Как мы помогли управляющей компании пройти проверку ГЖИ и получить продление лицензии на управление многоквартирными домами на 5 лет, проверили заполнение данных в ГИС ЖКХ и решили проблему с отсутствием информации о капремонте и договорах на повышение энергоэффективности МКД – читайте в статье.
Размещение информации в ГИС ЖКХ – это обязанность управляющей компании. В законодательных актах есть указания – что, как и когда публиковать (мы об этом также рассказывали в статье). Выполнение требований проверяет Государственная жилищная инспекция, в том числе в рамках мероприятий для продления лицензии на управление МКД. Если госорган обнаружит ошибки, УК получит штраф и лишится домов, которые обслуживает.
Поэтому важно заранее проверить заполнение ГИС ЖКХ.
Именно такая задача поступила от нашего клиента – питерской управляющей компании «Уют Дом» (название мы придумали для сохранения конфиденциальности заказчика). У нее заканчивался срок лицензии, и нужно было удостовериться, что проверка пройдет успешно.
Далее мы расскажем, как проводили аудит ГИС ЖКХ, который помог УК пройти перелицензирование без замечаний и сохранить все свои дома.
ПРЕДЫСТОРИЯ
Важно понимать, что управляющая компания может обслуживать дома только при наличии лицензии на этот вид деятельности. Если раньше лицензии были бессрочные, то с 2018 года вступили поправки в Жилищный кодекс, которые ограничили срок до 5 лет.
УК «Уют Дом» начала работу в 2018 году, а в 2023 году ей предстояла первая проверка для продления лицензии на управление многоквартирными домами.
Перед подачей заявления в ГЖИ, руководитель управляющей компании захотел убедиться, что в ГИС ЖКХ размещена вся необходимая информация. Но выполнить такую работу вручную силами сотрудников практически невозможно. Ведь на управлении УК “Уют Дом” 100 жилых объектов недвижимости и 57 000 лицевых счетов – это огромный объем данных.
Сложность также заключалась в том, что есть пул сведений, которые загружает в систему ГИС ЖКХ не управляющая компания, а расчетный центр. Это касается платежек, лицевых счетов, помещений и приборов учета. И эти данные тоже нужно проверять.
КАК МЫ РЕШАЛИ ЗАДАЧУ
У нас есть определенный регламент работы. Чтобы понять, какие данные должны быть в ГИС ЖКХ конкретно у нашего клиента, мы выяснили в разговоре со специалистами управляющей компании (юриста, экономиста и технического руководителя) сведения, которые помогли определить:
Какие есть документы как они хранятся.
Способ получения УК права управления домами: решением жителей или через конкурс.
Наличие домов со специальными счетами для капитального ремонта.
Наличие МКД с договорами на прямые расчеты за ОДН в ресурсоснабжающие организации.
Заключены ли договоры на использование общего имущества.
Есть ли дома с действующими контрактами на энергосервисное обслуживание.
Таким образом, мы получаем информацию, которую нужно проверить в системе ГИС ЖКХ.
ШАГ 1. ОЦЕНКА ОТКРЫТОГО ПРОФИЛЯ УК НА ПОРТАЛЕ
Первое, с чего необходимо начать аудит – сверка перечня домов, находящихся в реестре лицензии с объектами жилого фонда, которые размещены в ГИС ЖКХ.
Уже здесь мы нашли несоответствие: домов на портале у клиента было меньше, чем в лицензии. Как оказалось, во время нашей проверки под управление УК перешли новые дома, данные о которых она еще не успела внести в систему. Этот недочет быстро устранили.
На этом же этапе мы проверили размещение договоров пользования общим имуществом, сведений о собраниях собственников жилья и отчетов по управлению. И не нашли несоответствий.
ШАГ 2. РАБОТА С ЗАКРЫТЫМ ПРОФИЛЕМ
Получив от клиента доступ к личному кабинету на ГИС ЖКХ, мы выгрузили данные через типовые отчеты, чтобы найти недостающие сведения.
На этом этапе мы действовали следующим образом: брали конкретный дом и оценивали каждый раздел с данными по математической формуле. Если показатель размещения информации был меньше 100%, мы разбирались в причинах.
Правда здесь столкнулись с одним нюансом. Дело в том, что технические характеристики МКД заполнить полностью нельзя, потому что эти сведения постоянно изменяются. Соответственно, данный раздел пришлось оценивать вручную, сверяя с документацией.
Анализ показал высокий процент заполненности – 98%. А те моменты, которые нужно было доработать, мы установили и передали заказчику для исправления.
ШАГ 3 - ПРОВЕРКА ЛИЦЕВЫХ СЧЕТОВ И ПЛАТЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Особое внимание в ходе проверки ГЖИ уделяет лицевым счетам и операциям по ним. Если в л/с нет платежек — это нарушение.
