Несмотря на внедрение системы электронного документооборота бумажный не уходит из организации.
Получив ЭЦП, документы подписываются в ЭДО и имеют полноценную юридическую силу. Их не нужно распечатывать.
Однако бывают ситуации, когда документы используются на бумажных носителях, и хранятся они также в бумажном виде.
Рассмотрим такие случае подробнее.
▪ Не все контрагенты присоединяются к Эдо, соответственно с ними документооборот остается на бумаге, подписываются вручную и загрузить их в ЭДО не является возможной.
▪ Если у подписанта отсутствует усиленная квалифицированная электронная подпись, а это требование к документу, он должен быть распечатан и физически подписаны.
▪ Если внутренние правила организации требуют ручные подписи в регистрах за отчетный период, их следует распечатать и хранить на бумаге, не смотря на то, что они есть в электронном виде.
▪ Книгу учета доходов и расходов необходимо распечатать, заверить подписью и печатью в конце календарного года в соответствии с приказом Министерства финансов №135н.
▪ Регистры по налогу на прибыль, в случае отсутствия квалифицированной электронной подписи (КЭП) на первичных бухгалтерских и налоговых документах, требуется распечатать, заверить печатью и подписью, а затем хранить на бумаге. По запросу Налоговой инспекции, Пенсионного фонда или Федеральной службы страхования взносов эти регистры необходимо предоставить в распечатанном виде.
▪ Счета-фактуры при отсутствии КЭП следует распечатать и подписать от руки. Также следует распечатывать счета на оплату, если они одновременно являются договорами.
▪ В некоторых случаях, согласно соглашению сторон, особо важные документы могут быть подписаны на бумаге.
И, самое важное, есть бухгалтерские документы, которые существуют исключительно в бумажном виде. Например, авансовые отчеты (чеки, отчеты), маршрутные листы использования личного автомобиля в служебных целях, путевые листы использования служебного автомобиля, акты сверок с контрагентами, акты инвентаризации, журналы правил трудового распорядка дня, должностные инструкции, а также журналы по электробезопасности и технике безопасности и т.д.
Есть ситуации, когда необходимо распечатывать электронные документы.
Согласно законодательству РФ, Государственные органы имеют право запрашивать бумажные копии бухгалтерских документов (пункт 6 статьи 9, пункт 7 статьи 10, пункт 7.1 статьи 13 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Во время камеральных проверок проверяющие лица могут запросить бумажные версии электронных документов, которые затем включаются в итоговые акты проверки.