Факсимиле – точное воспроизведение подписи лица с помощью средств механического или иного копирования. Обычно представляет собой печать с оттиском подписи.
Факсимиле используют многие организации, ведь это удобно, практично и не дорого. Не надо каждый раз названивать директору фирмы, чтобы он срочно приехал в офис и подписал какой-нибудь сверхважный документ. Вот только законно ли факсимиле? Не возникнут ли проблемы, если подписывать документы таким образом? Давайте разберемся.
Законодательством данный вопрос практически не урегулирован. Специализированного закона не существует, а ст. 160 ГК РФ содержит только общие положения.
Согласно ст. 160 ГК РФ, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Таким образом, напрашивается вывод, что факсимиле использовать разрешено. Но не все так просто. Существует ряд документов, которые следует подписывать только собственноручной подписью в силу сложившейся судебной практики и категоричности контролирующих органов.
Какие документы можно подписывать с помощью факсимиле?
- Договоры и сопутствующие им документы (приложения, дополнительные соглашения, и т.д.);
- Документы, отражающие взаимодействие с контрагентом, но не имеющие финансовых последствий (письма, приглашения, поздравления и т.д.).
Факсимильная подпись имеет смысл, когда с конкретным контрагентом планируются длительные правоотношения (заключено несколько договоров, ведется частая переписка). Только договариваться необходимо заранее (путем подписания соответствующего соглашения, заверенного собственноручными подписями).
Какие документы не подписывать с помощью факсимиле?
1. Платежные и иные документы, имеющие финансовые последствия (налоговые декларации, платежные поручения, накладные, счета-фактуры и т.д.).
ФНС и Минфин единогласно утверждают, что порядок оформления бухгалтерских и финансовых документов определяется не гражданским законодательством, а НК РФ и федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в которых нет ни слова о допустимости использования факсимиле. Судебная практика также в большинстве случаев неутешительна.
2. Кадровые документы
В ТК РФ также нет соответствующих статей, поэтому ФНС и/или трудовая инспекция, в случае проведения проверки, скорее всего не примут документ, подписанный факсимильной подписью. Да и суд, вероятно, вынесет проблемное решение, особенно если спор касается трудового договора.
3. Доверенности
Доверенность, подписанную с помощью факсимиле, суд может признать ничтожной, аргументируя тем, что это односторонняя сделка, поэтому правила ст. 160 ГК РФ к ней неприменимы. А в ст.ст. 185 и 185.1. ГК РФ нормы о факсимиле отсутствуют.
Как обезопасить фирму:
Контролирующие органы негативно относятся к факсимиле. Поэтому никаких гарантий нет. Даже если все сделано строго по закону и учтены все нюансы. Но все же целесообразно подстраховаться и принять следующие меры предосторожности:
- Принять локальный нормативный акт, регулирующий порядок применения и хранения факсимиле;
- Назначить ответственное лицо, которое будет контролировать исполнение локального акта.
Примечание: данная статься также есть на старом моем канале (вот ссылка https://dzen.ru/a/Xblw-pe11AC4SYtD). Но тот канал заброшен, доступа к нему нет, поэтому выкладываю повторно здесь.