Порядок заполнения и формат расчета утверждены приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753. В отчете за 2023 год предусмотрено включение справки о доходах и суммах налога физического лица. Информацию о том, кто обязан представлять расчет по форме 6-НДФЛ, в каком виде, куда и в какие сроки, можно найти в нашей статье.
Как сдать расчет по форме 6-НДФЛ за 2023 год в 2024 году
Кто сдает Налоговые агенты — компании и ИП, которые в отчетном периоде выдавали физлицам доходы, облагаемые НДФЛ Куда сдавать Компании: в инспекцию по месту учета. Если у компании есть подразделение, то в инспекцию по месту учета подразделения
ИП: в инспекцию по месту жительства. По работникам, занятым в патентной деятельности, — в инспекцию по месту ведения деятельности Сроки сдачи За 2023 год — не позднее 26 февраля 2024 года. В 2024 году сдавайте форму 6-НДФЛ ежеквартально не позднее 25 апреля, 25 июля и 25 октября В каком виде Электронно: если численность физлиц, которые получили доходы, больше 10 человек
На бумаге или электронно: остальные налоговые агенты Штраф за опоздание
1000 руб. за каждый полный и неполный месяц опоздания (п. 1.2 ст. 126 НК)
Мы подготовили инструкцию, как заполнить годовую 6‑НДФЛ со справками о доходах. В этот раз вы должны в привычной справке иначе распределить зарплату и другие доходы в зависимости от даты выплаты. Чтобы сдать 6-НДФЛ с первого раза, воспользуйтесь нашими подсказками и узнайте, какие показатели сопоставить.
В расчете за год отразите в полях 020—024 раздела 1 удержанный налог за период с 23 сентября по 31 декабря 2023 года. Годовую форму 6-НДФЛ составьте на том же бланке, который заполняли за 9 месяцев 2023 года (приказ ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753 в ред. от 29.09.2022). Но отчет за год будет отличаться от квартальных. Так, поле 024 вы заполните впервые, укажете в нем НДФЛ, который удержали в период с 23 по 31 декабря. В квартальных отчетах это поле вы оставляли пустыми. Какой налог указать в других полях раздела 1, подробности в таблице.
Какой НДФЛ включать в раздел 1 отчета за год
Форма 6-НДФЛ за 4 квартал
Образец. Расчет 6-НДФЛ за 2023 год
Книга «Годовой отчет на УСН — 2023» написана специально для бухгалтеров, которые ведут учет в компаниях и у ИП на УСН. Вы узнаете, как заполнить и сдать все необходимые отчеты. Над книгой работали эксперты журнала «Упрощенка».
Читать книгу "Годовой отчет при УСН за 2023 год"
Скачайте книгу Годовой отчет УСН — 2023
Как заполнить 6-НДФЛ
В рамках ежегодного расчета по налогу на доходы физических лиц (6-НДФЛ) требуется предоставить информацию о доходах и суммах налога физического лица в виде отдельного приложения. Важно отметить, что необходимо избегать предоставления нулевого расчета 6-НДФЛ. Обязанность представления расчетов по форме 6-НДФЛ лежит на всех налоговых агентах в соответствии с пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса.
В основном налоговые агенты представляют собой работодателей, выплачивающих доход физическим лицам по трудовым или гражданско-правовым договорам. Важно подчеркнуть, что расчет 6-НДФЛ следует предоставлять отдельно за каждое обособленное подразделение в соответствии с абзацем 4 пункта 2 статьи 230 НК. Подробные инструкции по составлению и представлению расчета 6-НДФЛ по обособленным подразделениям могут быть найдены на соответствующих ресурсах.
Если организация или индивидуальный предприниматель не начисляли доходы и не выплачивали деньги физическим лицам, то они не являются налоговыми агентами в данном случае. Поскольку на них не распространяются обязанности налогового агента, представление расчета 6-НДФЛ, в том числе нулевого, не требуется.
В случае запроса инспекторов по поводу несданного расчета, можно воспользоваться готовым образцом пояснения. Организация или индивидуальный предприниматель также могут по своей инициативе предоставить нулевой расчет, который, согласно письмам ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984, от 23.03.2016 № БС-4-11/4901, от 04.05.2016 № БС-4-11/7928, будет принят инспекторами. Эти разъяснения касаются предыдущей формы 6-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, но принципы применимы и к новой форме.
