Как мы знаем, в соответствии с законодательством, у ИП отсутствует обязанность ведения бухгалтерского учета. Если нет обязанности ведения бух.учета, есть ли обязанность хранить первичку и другие документы? Разбираемся.
По статистике большинство ИП применяют "упрощенку".
При этом, от ведения налогового учета ИП никто не освобождал.
При упрощенной системе налогообложения главный документ - это Книга учета доходов и расходов (КУДиР). На основании КУДиР составляется налоговая отчетность - годовая декларация по налогу, связанному с применением упрощенной системы налогообложения, где ИП обязан указать свои доходы и расходы.
Нужно ли хранить КУДиР?
Определенно ДА! Налоговая может проверить Вашу декларацию. При проверке она имеет право запросить КУДиР. В свою очередь КУДиР заполняется на основании данных первичных документов (квитанции, платежки, накладные, счета-фактуры, электронные чеки, договоры, УПД и т.д.). Их тоже лучше сохранить для того, чтобы подтвердить обоснованность записей в Книге, и как следствие правильность исчисления налога.
Рекомендуемый срок хранения КУДиР и первичных документов - минимум 5 лет.
В соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 срок хранения налоговых и учетных документов 5 лет.
КУДиР может вестись как в электронном, так и в бумажном виде.
После окончания периода, рекомендуем ее распечатать и прошить.
Если есть работники, то тут чуть-чуть сложнее, кадровые документы должны храниться не менее 75 лет.
Мало кто ведет предпринимательскую деятельность не менее 75 лет, как быть? Все просто, перед снятием с учета ИП или ООО, необходимо сдать такие документы в государственный (муниципальный) архив по месту учета.
Если ИП ликвидируется?
Сохранность документов все равно должна быть обеспечена в течение срока с момента издания документа.
Можно хранить у себя в доме или офисе, сдать в государственный или частный архив.
Можно сделать файл в облачном хранилище, но при этом бумажные копии все равно должны быть сохранены.
Кому могут понадобиться документы?
При проведении государственными органами проверок или сверок (налоговая, трудовая инспекция, прокуратура).
За непредоставление документов предусмотрены штрафы:
- отсутствие налогового учета - 10 тыс.руб. (более одного периода - 30 тыс.руб.);
- непредставление одного документа 200 руб. (за каждый 200 руб.);
- отсутствие кадровых документов - 5 тыс.руб.
После истечения срока хранения, документы можно будет утилизировать, как самостоятельно, так и через специальную организацию.
Важно составить опись уничтоженных документов и акт об их уничтожении.
О нововведениях для ИП в предстоящем 2024 году, можно почитать в нашей статье на Дзене здесь.