В статье рассмотрим:
- Как формируется номенклатура дел 2024
- Правила работы с архивными документами
- Как вести номенклатуру дел
- Срок хранения номенклатуры дел
- Форма номенклатуры дел 2024
Современные требования к учету и хранению документов в кадровой службе стремительно меняются. Введение новых правил, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, накладывает новые стандарты на работу с архивными материалами. Одним из ключевых аспектов этих изменений является обновление номенклатуры дел организации. В статье мы рассмотрим суть и значение новых правил, форму и образец номенклатуры дел 2024, а также расскажем о сроках хранения и утверждении данного документа.
Номенклатура дел 2024
Составление номенклатуры дел – ключевой этап в организации делопроизводства. Подробно разберем цели этого процесса:
1. Систематизация документов: Номенклатура дел структурирует все документы, что позволяет эффективно управлять информацией и обеспечивает доступ к нужным материалам.
2. Установление сроков хранения: Одной из основных задач номенклатуры дел является определение сроков хранения документов. Это существенно для контроля за сохранностью и утилизацией информации.
3. Основа для описей дел: Номенклатура дел служит основой для составления описей дел как постоянного, так и временного хранения. Она помогает подробно описать содержание каждого дела и его значимость для организации.
Номенклатура дел является сущностным документом для организации, объединяющим в себе перечни дел от всех подразделений. Это важный инструмент учета и хранения документов, обязательный для организаций, включенных в перечень источников государственных и муниципальных архивов.
Различают три основных вида номенклатуры дел:
- Типовая. Типовая номенклатура представляет собой обязательный перечень дел, применимый в однотипных организациях с широкой сетью подведомственных структур.
- Примерная. Примерная номенклатура, в свою очередь, аналогична типовой, разрабатывается для однотипных организаций или территориальных структур.
- Индивидуальная. В случае отсутствия у организации типовой или примерной номенклатуры, она обязана самостоятельно создать индивидуальную номенклатуру дел. В таком случае заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся из типовой или примерной номенклатуры.
📌 Скачайте бесплатно формы и образцы документов для номенклатуры дел и работы с архивными документами
Разработка и утверждение номенклатуры дел организации
Мы подготовили инструкцию по разработке и утверждению номенклатуры дел организации:
1) Издать приказ для номенклатуры дел:
- Укажите уполномоченный отдел или сотрудников, ответственных за составление номенклатуры.
- Установите срок, в течение которого необходимо разработать и составить документ.
📌 Скачайте бесплатно форму и образец приказа о создании номенклатуры дел
2) Составление номенклатуры структурных подразделений:
- Каждое структурное подразделение составляет свою номенклатуру дел по форме из приложения 2 к Правилам, утвержденным приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
- Учетный документ согласуется с экспертной комиссией подразделения и подписывается у руководителя.
3) Обобщение номенклатур подразделений:
- Руководитель службы делопроизводства обобщает номенклатуры, вносит изменения и придает сводную форму.
4) Составление сводной номенклатуры:
- Сводная номенклатура дел составляется по форме из приложения 1 к Правилам Росархива от 31.07.2023 № 77.
- Подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется ответственным сотрудником за архив.
5) Согласование с экспертной комиссией:
- Согласуйте сводную номенклатуру с экспертной комиссией архива или вышестоящей организации.
6) Утверждение номенклатуры дел:
- Издайте приказ для утверждения номенклатуры дел в организации.
- Утвержденный экземпляр включается в раздел номенклатуры дел службы делопроизводства.
- Утверждение новой номенклатуры дел необходимо провести до 31 декабря предыдущего года, так как она становится актуальной с началом следующего года.
📌 Скачайте бесплатно форму и образец приказа об утверждении номенклатуры дел
7) Изготовление копий и передача в архив:
- Изготовьте необходимое количество копий для использования в работе.
- Передайте копию номенклатуры дел в архив организации как учетный документ.
Этапы по разработке и утверждению номенклатуры дел являются важной частью организационной структуры, обеспечивая правильное хранение и систематизацию документов.
📌 Скачайте бесплатно форму и образец заполнения номенклатуры дел 2024
Номенклатура дел организации: какие документы включать
В номенклатуре дел организации отражаются все документы, связанные с её деятельностью, независимо от принадлежности к головному офису или филиалам. Сюда включаются учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы, а также секретные материалы, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Документы ликвидированных компаний, которые являются предшественниками данной организации, также необходимо включать в номенклатурный перечень.
Исключением являются печатные издания, такие как книги и журналы учета, а также различные заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и подобные материалы. Документы, заведенные в профсоюзе при условии его регистрации как отдельного юридического лица, также не включаются в номенклатуру дел организации.
Обычно номенклатура дел содержит несколько разделов, включая основной раздел с полным спектром учредительной документации и документов, связанных с регистрацией фирмы. Также присутствуют другие секции, отражающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям компании.
Срок хранения номенклатуры дел
Документация, связанная с налоговым учетом и декларированием, относится к документам, которые обычно хранятся недолго. Почти все дела этого отдела должны храниться 4-5 лет. Срок хранения рассчитывается с 1 января года, следующего за годом завершения дела.
Некоторые документы не имеют определенного срока хранения и сохраняются 'до минования надобности' (например, документы от вышестоящих организаций для информации) или 'до замены новыми' (положения, инструкции). Эти отметки указываются в соответствующей графе номенклатуры дел.
Как вести номенклатуру дел
Инструкция по заполнению номенклатуры дел организации согласно изменениям, вступившим в силу с 1 сентября 2023 года.
Заголовок:
- Укажите название организации.
- Название структурного подразделения по штатному расписанию.
Строка "Название раздела":
- Укажите направление деятельности бухгалтерии, к которому относятся документы (например, бухгалтерский учет, налогообложение, учет и оплата труда).
Заголовок дела:
- Опишите содержание каждой папки документов подробно, указав конкретный период и содержание (например, "Первичная документация к журналу операций расчетов с поставщиками и подрядчиками за январь 2024 года").
Формат документов:
- Определите тип дела: бумажные, электронные, гибридные (смешанные).
- Укажите в графе "Примечание" формат и носитель информации (например, бумажный формат, электронный документ на жестком диске).
Наименования баз данных информационных систем:
- Уточните содержание документов, если заголовок дела содержит наименования баз данных информационных систем (например, ЗУП: табели учета рабочего времени).
Количество томов (частей):
- Запишите общее количество созданных папок за год. Эту графу заполняйте в конце года по факту.
Срок хранения и № статьи по перечню:
- Укажите срок хранения согласно перечню Росархива, указав соответствующий номер пункта.
Применяйте данную инструкцию с 1 сентября 2023 года, используя формы из приложений 1 и 2 к Правилам ведения архивного фонда.
Где обучить сотрудников
Чтобы правильно вести номенклатуру дел, нужно обладать знаниями в области кадрового делопроизводства. В институте ЕВИДПО есть более 30 курсов повышения квалификации и переподготовки по делопроизводству. Обучение проходит онлайн в сжатые сроки, для групп действуют скидки! Вот пример диплома, который вы получите:
Подведем итоги
Номенклатура дел является неотъемлемой частью организационной структуры, обеспечивая систематизацию и организацию документации. Разработка такой номенклатуры – ответственный этап в деятельности организации, требующий четкого планирования и согласованного подхода. С учетом сроков хранения, особенностей деятельности организации и предписаний законодательства необходимо составить приказ на разработку номенклатуры дел. В процессе разработки, каждое подразделение составляет свою номенклатуру, которая впоследствии обобщается в единую форму для всей организации. Этот процесс требует тщательного согласования и утверждения соответствующими службами и руководством.