Выделяется два основных участника закупок: заказчик и исполнитель.
И дополнительные:
- инициатор - заявляет о появлении необходимости в приобретении продукции
- организатор - обеспечивает юридическое сопровождение контракта
- комиссия по закупкам - отвечает за определения победителя по конкурсу путем ранжирования заявок.
- уполномоченный представитель - лицо, принимающее решение, подписант
- внутренний аудитор
- список является открытым
Зачастую лица, являющиеся дополнительными участниками закупок дублируют свои функции. Сепарация дополнительных участников закупки необходима для разделения трудовых функций, задач и ответственности.
Деятельность ответственных за проведение закупки лиц должна быть регламентирована с помощью различных приказов, регламентов, инструкций, лна и др.
Виды регламентации закупочной работы:
1. По стадиям закупочной работы
2. По инструментам закупочной работы
Виды взаимодействия в процессе закупочной работы между заказчиком и исполнителем:
1. Бумажная форма
2. Электронная форма
Какие вопросы должна решать регламентация закупочной деятельности:
Обоснование закупки
Контроль закупочного процесса
Юридическое сопровождение
Приемка продукции
Процесс подготовки плана-графика, порядок и сроки
Распределение ответственности и обязанностей
Плюсы регламентации закупочной деятельности:
1. Распределению ответственности и обязанностей
2. Прозрачности деятельности
3. Информировании о порядке осуществления работы
4. Регламентация обмена информацией
5. Полное соответствие деятельности законодательству Российской Федерации
Минусы регламентации закупочной деятельности:
- Увеличение длительности процесса закупки
- Излишняя формализованность
- Необходимость актуализации
Заявка на проведение закупки оформляется ответственным специалистом (организатором) и утверждается уполномоченным представителем. Заявка на проведение закупки состоит из трех частей:
1. Первая часть (Техническая) содержит в себе наименование продукции, требования к закупке, сведения о сроках. Все эти положения обосновывает инициатор.
2. Вторая часть содержит в себе пожелания инициатора закупки, например: информация о закупаемой продукции, требования к поставщику и т.д.
3. Третья часть (Коммерческая) отвечает за общую организацию закупки, соответствие участников закупки требованиям.
Притом важно отметить, что одна закупка не может проводиться одновременно с помощью и конкурса и аукциона