5 способов, как сделать дистанционные встречи более продуктивными

Сегодня все больше и больше компаний нанимают удаленные и распределенные команды, чтобы сэкономить затраты и найти профессионалов по всему миру. Однако, в то время как удаленная работа приносит преимущества бизнесу, сотрудники сталкиваются с различными проблемами, особенно во время дистанционных встреч, которые необходимы и требуют оставаться сосредоточенными и продуктивными. В этой статье мы хотели бы поделиться полезными советами, которые помогут сделать виртуальные встречи более продуктивными.

1. Воспользуйтесь надежными инструментами для совместной работы.

Для любого виртуального мероприятия важно избежать технических проблем и иметь в наличии все необходимые инструменты. Например, ваш мессенджер должен обладать высоким качеством передачи видео, шумоподавлением, общим доступом к экрану и файлам, планировщиком встреч и многим другим.

2. Учитывайте часовые пояса участников.

При планировании виртуального мероприятия вам необходимо учитывать, где находятся участники, чтобы избежать неудобного времени для тех, кто находится в разных часовых поясах. Если люди работают в нерабочее время и у них более продолжительный рабочий день, это значительно снижает их эффективность, и во время виртуальных встреч они будут менее продуктивны.

3. Соблюдайте этикет виртуальной встречи.

Чтобы сделать виртуальные мероприятия эффективными, необходимо соблюдать правила делового этикета и избегать отвлекающих факторов, таких как дети и домашние животные. В результате впечатления от встречи будут не только приятными, но и продуктивными.

4. Убедитесь, что у вас есть надежное подключение к Интернету.

Установите статус "не беспокоить" для других мессенджеров, чтобы избежать прерываний и внешних звуков. Закройте ненужные приложения, если вы делитесь своим экраном. Используйте камеру только при необходимости и сведите к минимуму отвлекающие факторы. Рабочая гарнитура и хорошо освещенное помещение - не единственные требования для виртуальных встреч. У вас должна быть комната, в которую дети или домашние животные не смогут врываться и мешать вам. Какими бы забавными ни были такие ситуации, они отвлекают участников и делают совещания менее эффективными.

5. Подводите итоги дистанционных созвонов.

Чтобы сделать встречи более продуктивными, необходимо подвести итоги и отправить отчет о результатах после встречи. В корпоративном мессенджере вы можете поделиться этой информацией в комнате, где проходила встреча. Кроме того, вы можете применить форматирование текста, чтобы выделить то, что ожидается от участников. Кроме того, можно создавать задачи и назначать их коллегам. Такие задачи позже можно отследить на панели задач и при необходимости перепоручить другим сотрудникам.

Таким образом, информация не будет потеряна, и вы убедитесь, что все участники могут задавать вопросы и уточнять то, что было непонятно. Отвечая на вопросы, связанные с собранием, делайте это в комнате для групповых собраний, чтобы все могли видеть ваши ответы и сократить количество дублирующихся вопросов.

Если вы хотите, чтобы ваши встречи всегда были продуктивными, вам следует следовать приведенным выше рекомендациям и попросить своих коллег предоставить вам обратную связь, чтобы убедиться, что все чувствовали себя комфортно и получили максимальную отдачу от дистанционной встречи!