Многие ошибочно полагают, что цифровизировать можно только обмен документами между юридическими лицами, а переход на него – процесс долгий, сложный и дорогостоящий. На самом деле сегодня предприниматели могут быстро и просто перевести весь рутинный документооборот с клиентами-физлицами в онлайн.
Немного теории (правда, совсем чуть-чуть!)
В российском законодательстве выделяется 3 вида электронных подписей:
- Простая электронная подпись (ПЭП)
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Отличаются они архитектурой и возможностями. ПЭП среди них – самая простая и наиболее уязвимая. Вы наверняка не раз встречались с ней в жизни: это и подтверждение по СМС, и логин-пароль для входа в онлайн-банк. Существенный недостаток ПЭП состоит в том, что она НЕ позволяет точно определить подписанта и НЕ гарантирует неизменность документа после его подписания. Это значит, что она слабо защищена от мошеннических действий и не подходит для действительно важных документов. Так, при возникновении спорных ситуаций появится необходимость в каждом конкретном случае вычислять подписанта путем проведения судебных разбирательств, а еще документ может быть изменен после подписания ПЭП в одностороннем порядке.
НЭП и КЭП дают абсолютно другой уровень надежности: они идентифицируют личность и гарантируют неизменность документа после его подписания. При этом к КЭП закон предъявляет самые строгие требования, и потому этот вид электронной подписи без всяких «но» приравнивается к собственноручной, а НЭП – золотая середина среди всех трех видов. Требования регулятора к НЭП мягче, надежность по-прежнему высокая, а применять ее можно почти для всех документов за исключением регистрации новых юридических лиц, сделок с занесением в государственные реестры и подписания счетов-фактур. Но самое главное преимущество НЭП заключается в том, что закон разрешает получить ее онлайн – с подтверждением через верифицированную учетную запись на Госуслугах. С КЭП так сделать не получится.
Возможность получить НЭП онлайн реализована в сервисе мобильной электронной подписи Sign.Me. Вам достаточно установить мобильное приложение и подтвердить выпуск сертификата ЭП с помощью Госуслуг. Потратив всего 2 минуты на выпуск ЭП, вы сможете подписывать документы любого формата и отправлять их клиентам по почте или в мессенджеры.
С теорией разобрались, так что насчет электронного документооборота с физическими лицами?
Представим, что у предпринимателя есть НЭП, полученная таким вот комфортным способом. Казалось бы, удобство и скорость ее получения сразу сходят на нет, как только возникает необходимость применить ее с клиентами-физиками, ведь у них вряд ли есть электронная подпись. Сервис Sign.Me позаботился и об этом. Вы можете выбрать гибкий корпоративный тариф. В таком случае ЭП приобретается не только для компании, но и для ее клиентов. Им остается лишь скачать приложение Sign.Me, подтвердить выпуск ЭП через Госуслуги и подписывать входящие документы в пару касаний. Все расходы за физических лиц в таком случае покрывает наш клиент-предприниматель. Это удобно всем: никакой сложной логистики, тонн бумаги, при этом 100% юридическая значимость и экономия – «клиентская» ЭП обойдется дешевле, чем стоимость услуг курьера для передачи пакета документов.
А можно на конкретном примере?
Представьте себе компанию по производству кухонь. В месяц она заключает примерно 50 договоров. Для каждого клиента проводится замер, утверждается дизайн-проект, запускается производство и осуществляется установка. Чтобы избежать возникновения спорных ситуаций, каждый этап нужно закреплять юридически. А что делать, если мебельное производство находится в Нижнем Новгороде, а клиенты – в Москве? Подписать с ними документы будет нелегко, а главное – дорого и энергозатратно. Подписанные PDF-файлы не имеют юридической силы, а работать на «честном слове» непрофессионально и чревато рисками. На помощь приходит мобильная электронная подпись Sign.Me, которая позволит подписать документ юридически значимой подписью и отправить его через мессенджер или по электронной почте.
А в каких случаях вообще можно применять НЭП?
Таких случаев огромное множество. Приведем лишь несколько примеров, что вы можете сделать при помощи НЭП от Sign.Me:
- Наладить кадровый электронный документооборот;
- Дистанционно заключить трудовой договор;
- Подписать договор услуг;
- Подписать закрывающие документы (кроме счетов-фактур);
… и многое другое.
Исключений немного. Например, документы, подлежащие регистрации в государственных реестрах, или счета-фактуры. Для этого подойдет только квалифицированная ЭП (КЭП), но получить ее онлайн не выйдет. Однако на практике для малого и среднего бизнеса возможностей НЭП обычно хватает с лихвой.
Хорошо, а в чем вообще преимущества использования ЭП для бизнеса?
- Ускорение рабочих процессов. Вы сможете освободить время для более важных бизнес-задач вместо того, чтобы заказывать курьера и отслеживать доставку.
- Надежность. Документ не будет проходить через несколько рук, а значит потерять его будет практически невозможно.
- Экономическая выгода. Электронная подпись помогает минимизировать затраты на закупку и хранение бумаги, печать, а также курьерскую доставку. Более того, вы сможете расширить географию своего бизнеса и работать с клиентами или контрагентами из разных городов. В среднем при помощи ЭП Sign.Me издержки производителя кухонь (из примера выше) на бумажный документооборот можно сократить в 2 раза. При больших объемах документооборота экономия будет расти.
- Корпоративная социальная ответственность и репутация. Компания, которая выбирает ЭП, вносит свой вклад в сохранение природы и выглядит в глазах потребителей более экологичной, цифровой и современной.
Как видите, преимущества электронной подписи многочисленны. Вы можете расширить географию своего бизнеса, сэкономить на операционных издержках и сделать все договоренности прозрачными и юридически значимыми, что даст вашему клиенту уверенность в надежности компании и гарантии исполнения обязательств.
Электронное подписание документов уже активно внедряется во все отрасли экономики. Совсем скоро на него перейдет еще больше компаний и физлиц, ведь этот способ более надежный, современный и эффективный. А главное – оформить ЭП можно онлайн всего за 2 минуты.