ЭЦП и МЧД – электронная подпись и машиночитаемая доверенность - обзор изменений
С 1 сентября 2023 года, согласно ФЗ от 06.04.2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи», вступила в силу новая схема работы с электронной подписью физического лица, а машиночитаемые доверенности стали обязательными для подписания уполномоченным представителем электронных документов индивидуальных предпринимателей (ИП) и юридических лиц.
Некоторые организации уже с 1 марта 2022 г. в добровольном порядке применяют эту схему при обмене электронными документами. Но в связи с тем, что не все организации во время переходного периода успели подготовить свои информационные системы к работе с новой формой электронной доверенности в машиночитаемом виде, Правительство РФ продлило переходный период по применению КЭП без использования МЧД до 31 августа 2023 г. Федеральный закон № 536-ФЗ от 19.12.2022 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» был принят в целях урегулирования вопроса продления возможности использования квалифицированных сертификатов ключей проверки ЭП представителей юридических лиц и ИП без применения МЧД. Таким образом, во время переходного периода документы можно было подписывать:
- КЭП руководителя юрлица, ИП (без МЧД);
- КЭП сотрудника (без МЧД);
- КЭП физлица (только с МЧД).
С 1 сентября 2023 г. документы подписываются:
- КЭП руководителя юрлица, ИП (без МЧД);
- КЭП физлица (только с МЧД).
Понятие «машиночитаемая доверенность» было введено в рамках проведения реформы электронной подписи Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи».
По общему правилу сотрудники организации могут подписывать от ее имени электронные документы (в частности, налоговую отчетность) только при наличии машиночитаемой доверенности (МЧД). Машиночитаемая доверенность — это электронный аналог бумажной доверенности на подписание сотрудником электронных документов от лица организации, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя, который создается и представляется в файле формата XML. В этом квалифицированном сертификате не указана организация, только фамилия, имя, отчество сотрудника, и чтобы предоставить электронный документ, подписанный такой электронной подписью, в стороннюю информационную систему или контрагенту, к нему будет необходимо прилагать МЧД.
Руководителю организации МЧД не нужна. Он подписывает документы электронной подписью юр.лица, сертификат которой выдает налоговая служба. Остальные сотрудники подписывают документы личными квалифицированными электронными подписями и представляют МЧД в пакете электронных документов или иным способом (отдельные правила действуют при передоверии и нотариальном удостоверении доверенности).
Для того, чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП требуется выпустить отдельный сертификат КЭП для сотрудника – подписанта и оформить на физическое лицо МЧД, подписанную самим директором организации или индивидуальным предпринимателем, используя свою КЭП. Далее при подаче отчетности или отправке электронных документов, сотрудник будет удостоверять их собственной КЭП и прикладывать к пакету файл МЧД. Это означает, что МЧД автоматически подтверждает наличие у работника полномочий представителя компании для обмена электронной документацией и при использовании МЧД не требуется предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а для ИП больше нет необходимости заверять бумажную доверенность у нотариуса.
Сотрудники, которые указаны в качестве владельцев сертификата подписи компании, могут продолжить их использовать и после 1 сентября 2023 года, МЧД при этом не нужна. Но с 1 сентября 2023 года такие сертификаты больше выдаваться не будут. Ранее выданные сертификаты будут действовать до окончания срока, но не позднее 31 августа 2024 года.
Обратите внимание: при изменении с 1 сентября 2023 года состава сотрудников, которые будут подписывать электронные документы от имени организации, наделить новых сотрудников полномочиями можно только с помощью МЧД.
Разработчики систем бухучета и операторы электронного документооборота предлагают различные решения по формированию МЧД, в том числе для сдачи отчетности в госорганы, но создавать МЧД можно и в своих информационных системах. На сайте ФНС России размещен сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме», с помощью которого можно оформить МЧД уполномоченного физического лица для представления отчетности и иных документов в налоговые органы. Сервис позволяет сформировать МЧД в виде файла, скачать его, и в дальнейшем использовать по назначению.
https://service.nalog.ru/dovel/#/
У Фонда пенсионного и социального страхования РФ свои требования к доверенности и программное обеспечение для ее создания.
https://lk.fss.ru/mchd.html
Отдельный сервис есть на Госуслугах.
https://partners.gosuslugi.ru/catalog/attorney