С их помощью можно подавать отчетные документы практически в 20 ведомств
В 2023 году количество выданных машиночитаемых или электронных доверенностей выросло в 22 раза по сравнению с 2022-м, рассказал «Логирусу» эксперт «Контур.Доверенности» Иван Быков.
История вопроса:
Отчасти такой взрывной рост связан с тем, что с 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры (УЦ) перестали выдавать сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлиц. Если, например, у бухгалтера или менеджера истек срок действия ранее выданного сертификата или был нанят новый работник, ему в обязательном порядке потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД). Так как без нее использовать сертификат физлица нельзя.
– Главная задача машиночитаемой доверенности – подтвердить, что сотрудник или внештатный работник может подписывать электронные документы от имени организации. Передавать ее при подписании транспортных документов нужно через оператора электронного документооборота, – пояснил эксперт «Контур.Доверенности» Иван Быков. – Выдавать такую доверенность, подписанную руководителем организации, должна компания, где работает сотрудник.
Обязательным использование машиночитаемых доверенностей (МЧД) в электронном документообороте в России станет с 1 сентября 2024 года. Сейчас корректную работу с МЧД наладили порядка 20 ведомств. Среди них Федеральная налоговая и таможенная службы, Социальный фонд России, Честный Знак, Федресурс и Государственная интегрированная инфосистема в сфере контроля за оборотом драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них.
– Разработан единый формат МЧД «версии 003». Такую доверенность можно использовать и для работы с государственными ведомствами, и в документообороте между двумя коммерческими компаниями. Однако «формат 003» поддерживают пока не все информационные системы, некоторые разработали свои собственные, – отметил Иван Быков. – Поэтому в один момент у сотрудника может быть сразу несколько МЧД разных форматов: например, одна – для документооборота с контрагентами, другая – для налоговой отчетности.
Переходить на МЧД бизнесу необходимо заранее, так как этот процесс займет в лучшем случае 1 месяц, предупреждает эксперт «Контур.Доверенности». На первом этапе нужно проанализировать, какие полномочия сотрудников на подписание документов из бумажных доверенностей можно перевести в электронный вид, добавил эксперт. Типовые полномочия можно посмотреть в реестре «Единой системы нормативной справочной информации».
– Затем руководитель должен получить сертификат квалифицированной электронной подписи, чтобы подписывать МЧД. После этого определите, сколько сотрудников подписывает документы от лица компании и оформите на них сертификаты физлица. Завершающий этап – выбор сервиса для создания МЧД, – обозначил этапы Иван Быков. – В «Контур.Доверенности», например, вы сможете создавать, подписывать, регистрировать и отзывать доверенности в ФНС, следить за сроком их действия. А если необходимо, внедрить в собственную информационную систему и создать необходимые функции и возможности по работе с МЧД в вашей компании.
Напомним, по состоянию на февраль 2023 года, на основании МЧД было подписано более 8,1 млн документов, а количество уникальных доверителей превысило 29 тыс. LR
Материал подготовлен совместно с компанией «СКБ Контур». Реклама, АО «ПФ «СКБ Контур», ИНН 6663003127, erid: LjN8KaDCM