Сравнив лицевые счета в ГИС ЖКХ с программой учета клиента, мы нашли расхождение в количестве: на портале было 18 000 л/с, по которым не происходило никаких движений. Как пояснили в УК “Уют Дом”, эти счета уже действуют, но их не закрыли в системе.
Кроме обнаружения ошибки, мы также проконсультировали клиента, как закрывать счета в системе, чтобы больше не было подобных казусов.
Также обозначили клиенту проблему с размещением платежных документов. Дело в том, что за один раз в систему можно загрузить не больше 25 000 платежек (как делать выгрузку в систему из 1С, читайте здесь). В связи с чем расчетный центр делает выгрузку в ГИС ЖКХ частями и может допустить ошибку и какую-то часть не выгрузить. Чтобы к моменту подачи заявления на продление лицензии в системе числились все платежки, необходимо отслеживать данный процесс.
ШАГ 4 - АНАЛИЗ ДАННЫХ ПО ЖИЛЫМ И НЕЖИЛЫМ ПОМЕЩЕНИЯМ
Отражающиеся помещения в МКД должны соответствовать реальному положению дел. Размещать информацию по ним могут не только представители УК, поэтому нередки ситуации, когда в ГИС ЖКХ появляются дубли, или и вовсе несуществующие объекты.
Мы провели анализ и обнаружили лишние помещения. Вот только удалить некорректные данные из системы может лишь тот, кто их размещал. Сведения об организациях, которые вносили изменения содержатся в отчете «Информация из Росреестра по МКД».
Мы передали клиенту необходимую информацию, и управляющая компания направила письменные обращения в адрес этих юрлиц для актуализации данных на портале.
ШАГ 5 - ПРОВЕРКА РАЗДЕЛА ПЕРЕЧНЯ РАБОТ И УСЛУГ ПО КАЖДОМУ ДОМУ
Здесь необходимо публиковать информацию о том, какие работы и услуги были запланированы и фактически выполнены управляющей компанией за все периоды ее обслуживания дома. В разделе не было данных за 2018 и 2019 годы.
Мы изучили договоры на предоставление услуг и поставку ресурсов. По ним в систему ГИС ЖКХ также нужно вносить акты о выполненных работах и расчеты за услуги.
У клиента уже были загружены договоры на поставку ресурсов, но информации о состоянии расчетов с РСО не было. Мы пояснили, что в системе есть стандартный шаблон для размещения такой информации, и научили УК его заполнять. Когда работа по заполнению была выполнена клиентом, мы просмотрели результат и загрузили в ГИС.
ШАГ 6 - АНАЛИЗ ПРОТОКОЛОВ СОБРАНИЙ СОБСТВЕННИКОВ
УК включала некоторые протоколы собственников в раздел с договором на управление МКД. Однако, если в протоколе содержатся вопросы, касающиеся не только выбора УК – это считается ошибкой. Так как такие документы должны размещаться в разделе “Протоколы”, мы их перенесли.
ИТОГИ РАБОТЫ
Через две недели после аудита мы предоставили клиенту "План действий" в виде отчёта в Excel. В этой таблице детально описали выявленные в каждом разделе ГИС ЖКХ недочеты, указали их причины и предложили шаги по устранению.
Но этим наша работа не ограничилась. Мы организовали онлайн-созвоны, где обсудили причины ошибок, подсказали, как исправить. Если есть необходимость, мы даже сами вносим коррективы.
По результатам аудита нашлись незаполненные разделы, которые относятся к перечню обязательных для размещения данных. Данная ситуация возникла из-за того, что на обслуживании нашего клиента находятся дома недавней постройки. Такие МКД не требуют капитального ремонта и мероприятий по повышению энергоэффективности. Соответственно, эти разделы не заполнялись в системе.
ГЖИ при проверке может определить отсутствие информации как нарушение. Поэтому мы совместно с УК разработали пояснительную справку, где разъяснили, из-за чего разделы о капитальном ремонте, энергосервисных контрактах и СРО не заполнены. Справку клиент прикрепил к заявлению на продление лицензии в ГЖИ.
Госжилинспекция провела проверку в отношении УК "Уют Дом" в октябре 2022 года и замечаний не выявила. Управляющая компания получила лицензию на управление мкд еще на 5 лет, а мы – благодарственное письмо и предложение о дальнейшем сотрудничестве.
УК "Уют Дом" – не единственная компания, оставшаяся довольной нашей работой. Вот отзыв другого нашего клиента - УК “ДомСтройСервис”, которому мы помогли настроить процессы размещения информации в ГИС ЖКХ.
Упростить работу УК позволяет программа “1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК”, которая сочетает в себе учет информации о жилом фонде, коммунальных услугах, лицевых счетах, оплатах и многое другое, необходимое для управления МКД.
Если у вас остались вопросы, позвоните или напишите – и мы расскажем, как работать эффективно и не бояться проверок ГЖИ.
+7 (351)-210-36-49