При изменении адреса или ОКТМО, необходимо представить в налоговую инспекцию два расчета 6-НДФЛ:
- С использованием старого ОКТМО за период до переезда или изменения адреса.
- С использованием нового ОКТМО с данными за период после переезда или изменения адреса.
Этот порядок расчетов применяется для всех отчетных периодов, которые следуют после смены адреса или ОКТМО, а также за текущий год. Обязанность предоставления расчетов 6-НДФЛ, в том числе с учетом изменений, лежит как на организациях, так и на индивидуальных предпринимателях в соответствии с пунктом 2 статьи 230 НК.
При предоставлении расчетов 6-НДФЛ после смены адреса следует использовать новый КПП, как указано в письме ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11/25114. Эти рекомендации касаются предыдущей формы 6-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, но они также применимы и к новой форме. Тот же порядок рекомендуется при изменении ОКТМО в связи с образованием нового муниципального образования, а также для уточненных расчетов 6-НДФЛ (письма ФНС от 28.09.2020 № БС-4-11/15739, от 08.06.2020 № БС-4-11/9450, от 15.06.2020 № БС-4-11/9769@).
Способ представления расчета 6-НДФЛ (электронный или бумажный) зависит от численности физических лиц, которым налоговый агент выплатил доход:
- Более 10 человек — только в электронной форме.
- 10 человек и менее — можно представить как в электронной, так и в бумажной форме.
Согласно пункту 2 статьи 230 НК и пункту 6.1 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, расчет 6-НДФЛ на бумаге можно представить непосредственно в налоговую инспекцию или почтовым отправлением.
Дата представления формы 6-НДФЛ определяется следующим образом:
Если расчет представляет представитель организации или предприниматель, то день подачи в инспекцию.
При отправке по почте с описью вложения — день отправки.
При подтверждении спецоператором отправления по ТКС.
Составление расчета 6-НДФЛ производится нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год. Сведения берутся из регистров налогового учета по НДФЛ (пункты 1.3, 1.4, 4.1 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).
Все страницы расчета следует пронумеровать по порядку («001», «002», «003» и т. д.). Суммовые поля обязательно заполняются, и если значение отсутствует, следует указать «0». В полях с возможностью указания копеек (например, 110–113 и 130 раздела 2), необходимо указывать суммы в рублях и копейках. Если данные какого-либо раздела не умещаются на одной странице, они могут быть отражены на дополнительных страницах (пункты 1.13, 1.14, 1.17 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).
Каждый расчет 6-НДФЛ должен быть заполнен отдельно для каждого ОКТМО. Если у организации есть обособленное подразделение в другом городе, следует составить отдельные расчеты для головной организации.
Нулевой 6-НДФЛ
Нулевой 6-НДФЛ не представляйте. Расчет обязаны представлять налоговые агенты. Если организация или ИП не начисляли и не выдавали деньги физлицам, то статуса у них такого нет. Так как обязанности налогового агента нет, расчет 6-НДФЛ, в том числе нулевой, представлять в инспекцию не нужно. Если инспекторы потребуют пояснения о несданном расчете, воспользуйтесь готовым образцом.
Образец пояснения в ИФНС вместо нулевого 6-НДФЛ Скачать в Система Главбух
Как заполнить 6-НДФЛ: инструкция к каждой строчке
Формат расчета и Порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753. В отчет за 2023 год включите справку о доходах и суммах налога физлица. Кто сдает расчет по форме 6-НДФЛ, в каком виде, куда и в какие сроки, смотрите в памятке.
Титульный лист
На титульном листе укажите название фирмы и прочие реквизиты. Если сдаете первичный расчет, в поле «Номер корректировки» проставьте «0--». В поле «Отчетный период (код)» в расчете за год поставьте код 34. В поле «По месту нахождения (учета)» впишите соответствующий код. Если организация сдает расчет в инспекцию по ее месту нахождения, поставьте код 214, а если по месту нахождения обособленного подразделения — код 220. Если ИП сдает расчет по месту жительства — код 120.
Скачайте образец в журнале "Упрощёнка"
Раздел 1
С 2023 года в первом разделе больше не надо указывать срок уплаты НДФЛ. Теперь действуют общие сроки уплаты НДФЛ со всех выплаченных доходов, в том числе отпускных и больничных (п. 6 ст. 226 НК). В отчете за 2023 год в первом разделе покажите (п. 3.2 Порядка заполнения):
- налог, который надо перечислить в 4-м квартале;
- налог, который вернули работникам в 4-м квартале.
