На вопрос отвечает Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Вопрос
Как правильно оформлять на документе реквизит «Отметка об исполнителе», если на нем есть гриф ограничения доступа с ограничительной надписью «Для служебного пользования»?
Ответ
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не описаны особенности оформления реквизита 25 «Отметка об исполнителе» на документах с грифом ограничения доступа. Есть только общие рекомендации.
Однако так как документы с грифом ограничения доступа содержат информацию ограниченного распространения, считаем, что следует оформлять их в соответствии с правилами конфиденциального делопроизводства. Их нужно установить в ЛНА организации (например, в инструкции по конфиденциальному делопроизводству). В таком ЛНА может быть указано, что на внутренних документах реквизит «Отметка об исполнителе» следует размещать на обороте лицевой стороны последнего листа документа. Также можно определить состав сведений об исполнителе, которые должны входить в состав реквизита «Отметка об исполнителе» на внутренних документах (например, только Ф.И.О. исполнителя и его внутренний телефон):
Допустимо указывать и другие средства связи с исполнителем, которые используются в организации. Если работники общаются, например, в Skype, то и в отметку об исполнителе целесообразно написать именно этот контакт:
В соответствии со сложившейся практикой конфиденциального делопроизводства на обороте последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указываются учетный номер носителя, количество листов отпечатанных экземпляров, расчет рассылки, инициалы и фамилия исполнителя (тогда как реквизит «Отметка об исполнителе» включает Ф.И.О. исполнителя), номер телефона, дата изготовления (печати) документа: