Электронный аналог собственноручной подписи позволяет сэкономить время при подписании документации. ЭП содержит в себе данные о ее владельце в виде файла с уникальной последовательностью символов. Включает в себя ключи, закрытый и открытый. Закрытый ключ владелец хранит у себя на жестком диске ПК, ноутбука, внешнем диске, токене (защищенном носителе) или смарткарте в соответствии с требованиями законодательства. Открытый ключ представляет собой документ в бумажной и электронной форме для установки принадлежности ЭП ее владельцу, подтверждения подлинности и неизменности документации.
Работа с электронной подписью
Подписание происходит через СКЗИ (средство криптографической защиты информации). Для этого в системе ЭДО нужно запустить программу и подгрузить в нее электронный документ. Сформируется строчка символов – хэш-сумма, которая шифруется закрытым ключом, после чего новый подписанный ЭП файл вместе с документом отправляется получателю. Последний расшифровывает подпись открытым ключом в аналогичной программе, которая формирует свою хэш-сумму документа. Эти суммы должны совпасть. Если совпадения нет, документация не правомочна, так как была изменена после ее подписания.
Виды электронной подписи: ПЭП, УНЭП и УКЭП
- Простая электронная подпись (ПЭП) оформляется на госуслугах с помощью собственной учетной записи и подтверждается онлайн в банке, клиентом которого является владелец подписи (Сбербанк, Тинькофф, Альфабанк и другие). Простая подпись свидетельствует о том, что документ завизирован конкретным человеком, но не дает гарантии его неизменности после подписания. С помощью ПЭП можно получать посылки на почте России без паспорта по коду с телефона; подписывать первичные документы для государственных, страховых и муниципальных услуг; производить банковские операции. Все заявления на Госуслугах подписываются ПЭП автоматически. Коды из СМС, логины и пароли для авторизации на сайтах можно назвать подвидами ПЭП.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) применяется по законодательству и при подписанном соглашении об использовании этого вида ЭП. Данная подпись предназначена для электронного документооборота внутри организации и с контрагентами.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) аналогична собственноручной подписи. Ее отличие от УНЭП в том, что подписывать документы можно без предварительного согласования с другой стороной. Кроме подписания заявлений на Госуслугах, применяется для электронных торгов, взаимодействия с партнерами, государственными органами, коллегами и контрагентами.
Электронная подпись для физических лиц
Оформить простую электронную подпись физлица могут на сайте Федеральной налоговой службы в личном кабинете налогоплательщика или на сайте госуслуг.
Как получить электронную подпись в личном кабинете налогоплательщика
УНЭП (усиленную неквалифицированную подпись) в личном кабинете налогоплательщика могут получить физлица. Для ИП подойдет квалифицированная подпись. Оформить необходимый тип подписи можно в разделе «Жизненные ситуации», подразделе «Прочие жизненные ситуации», во вкладке «Нужна электронная подпись».
Как получить электронную подпись на госуслугах
Установить приложение «Госключ» из Google Play или App Store. После регистрации понадобится принять правила и оформить УНЭП с помощью подсказок на экране. УКЭП можно создать, используя загранпаспорт РФ нового образца, мобильное устройство (планшет или смартфон) с NFC и подтверждённой биометрией. При наличии только паспорта РФ для подтверждения личности придется посетить МФЦ или банк из актуальной карты отделений для прохождения очной идентификации в мобильном приложении «Госключ».
Как получить УКЭП через УЦ
Выберите удобный вам по месту расположения аккредитованный удостоверяющий центр из действующего списка на сайте Минцифры. Для оформления понадобится удостоверение личности (паспорт или другой документ), СНИЛС, ИНН, оплата. Нужно заранее предупредить сотрудника, где вы планируете пользоваться УКЭП. Например, Госуслуги работают не со всеми типами носителей ключей подписи.
Как получить электронную подпись для ИП
Оформить ЭП можно в Удостоверяющем Центре ФНС. Выберите удобный вам территориально центр из списка действующих УЦ РФ или перечня доверенных лиц УЦ на сайте ФНС. Перед записью в УЦ нужно установить программные средства СКЗИ.
В аккредитованном УЦ Такском вы можете подобрать, перевыпустить и продлить электронную подпись для ИП. Консультация и подбор нужного вида ЭП бесплатны. Рекомендуем дополнить электронную подпись сотрудника-представителя организации машиночитаемой доверенностью.
Зачем нужна машиночитаемая доверенность
МЧД дает возможность подписи документации от имени организации. Машиночитаемая доверенность простыми словами – это электронная доверенность, которая полностью заменяет бумажную.
МЧД не является сканом с бумажного экземпляра доверенности, а представляет собой xml-файл специального формата с данными доверителя, представителя и перечня полномочий, которыми он наделяется. Формат машиночитаемой доверенности закреплен законодательно. Информационные системы и сервисы считывают сведения из МЧД автоматически, если они были указаны согласно классификатору
Напоминаем, что по Приказу ФНС РФ от 19 сентября 2023 года введен новый формат электронной машиночитаемой доверенности 5.02 взамен формата 5.01. В обновленном варианте добавлена возможность последующего передоверия и передачи полномочий нескольким представителям. Создать МЧД для взаимодействия с СФР можно, загрузив программу «СФР АРМ Доверенность» с официального сайта фонда.