Какой налог показать в разделе 1 годового расчета, смотрите в таблице 1.
Таблица 1. Какой НДФЛ включить в раздел 1 расчета 6-НДФЛ за год
В какой период удержали НДФЛ Крайний срок уплаты Какой период в документе с налогом В каком поле раздела 1 указать НДФЛ в платежке-уведомлении в уведомлении С 1 по 22 октября 30.10.2023 МС.10.2023 34/01 021 С 23 октября по 22 ноября 28.11.2023 МС.11.2023 34/02 022 С 23 ноября по 22 декабря 28.12.2023 МС.12.2023 34/03 023 С 23 по 31 декабря 29.12.2023 ГД.00.2023 34/04 024
В поле 010 запишите КБК — 182 1 01 02010 01 1000 110, если заполняете раздел 1 по налогу, который начислили с доходов работников по ставке 13 процентов. Если удерживали НДФЛ по ставке 15 процентов с дохода свыше 5 млн руб. с начала года, заполните отдельный раздел 1 формы 6-НДФЛ. А в поле 010 укажите соответствующий КБК — 182 1 01 02080 01 1000 110.
В поле 020 укажите общую сумму НДФЛ к уплате за последние три месяца отчетного квартала. В расчете за год здесь надо указать налог к уплате за 4-й квартал, то есть за октябрь — декабрь.
В поле 021 отразите сумму к уплате по первому сроку. В расчете за год запишите налог, который удержали с 23 сентября по 22 октября. Срок уплаты — 30 октября.
В поле 022 покажите сумму к уплате по второму сроку. В расчете за год это будет налог, который удержали с 23 октября по 22 ноября. Срок уплаты — 28 ноября.
В поле 023 отразите сумму к уплате по третьему сроку. В расчете за год запишите налог, который удержали с 23 ноября по 22 декабря. В поле 023 попадет налог с зарплаты за ноябрь, которую вы должны выдать в установленный срок с 1 по 15 декабря. Также отразите в этом поле НДФЛ с аванса за декабрь, срок выдачи которого приходится на 16—22 декабря. Не позднее 28 декабря вы должны перечислить весь НДФЛ, который отразили в поле 023.
В поле 024 приведите сумму удержанного налога с 23 по 31 декабря. В это поле попадет НДФЛ с декабрьского аванса и зарплаты, которые выдали в эти даты. Завершите все расчеты с работниками не позднее 29 декабря. Если вы установили срок аванса на 30-е или 31-е число, то перечислите деньги 29 декабря. Также выдайте 29 декабря зарплату за вторую половину декабря, если зарплатный срок попал на период с 1 по 8 января. Вы обязаны выдать зарплату до праздников по нормам ТК (ч. 6 ст. 136 ТК). Весь НДФЛ, который вы отразили в поле 024, надо заплатить не позднее последнего рабочего дня календарного года, то есть 29 декабря.
Если по документам вы выдаете вторую часть зарплаты в срок из интервала с 9-го по 15-е число, то вы можете рассчитаться с работниками за декабрь уже в январе 2024 года. В таком случае НДФЛ, который удержите с этих выплат, отразите в полях 020 и 021 расчета 6-НДФЛ за 1-й квартал 2024 года.
В поле 030 укажите общую сумму налога, которую вернули физлицам в последние три месяца отчетного периода, то есть в октябре — декабре. Каждый блок полей 031—032 заполните так:
- в поле 031 отразите дату возврата налога;
- в поле 032 укажите сумму налога, которую вернули в дату из поля 031.
Сумма всех значений в полях 032 должна соответствовать значению поля 030.
Скачайте образец в журнале "Упрощёнка"
Раздел 2
В разделе 2 расчета отразите обобщенные по всем физлицам сведения о доходах, суммах вычетов и НДФЛ нарастающим итогом с начала года по соответствующей ставке (п. 4.1 Порядка заполнения, письмо ФНС от 11.04.2023 № БС-4-11/4420). Если вы выплачивали физлицам доходы, которые облагаются по разным ставкам НДФЛ, раздел 2 заполните отдельно для каждой из ставок (письмо ФНС от 11.04.2023 № БС-4-11/4420). На каждом листе укажите соответствующий КБК.
