От годового плана к его исполнению
Здесь я рассказала в деталях, как я ставлю цели и составляю план их достижения на год. Год – период продолжительный, поэтому планирование происходит достаточно верхнеуровнево. Но при составлении годового плана я делаю очень важную вещь, которая позволяет перевести планирование в краткосрочный горизонт – определяю ориентировочно периоды выполнения действий. Таким образом, в конце каждого месяца я вижу, какие действия я планировала выполнять в предстоящем месяце и с какой интенсивностью. Следующим шагом будет декомпозировать этот перечень действий до задач на месяц.
Шаг 5. Составление списка задач на месяц
Технически этот этап выглядит следующим образом:
- Копирую свой годовой план на новый лист и фильтрую все те действия, выполнение которых я планировала на плановый месяц.
- Просматриваю и оцениваю актуальность целей-действий. Не с точки зрения “хочу или не хочу” я их выполнять сейчас, а с позиции “не изменились ли условия для их выполнения”.
Например, у меня была финансовая цель-действие рефинансировать ипотеку с плановым сроком выполнения в марте. Но в это время ставка рефинансирования увеличилась и рефинансирование не имело смысла, поэтому эту цель на плановый период я исключила, поставив условный новый срок на конец года. Также в этот момент учитываю все свои “недоделки” за прошлые месяца. - Напротив каждого действия в получившемся итоговом перечне я более подробно прописываю, что мне нужно сделать, то есть декомпозирую до задач.
Что такое задача? Задача - это то, что вы можете поставить себе в календарь. Например, вылечить зуб - это не задача, т.к. не вы себе его будете лечить, и если вдруг увидите у себя в календаре задачу “вылечить зуб” с 13 до 14 часов 15 марта, то не поймете, что надо делать. В отношении этой цели-действия у вас могут быть задачи: найти ДМС и выбрать клинику, записаться на прием, прийти на прием. Некоторые цели-действия могут не требовать дальнейшей детализации, тогда в столбце с задачами мы повторим эту цель. Например, ходить в спортзал 2 раза в неделю, когда у нас уже есть абонемент в спортзал и форма - дополнительных действий не надо, надо просто привести себя в спортзал к запланированному времени. Другие цели-действия более комплексные и их надо декомпозировать до задач. Например, у меня на год было запланировано действие - сдать экзамен по английскому языку IELTS на балл выше 7. В отношении этого действия я планировала следующие задачи: выбрать преподавателя и забронировать уроки, заниматься с преподавателем 1 раз в неделю, писать по 2 эссе в неделю, проходить полный пробный тест 1 раз в неделю, зарегистрироваться на экзамен.
После того, как список задач составлен переходим к следующему шагу.
Шаг 6. Планирование календаря на неделю
Задача – заполнить календарь задачами на неделю. Соответственно, шаг выполняется еженедельно. Для него я использую google календарь и технику «Первый час понедельника», которую я люблю выполнять в воскресенье вечером до начала новой недели, чтобы войти в новую неделю в полной боеготовности и с четким пониманием того, что мне надо сделать. Заключается она в следующем:
- Делается разгрузка дел.
Составляете список всех дел, которые у вас есть на повестке: из вашего оперативного списка задач на месяц по результатам выполнения Шага 5 - это задачи для выполнения ваших стратегически важных целей; плюс прочие дела, которые вы не учитываете в рамках годового планирования (рутинные, бытовые и пр.).
Естественно в течение года у вас появляется масса прочих дел. Список таких дел, которые не включены в мой годовой план, я веду в заметках. Это позволяет не забивать мозг, но и не забывать о них. Его я постоянно актуализирую - исключаю выполненные, добавляю новые в тот момент, когда они пришли мне в голову. В этом списке в основном бытовые дела, которые когда-нибудь надо сделать, такие как отдать пылесос в ремонт, помыть окна, переклеить обои в прихожей и т.д. Каждое воскресенье я открываю его и смотрю, что из него могу сделать на предстоящей неделе.
2. Проводится анализ списка.
Проверяете, все ли по-прежнему актуально, нельзя ли что-либо кому-нибудь делегировать или вычеркнуть, и финализируете список.
3. Определяете количество времени, необходимое для выполнения каждой задачи.
Это чрезвычайно важно, чтобы не поставить себе в план на неделю дел больше, чем есть времени в неделе. Также важно понимать, что именно вы решаете, сколько времени займет каждая задача. Помните, что правильно определенная задача - это действие исключительно в вашей зоне контроля. Выполнение задачи занимает все отведенное на нее время - это аксиома. Помните, как в студенчестве писали курсовые в последние дни перед сдачей? Тем не менее, времени на это действие давалось гораздо больше. То есть одно и то же дело может занять хоть месяц, хоть один день. И это определяете вы. Это знание нам пригодится в процессе исполнения.
4. Перемещаете дела в календарь.
