправляют КП, сколько встреч проводят с клиентами), видеть статистику по среднему чеку, видеть дебиторку по клиентам.
- Аналитику по отделу сервиса и ремонта. Сколько клиентов в работе на текущий момент, эффективность бригад, дебиторку по клиентам и многое другое.
- Оптимизация финансового учета. Раньше в компании заполнялся отчет ДДС, но все это было вручную и занимало много времени, не хватало визуализации и простоты восприятия, не хватало нужных отчетов и инструментов управленческого учета.
Цель - сделать систему аналитики компании в режиме «одного окна», чтобы в реальном времени видеть текущий План-Факт по всем показателям, понимать куда мы идем, в плане мы или нет, и главное, чтобы вовремя реагировать и принимать верные решения с помощью данной системы.
Реализация проекта
Шаг 1 - Составление технического задания и плана проекта
Самая важная часть, для того чтобы проект был удачным - составить верно техническое задание и определить цели и задачи проекта. Дашборды и система аналитики должны помогать собственнику достигнуть поставленной цели (в росте прибыли, экономии времени в операционке и т.д.). Иначе без этого - это просто набор таблиц и графиков для «красоты».
Для того, чтобы действительно понять, что и как визуализировать, на старте необходимо понять, какие процессы, связи, сотрудники, роли есть в компании. Чтобы узнать нюансы работы компании, нам необходимо пообщаться с собственника и ответственными людьми на процессах (в данном случае с РОПом и подрядчиками по трафику).
Важный момент, почему необходимо общаться с руководителями и топ-менеджерами, а не только с собственниками. Часто идея визуализации и аналитики принадлежит только собственнику, а менеджеры даже не в курсе нововведений. Однако, внедрять и контролировать внедрение предстоит именно топ-составу. Все должны быть в одной лодке, понимать зачем и для чего мы это делаем, какие задачи хотим достичь с помощью новых инструментов. Тогда внедрение будет проходить проще и быстрее.
Шаг 2 - Источники данных и их оптимизация
Для того, чтобы нам визуализировать данные и сделать дашборды, необходимо понять откуда и как мы будем забирать необходимые массивы данных. Для этого мы:
- Анализируем текущие источники сбора данных в Таблицах
- Анализируем облачные сервисы и системы, где уже работает компания (CRM системы, сервисы для бизнеса, складские программы и т.д.)
- Смотрим, каким образом будет выглядеть связка для подключения ее к источнику визуализации
Как правило, есть 2 пути, для разных типов компаний с разными инструментами:
- Ручной сбор данных от сотрудников через отчёты (у каждого сотрудника есть свои целевые метрики, за которые отчитывается вручную в специальный файл или форму в конце каждого дня)
- Автоматические выгрузки из сервисов (забираем целевые данные автоматически с помощью коннектора данных напрямую в систему визуализации)
Как правило, в одном проекте бывает и так и так, потому что не всегда есть коннектор к нужному сервису, и не всегда в сервисе ведется правильная гигиена. Даже если в компании есть, допустим, Битрикс, это не значит что он ведётся правильно и имеет нужный набор данных
Шаг 3 - инструменты для решения бизнес-задач и сбора данных. Дашборды
Пробежимся по основным отчетам, которые появились в компании у собственника и топ-менеджеров.
Маркетинг
Продажи
Отдел сервиса
Финансы и управленческий учёт
В дашбордах мы используем принцип «Светофор» - индикаторы красного, желтого и зеленого цветов, для того чтобы было видно, где мы в плане, а где нет.
Что было разработано еще?
- Система обработки банковской выписки с автоматической подгрузкой в ДДС. (Masthave для тех, у кого много безналичных операций)
Помните про запрос от клиента о том, что ручное внесение данных - очень долго и занимает много времени?
Придумали, разработали и написали мини-сервис который помогает выгрузить данные из выписки, остается внутри вписать некоторые недостающие поля и нажать на кнопку "Отправить". И всё - данные улетели в наш ДДС. Работает в облаке через браузер
Со слов Никиты, собственника компании, это позволило сократить ежедневно время внесения с 30 минут до 3х минут
- Работа с фондами компании, удобно в минимум кликов, на базе Google Sheets
Реализовали для клиента довольно удобную механику работы и перемещения в фонд/между фондами на базе Google Sheets и ДДС. А сам собственник видит все остатки и передвижения у себя в дашборде.
Физически, фонд - это один отдельный счет в банке, но для удобства распределение внутри системы мы его дробим по направлениям. Отчисления происходят от чистой прибыли, каждый месяц после свода отчетности и фиксации прибыли.
- Оптимизированный ОПиУ (Отчет о прибылях и убытках)
Теперь не нужно постоянно пересоздать или копировать листы, перенастраивать формулы. Все тянется из ДДС и пересчитывается самостоятельно.
Работает это так:
- Платежный календарь, который подтягивает план из отдельного листа «Планирование», факты из ДДС, и пересчитывается на конец периода, исходя из фактически поступлений.
ИТОГИ
Спасибо, что дочитали до конца! Проделана большая работа, много инструментов и новых решений было придумано прямо в процессе.
Всего на старте, к сожалению, учесть не возможно. Оцифровка - это творческий процесс, и мы многое допиливали и дорабатывали уже в моменте работы.
Было приятно работать с Никитой и его командой, так как они максимально вовлечены в процесс, объединены одной идеей и миссией компании.
НАШЛИ СВОИ БОЛИ И РЕШЕНИЯ БОЛЕЙ В СТАТЬЕ? ПРИХОДИТЕ НА БЕСПЛАТНЫЙ СОЗВОН ИЛИ ВСТРЕЧУ
Заполните форму и наш специалист в формате видео-встречи покажет, какие инструменты нужно внедрить в ваш бизнес, чтобы снизить расходы, понимать движение денег в компании, эффективнее управлять компанией, опираясь на цифры: https://forms.gle/ZEV7WwFQ9LFnbaEk7
О том, как мы работаем, в нашем видео