В поле 100 заполните ставку НДФЛ, с применением которой исчислены суммы налога. Например, 13.
В поле 105 укажите КБК по налогу. Например, 182 1 01 02010 01 1000 110 для НДФЛ по доходам до 5 млн руб.
В поле 110 укажите общую сумму доходов по всем физлицам, к которым применяются ставка НДФЛ из поля 100 и КБК из поля 105. Включите те доходы, дата получения которых приходится на отчетный период, то есть с 1 января по 31 декабря 2023 года (п. 3 и 4 ст. 226 НК, п. 4.3 Порядка заполнения).
В полях 111—113 отдельно выделите и покажите следующие доходы:
- начисленные дивиденды (поле 111);
- доходы по трудовым договорам (поле 112);
- вознаграждение по гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг (поле 113);
- выплаты высококвалифицированным специалистам по трудовым и гражданско-правовым договорам (поле 115).
К доходам по трудовым договорам (поле 112) относятся выплаты в рамках трудовых отношений. Например, включите в показатель по этой строке премии, компенсации за неиспользованные отпуска, пособия по временной нетрудоспособности, отпускные и т. д. (письмо ФНС от 06.04.2021 № БС-4-11/4577).
В полях 110 и 112 раздела 2 расчета 6-НДФЛ надо отражать зарплату, выданную во время отчетного периода, за который составляете расчет. С 2023 года доход в виде зарплаты считается полученным в день, когда выплатили деньги (п. 1 ст. 223 НК). Поэтому в поля 110 и 112 раздела 2 формы 6-НДФЛ за 2023 год попадет та часть зарплаты за декабрь, которую компания выдала до конца декабря. Выплаченную в январе часть декабрьской зарплаты вы укажете в полях 110 и 112 расчета 6-НДФЛ за 1-й квартал 2024 года.
В поле 120 укажите общее количество получателей дохода. Если один и тот же работник получает зарплату и другие доходы, запишите его в поле 120 только один раз. Еще посчитайте один раз сотрудника, который уволился, но в том же году вы его снова взяли на работу.
В поле 121 выделите из показателя поля 120 количество высококвалифицированных специалистов.
В поле 130 укажите общую сумму вычетов — стандартных, имущественных, социальных, профессиональных и инвестиционных, которые предоставили с начала года. Здесь же отразите необлагаемые суммы, если они освобождаются от налога в определенных пределах. Например, материальную помощь в размере 4 тыс. руб. Если вычет больше зарплаты, покажите его в сумме, не превышающей доход.
В поле 140 отразите начисленный со всех доходов налог. Срок уплаты НДФЛ значения не имеет (письмо ФНС от 11.04.2023 № БС-4-11/4420). Из этого показателя выделите налог с дивидендов (поле 141) и налог с доходов высококвалифицированных специалистов (поле 142).
Поле 150 заполните, если у вас работают иностранцы. Укажите общую сумму фиксированных авансовых платежей по НДФЛ, на которые уменьшили налог всех иностранцев на патенте с начала года.
Поле 155 заполняют, если в 2023 году выплачивали дивиденды физлицу — резиденту РФ и зачитывали налог на прибыль, который удержал налоговый агент при выплате дивидендов вашей организации (п. 3.1 ст. 214 НК). В этом поле надо указать сумму налога на прибыль, которую приняли к зачету.
В поле 160 укажите НДФЛ, удержанный с начала года. То есть со всех выплат с 1 января по 31 декабря. Укажите в этой строке в том числе НДФЛ с зарплаты за декабрь, которую выдали 29 декабря. Не указывайте в поле 160 НДФЛ с декабрьской зарплаты, которую выдали в январе. Этот налог вы запишете в разделы 1 и 2 расчета за 1-й квартал 2024 года.
В поле 170 запишите общую сумму исчисленного НДФЛ, который нельзя удержать до конца налогового периода. Например, укажите в этом поле налог с доходов в натуральной форме, если другие денежные доходы вы физлицу не выплачивали. Не отражайте НДФЛ с зарплаты, которую выплатите в следующем отчетном периоде. Например, НДФЛ с зарплаты за декабрь, которую выдали в январе, в строку 170 не включайте. И саму зарплату, и исчисленный налог включите в 6-НДФЛ за 1-й квартал 2024 года.