Займите в календаре конкретный временной слот под определенную задачу. Я использую календарь Google, который синхронизируется на всех устройствах.
Важно оставлять “воздух” - не планировать наложение и пересечение дел. Важно учитывать время на перемещения и прочие перерывы, оставляя слоты пустыми. В конце концов, могут появиться новые задачи внезапно и в этом случае вы будете к этому готовы. В первую очередь многие рекомендуют планировать отдых, а затем уже распределять задачи. Я, например, на отдых оставляю себе целое воскресенье и не планирую на этот день никаких задач, кроме посещения каких-либо мероприятий и мест с целью отдыха. Если вам важно иногда “потупить” в телефон, посмотреть сериал или просто ничего не делать, то запланируйте и это тоже. Лучше вы это будете делать осознанно в специально выделенные для этого слоты, чем неосознанно, прокрастинируя в то время, когда собирались делать что-то другое.
Все, на этом долгий этап планирования завершен. Для многих психологически сложно перейти к четкой системе планирования, так как есть ощущение, что теряется свобода и спонтанность. Но, как показывает мне лично мой опыт, без четкого плана можно прокрастинировать целый день, а потом мучиться угрызениями совести по поводу того, что ничего полезного не сделано и к целям я никак не приблизилась. Другое дело, когда все распланировано. В конце недели приходит удовлетворение от выполненной работы, ощущение не зря прожитой недели и мотивация на следующую неделю.
Наконец-то пришло время выполнять все, что мы напланировали.
Шаг 7. Выполнение запланированных действий
Казалось бы, что тут подробно описывать. Все спланировано, расписано по часам, остается только сделать. Но зачастую это самое сложное, потому что в большинстве случаев вам не будет хотеться делать то, что вы запланировали.
При этом мы не ставим под сомнения то, что то, что мы запланировали, важно и ценно, потому что мы сами все это спланировали, будучи в здравом уме и твердой памяти и понимая, что это то, что нам действительно нужно. Но в моменте начинается борьба долгосрочных целей с краткосрочными удовольствиями. Мы предпочтем шоколадку полезному полднику, пролистывание ленты в соцсетях работе над своим проектом мечты, просмотр очередной серии сериала сну. Не будем вдаваться в подробности, почему так происходит. Сконцентрируемся на том, как с этим бороться. Для этого у меня есть несколько техник:
1. Анализ причин
Вспомните, почему вы хотели делать то, что поставили себе в календарь. Какому финальному результату служит это действие? Теперь подумайте об альтернативном деле - том, которое вы хотите делать вместо того, что было запланировано. Если вы будете делать его каждый раз вместо намеченных планов, то какого результата вы достигнете? Теперь сравните эти 2 результата. Какой вам нравится больше? Действуйте, исходя из ответа на этот вопрос.
2. Метод белой стены
Он заключается в том, что вы можете делать только 2 действия: делать дело из календаря или смотреть в стену, иного не дано. Не хотите делать дело, смотрите в стену и думайте, почему не хотите и интереснее ли смотреть в стену. Когда надоест смотреть в стену, приступайте к делу, так как наверняка это более увлекательно. Ну, а если не надоест, то продолжайте смотреть, пока не истечет время, запланированное на выполнение задачи.
3. “Напоминалка” себе
Я зачастую не могу начать дело, вот просто маюсь, страдаю и никак не могу подойти к делу. Но когда начинаю делать, то увлекаюсь и уже не могу остановиться. То есть основная проблема - в том, чтобы начать. Для такого случая я создала для себя заметку в телефоне, которая называется “Когда не хочется делать то, что задумала”. Она напоминает мне о том, что вдохновение приходит в процессе работы, о том, что если я не начну делать, я буду недовольна собой и буду испытывать чувство вины (а оно мне надо?) и о том, что надо бы выполнить технику №1. В общем, эта краткая мотивационная заметка от меня мне самой, основанная на выученных уроках и призванная побороть лень.
4. Метод помидора (Potodoro)
Засекаете на таймере время на выполнение задачи, убираете все лишнее (главным образом, телефон) и предельно концентрируетесь на выполнении задачи. В классическом варианте рекомендуются 25-минутные интервалы работы, прерываемые 5-минутными интервалами отдыха. 25 минут поработать ведь не такая большая проблема. Но часто случается так, что за это время вы увлекаетесь и не останавливаетесь.
Можно использовать все техники вместе. В целом, весь процесс исполнения заранее намеченных планов - это работа с эмоциями. Важно осознать, действительно ли сиюминутное удовольствие для вас важнее ваших долгосрочных планов. Если нет, то можно и потерпеть недолгий дискомфорт ради более глобальных целей. Степень удовлетворения потом точно будет сильнее.