В поле 180 укажите общую сумму НДФЛ, который излишне удержали с начала года. А в поле 190 — общую сумму налога, которую вернули физлицам в 2023 году.
Скачайте образец в журнале "Упрощёнка"
Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ)
В расчете за год заполните справки о доходах и суммах НДФЛ на каждое физлицо, которое в течение года получало доходы. Удобнее сначала заполнить общую часть, раздел 1, затем приложение 1 к справке, раздел 3, потом раздел 2 и в конце раздел 4.
Общая часть
Впишите номер справки. Если заполняете корректирующие или аннулирующие справки, то поставьте в них номера первичных справок. В поле «Номер корректировки сведений» поставьте 00, если заполняете первичную справку. В корректирующей справке поставьте 01, 02 и т. д. Если составляете аннулирующую справку, поставьте 99.
Скачайте образец в журнале "Упрощёнка"
Раздел 1
Отразите сведения о физлице. Запишите ИНН и Ф. И. О. полностью, без сокращений. Если ИНН физлица не знаете, номер можно не вписывать. Для иностранцев Ф. И. О. можете указать буквами латинского алфавита. Ниже поставьте статус налогоплательщика:
- 1 — для налоговых резидентов;
- 2 — для нерезидентов;
- 3 — для нерезидентов, являющихся высококвалифицированными специалистами;
- 4 — для физлиц, которые являются участниками Госпрограммы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом;
- 5 — для беженцев и получивших временное убежище в РФ;
- 6 — для иностранцев на патенте;
- 7 — для высококвалифицированных специалистов, которые являются налоговыми резидентами РФ.
Впишите дату рождения. Показатель для поля «Гражданство (код страны)» возьмите из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ). Так, цифровой код РФ — 643. Код вида документа, удостоверяющего личность, выберите из приложения № 5 к Порядку заполнения расчета 6-НДФЛ. Далее впишите серию и номер документа.
Приложение к справке заполняйте отдельно для каждой ставки налога. В нем покажите доходы физлица и налоговые вычеты из доходов. Стандартные, социальные и имущественные вычеты в приложении не отражайте. Приведите только профессиональные и частично не облагаемые суммы дохода. С разбивкой по месяцам 2023 года укажите начисленные и фактически полученные доходы в денежной и натуральной форме, в виде материальной выгоды, а также вычеты. Материальную выгоду, полученную в 2023 году, не отражайте, поскольку эти доходы в 2021—023 годах не облагаются НДФЛ (п. 90 ст. 217 НК).
Основные поля в приложении заполните так. В поле «Месяц» поставьте порядковый номер месяца. В поле «Код дохода» — код вида дохода из приложения № 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. Например, для зарплаты — 2000, для отпускных — 2012. Если для конкретного вида дохода код не установлен, то проставьте код 4800 — иные доходы.
В поле «Сумма дохода» отразите всю сумму дохода, начисленную и фактически полученную физлицом в этом месяце по указанному коду дохода. Учтите, что с 2023 года дата дохода в виде зарплаты — это день выплаты денег. При этом не имеет значения, за какой месяц вы начислили заработок (п. 2 ст. 223 НК). То есть если в ноябре вы выплатили вторую часть заработка за октябрь и аванс за ноябрь, это все будут доходы ноября. А вторая часть зарплаты за ноябрь — это уже доход декабря, если работник получит деньги в этом месяце. Значит, в одном месяце под один кодом в большинстве случаев вы покажете зарплату за вторую половину одного месяца и аванс за следующий.
Зарплату за декабрь 2022 года, выплаченную в январе 2023 года, покажите в справке о доходах с номером 01 в поле «Месяц». Зарплату за декабрь 2023 года, выплаченную в январе 2024 года, в 6-НДФЛ за 2023 год и в справку не включайте (письмо ФНС от 28.12.2022 № ЗГ-3-11/14974).
Есть доходы, которые облагаются НДФЛ только частично. Необлагаемый лимит в справке называется вычетом. Доходы, облагаемые частично, также занесите в приложение, а ниже укажите коды вычета и его сумму. Код вычета возьмите из приложения № 2 к приказу ФНС № ММВ-7-11/387. Например, для вычета из стоимости подарка код будет 501.
С 5 февраля 2023 года действует новая расшифровка к коду дохода 2015, который касается сверхнормативных суточных (приказ ФНС от 16.12.2022 № ЕД-7-11/1216). Сейчас описание к коду допускает двоякое толкование — надо показывать суточные, превышающие 700 руб. для поездок по России, и не более 2500 руб. для командировок за границу. В то время как в отчетности приводят только сверхнормативные суточные. Необлагаемую часть не указывают. Новая формулировка исправит расхождения.
Коды вычетов также изменили. Поменяли описание к кодам вычетов на лечение. Теперь заявить вычет можно со стоимости лекарств, медицинских услуг или взносов на добровольное страхование за детей до 24 лет, которые учатся очно. В связи с этим коды 323, 324, 325 и 329 изложили в новых формулировках. Код 327 заменили тремя новыми.
Кроме того, ФНС вводит новые коды доходов сверхнормативных суточных и компенсаций дистанционным работникам (проект приказа с изменениями опубликован на портале regulation.gov.ru, ID проекта140942). Новые правила налогообложения этих доходов вступают в силу с 1 января 2024 года (п. 28 ст. 2 и п. 3 ст. 13 Федерального закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ). Значит, новые коды нужно применять к доходам, которые работники получили с 1 января 2024 года.
Также коды стандартных вычетов на детей со 126-го по 149-й распространят на вычеты на недееспособных детей и подопечных. Напомним, с 31 июля 2023 года стандартный вычет по НДФЛ можно получить, если на обеспечении есть дети или подопечные, признанные судом недееспособными. Причем право на вычет возникает независимо от возраста таких детей и подопечных. Вычет применяют в отношении доходов, полученных с 1 января 2023 года.
Раздел 3
В этом разделе отражают стандартные, социальные и имущественные вычеты. Поэтому его заполняют только по доходам, облагаемым по ставке 13 процентов. Информацию о праве на имущественный или социальный вычет перенесите из уведомления, которое работник получил в ИФНС. Если уведомление подтверждает право на имущественный вычет, поставьте код 1. Если предоставляете социальный вычет, впишите код 2. Поставьте код 3, если уменьшаете НДФЛ на фиксированные авансовые платежи иностранных работников.
Раздел 2
Заполните раздел для каждой ставки НДФЛ. Отразите общую сумму дохода, выплаченную физлицу. Доход не уменьшайте на вычеты из приложения к справке и раздела 3. Налоговая база равна разнице между общей суммой дохода и вычетами из приложения к справке и раздела 3. При отрицательном результате в поле «Налоговая база» поставьте 0,00. Впишите сумму исчисленного и удержанного налога. Запишите фиксированные авансовые платежи, если заполняете справку за иностранного работника, который платил авансы.
Поле «Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету» заполните, если выплатили дивиденды физлицу-резиденту и при расчете НДФЛ зачли налог на прибыль, который удержал налоговый агент при выплате дивидендов вашей компании. Отразите НДФЛ, уплаченный за год. Если удержали и перечислили НДФЛ со всех доходов, суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога совпадут. Запишите излишне удержанный налог, если его в отчетном периоде не вернули. Также заполните поле, если излишне удержанный налог образовался из-за смены статуса физлица.
Раздел 4
В этом разделе укажите сумму дохода физического лица, с которого вы не удержали НДФЛ в 2023 году. Ниже впишите исчисленный НДФЛ, который не удержали.
Как отразить зарплату за декабрь в 6-НДФЛ
Зарплату и другие облагаемые НДФЛ выплаты по трудовым договорам отразите в полях 110 и 112 раздела 2. В показатель включите суммы, которые выплатили с 1 января по 31 декабря. В полях 110 и 112 раздела 2 также укажите выплаты, которые облагаются НДФЛ частично. Например, если выдавали материальную помощь, то всю ее сумму включите в поля 110 и 112, а необлагаемую часть в размере 4 тыс. руб. покажите в поле 130 раздела 2. Полностью не облагаемую матпомощь, например, в связи со смертью члена семьи, в 6-НДФЛ не включайте. Попадет ли декабрьская зарплата в расчет, зависит от даты, когда вы ее выдали.
Зарплату выдали в декабре. Вы могли выдать зарплату за декабрь 28-го или 29-го числа, если зарплатный срок попал на новогодние каникулы. В любом случае в разделе 2 и в справке о доходах полностью покажите зарплату, а также исчисленный и удержанный НДФЛ. В разделе 1 удержанный в период с 23 по 31 декабря НДФЛ вы отразите в поле 024.