Еще один важный аспект в процессе исполнения касается концентрации на процессе, а не на конечном результате. Чтобы максимально обеспечить концентрацию на процессе, мы специально декомпозировали наши цели до действий (Шаг 3), стопроцентно подконтрольных нам. Нет никакого смысла постоянно прокручивать в голове финал. Это не служит никакую полезную службу. Если вы повесите на стене плакат с надписью “Хочу получать миллион долларов в месяц” и будете смотреть на него целыми днями, то миллион к вам не придет. Поэтому цель сформулировали, декомпозировали до действий и занимаемся тем, что выполняем действия качественно.
Например, моей главной целью-результатом было поступление на программу MBA в Париже со стипендией. И первое время в отведенное на подготовку к экзаменам время я могла мечтательно смотреть в окно и представлять себя в Париже, и в это же время я не готовилась к экзамену, а еще и страдала от того, что пока все веселятся и наслаждаются жизнью, я опять сдаю какие-то экзамены. Явно, такое поведение Париж ко мне не приближало. Тогда я стала концентрироваться исключительно на экзамене, забыв о Париже и MBA. Моей оперативной задачей в процессе подготовки стало - максимально концентрироваться во время прохождения заданий или пробного экзамена, сделать правильно больше задач, чем вчера. Я начала испытывать азарт и дело пошло гораздо веселее.
И последний концепт, который хотелось бы осветить в этот блоке - позвольте делать себе все на “четверку с минусом”. Перфекционизм - главный вредитель в процессе исполнения. И чаще всего он ведет к прокрастинации. Нам так хочется сделать дело идеально, лучше всех, что мы об этом думаем и не делаем. В результате, затягиваем до дедлайна и делаем быстро на “четверку с минусом”. Зато сколько времени “продуктивно” потратили на мысли о том, как идеально мы это сделаем. Вот и нечего себя обманывать. Сразу ставим разумные задачи. Лучше сделать 5 дел на “четверку с минусом”, чем одно идеально.
В целом, на этом все. Я рассказала, как планирую и как борюсь с прокрастинацией при выполнении плана. Но есть еще один шаг в системе, который позволяет отслеживать прогресс, вносить изменения в план и заряжаться вдохновением на новый месяц.
Шаг 8. Проведение план-статуса
На этот этап я отвожу последнее воскресенье месяца. У меня даже в календаре на год вперед забукировано каждое последнее воскресенье месяца. Это время для рефлексии и я предпочитаю его проводить одна, заодно совмещая с главным днем отдыха и расслабления в месяце как награде за работу (т.е. можно совместить со всякими приятными делами).
У меня есть персональный фреймворк по проведению план-статуса. Процесс состоит из следующих этапов:
- Сначала я пишу заметку с “находками” месяца. В ней обо всем - что интересного узнала, услышала, увидела, осознала. В общем все, что как-то “зацепило” и “отозвалось” в этом месяце - от какой-то песни или фильма до нового убеждения. К достижению целей это, возможно, прямого отношения и не имеет, но позволяет систематизировать все произошедшее и отследить через какое-то время личные изменения и прогресс. Спустя год читать это будет крайне интересно.
- Подбиваю итоги месяца. Открываю свой оперативный план, сформированный на Шаге 5 и кратко отмечаю, что выполнено, что не выполнено. Дополнительно могу кратко написать резюме, что, на мой взгляд, удалось особенно хорошо, а над чем я поработала неудовлетворительно. Оцениваю, достаточно ли занималась я каждой из выбранных мной сфер жизни. Определяю то, что не доделано или вовсе не сделано, чтобы учесть это при планировании следующего месяца.
- На основании годового плана и факта выполнения предыдущего месяца составляю оперативный план на следующий месяц - т.е. декомпозирую цели-действия до задач - выполняю Шаг 5 “Составление списка задач на месяц”.
- Вношу ключевые мероприятия в календарь на весь месяц (если понятны даты), а также, так как это воскресенье, сразу детально планирую календарь на следующую неделю - т.е. выполняю Шаг 6 “Планирование календаря на неделю”.
- Остаток дня делаю все, что хочу. Это день-праздник.
Вот теперь точно все!
Заключение
Часто человек переоценивает свои возможности в краткосрочной перспективе и недооценивает в долгосрочной. Именно поэтому система планирования начинается с планирования долгосрочных целей, а заканчивается постановкой четких задач для обезьянки. Мы видим всю картину и итоговые задачи для обезьянки возникли в нашем плане не случайно. Они крепко привязаны к нашим глобальным целям и служат нашему приближению к целевым результатам. Если рассматривать тактические задачи отдельно, может показаться, что это несерьезно, этого недостаточно, это не приведет к цели. Надо делать больше, лучше и прямо сейчас - все и сразу. Но делать все и сразу невозможно. Если вы попытаетесь, то быстро выдохнетесь и рискуете вообще не получить ничего. А вот сила маленьких шагов огромна, но зачастую недооценена.
Читайте также: Путь к успешному достижению целей (часть 1). Долгосрочное планирование: от желаний до действий