Зарплату выдали в январе. Вы должны были перечислить зарплату в январе, если срок выдачи пришелся на период с 9 по 15 января. В таком случае эта выплата будет считаться доходом января (п. 1 ст. 223 НК). И ее не надо показывать ни в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за год, ни в справке о доходах за 2023 год. Как проверить, верно ли указали доход в разделе 2 расчета 6-НДФЛ и в справке о доходах, смотрите далее.
Скачайте образец в журнале "Упрощёнка"
Новая 2-НДФЛ
Если сотрудник запросил справку о своих доходах (2-НДФЛ), предоставьте ему новую форму. Так рекомендует сделать ФНС в письме от 04.12.2023 № БС-4-11/15166@.
Для получения новой формы справки используйте образец из приложения № 4 к письму ФНС от 04.12.2023 № БС-4-11/15166.
Справка о доходах 2-НДФЛ по новой форме в 2024 годуСкачать
Основное изменение заключается в том, что теперь справка не включает в себя перечисленный налог, достаточно указать только исчисленный и удержанный НДФЛ. Эта поправка связана с новыми правилами уплаты НДФЛ. Новую форму можно использовать для справок за 2023 год в 2024 году.
Запрос справки может поступить от сотрудников, бывших сотрудников, а также других физических лиц, получавших доход от вашей компании в качестве налогового агента. Они имеют право требовать справку в любое время и за любой период, а не только за год. Предоставление справки обязательно в течение трех рабочих дней с момента запроса (ч. 1 ст. 62 ТК, письмо Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096).
Справку можно выдать как лично на руки, так и отправить по электронной почте. Важно учесть, что выдача справки другому лицу возможна только при наличии доверенности.
В справке следует указать только те доходы, которые облагаются НДФЛ. Необлагаемые части дохода, такие как стоимость подарков и материальная помощь в пределах 4 тыс. руб. в год, необходимо исключить из справки. Учтите, что компания не является налоговым агентом для льготных доходов.
Все вышеописанные детали следует учесть при заполнении справки о доходах в соответствии с новой формой.
Ранее справка называлась 2-НДФЛ, но недавно ФНС убрала "2-НДФЛ" из названия, форма осталась приблизительно той же. Бухгалтеры по-старинке называют данную форму, как раньше, 2-НДФЛ.
Не указывайте перечисленный НДФЛ в разделе 2 справки
Вместе с расчетом 6-НДФЛ за год заполните справку о доходах на всех работников, которым выплачивали облагаемые суммы в 2023 году. Если применяли разные ставки налога, в справке заполните отдельные разделы 2 и приложения для каждой ставки.
Скачайте образец в журнале "Упрощёнка"
Сведения о доходах работника с разбивкой по месяцам (2-НДФЛ)
В разделе 2 справки из действующего расчета 6-НДФЛ есть поле «Сумма налога перечисленная». Но с 1 января 2023 года изменились правила, и теперь компании представляют сведения только об исчисленных и удержанных суммах НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК в ред. Федерального закона от 28.12.2022 № 565-ФЗ). На этом основании ФНС разрешила в расчете 6-НДФЛ за год не заполнять поле «Сумма налога перечисленная» в разделе 2 справки о доходах и суммах налога физлиц (письмо от 16.01.2024 № БС-4-11/308 и ответ на вопрос от 11.01.2024 в телеграм-канале ФНС).
Правда, читатели рассказывали, что в некоторых инспекциях еще не знают о директиве ФНС и требуют заполнять все поля, в том числе и для перечисленного налога. Поэтому вначале узнайте ситуацию в вашей инспекции. И если все же решите заполнять поле с перечисленным налогом, отчет должны принять. Но проверьте, чтобы в показатель попал весь налог, в том числе и уплаченный в январе.
В приложении к справке вы указываете, какую сумму дохода получили работники в каждом месяце. Учтите, что с 2023 года дата дохода в виде зарплаты — это день выплаты денег. То есть если в ноябре вы выплатили вторую часть заработка за октябрь и аванс за ноябрь, это все будут доходы ноября. А вторая часть зарплаты за ноябрь — это уже доход декабря, если работник получит деньги в этом месяце. При этом суммы в справке будут неравномерными у компаний, которые считают аванс расчетным способом (см. образец 2).