Аудит компании должен осуществляться в соответствии с рядом принципов:
• Независимость аудиторской организации от проверяемого предприятия. Нужно это для получения объективной оценки. В обратном случае давление руководства предприятия может привести к тому, что оно продолжит свою вредоносную деятельность без применения санкций и исправления нарушений закона.
• Наличие у аудитора образования и опыта именно в сфере охраны природы. Обычный аудитор не сможет объективно оценить экологический фактор.
• Предприятие должно предоставить проверяющему всю полноту информации, которая нужна для комплексного анализа.
• Аудит должен включать в себя целый ряд мероприятий. Поэтому, перед проведением анализа, составляется план. Исследование подразделяется на ряд этапов.
• Процедура должна быть комплексной. То есть оцениваются все факторы воздействия на окружающую среду.
• Данные, полученные в результате аудита, являются конфиденциальными. То есть специалист не вправе разглашать полученную о предприятии информацию.
• Аудитор несет ответственность за результаты проведенного анализа. То есть если обнаружатся нарушения, допущенные при осуществлении исследования, на специалиста могут быть наложены санкции.
Большая часть этих принципов связана с необходимостью получения объективной информации. Это крайне важно.
Экологический аудит в общем случае проводится в три этапа:
1. Подготовительный этап экологического аудита
Инициирование проведения экоаудита осуществляется клиентом – заказчиком на проведение экоаудита. При возникновении у клиента потребности в проведении экоаудита в той или иной области деятельности хозяйствующего объекта, им формулируются цели и задачи экоаудита и избирается экоаудиторская фирма. После этого клиент совместно с экоаудиторской фирмой назначает Главного экоаудитора.
Для проведения работ по экологическому аудированию в каждом конкретном случае фирмой создается группа аудита. На подготовительном этапе клиент и Главный аудитор проводят консультации с представителями объекта, согласовывают цели и задачи, определяют объекты аудита, критерии экоудита.
Главный аудитор проводит предварительный обзор соответствующих документов организации и оцениваетдостаточность и адекватность информации для проведения экоаудита (программы, отчеты, руководства, требования и т.д.). Если документация не удовлетворяет требованиям экоаудита, то клиент должен быть официально информирован об этом. Работа по экоаудиту может быть продолжена только после получения соответствующегозаключения от клиента.
На предварительном этапе определяются сроки проведения экоаудита, необходимые для этого материальные ресурсы,качественный и количественный состав группы экоаудита.
Результатом консультаций между участниками экоаудитаявляется заключение договора на проведение экоаудитамежду участвующими в нем сторонами. В договоре отражаются все вопросы методики и техники проведения экоаудита.
Затем составляется План экоаудита, который должен быть достаточно гибким для внесения необходимых изменений на основе полученной в процессе экоаудита информации.
В Плане экоаудита формируются этапы и виды конкретных работ с указанием для каждого этапа требований к содержанию, материалам, а также сроков, конкретных исполнителей.
План экоаудита готовит Главный экоаудитор совместно с членами группы по экоаудиту. Готовый план обсуждается с клиентом и представителями предприятия. План включает три раздела: в первом приводятся исходные данные для проведения экоаудита и определяется персональный состав группы по экоаудиту с распределением функций между ее членами; во втором – приводится график проведения аудита; в третьем – излагается план организационно-технических мероприятий по обеспечению экоаудита.
Подготовленный План экоаудита согласовывается с его заказчиком, который может внести в него необходимые на его взгляд изменения. Утвержденный руководителем группы аудиторов План предоставляется заказчику аудита, предприятию и каждому из аудиторов и является обязательным для всех, кого он касается.
2. Проведение основного этапа экоаудита
Основной этап начинается с совместного совещания группы экоаудита с руководством и ведущим персоналоморганизации, выделенном для участия в экоаудите. Цели совещания:
— представление членов группы экоаудита руководству и ведущему персоналу организации;
— обсуждение Плана экоаудита и организации еговыполнения;
— краткое сообщение о методике и процедурах, которые будут использованы при проведении экоаудита;
— установление связей между членами группы экоаудита и выделенным для участия в экоаудите ведущим персоналоморганизации;
— подтверждение доступности необходимой документации, производственных объектов, средств обслуживания, контактов с персоналом на рабочих местах, необходимых экоаудиторам для выполнения своих обязанностей по проведению экоаудита;
— рассмотрения регламента работ и обеспечение условийбезопасности для экоаудиторов.
В процессе экоаудита члены группы в соответствии сзакреплением их функциональных обязанностей собирают,анализируют, интерпретируют и записывают в виде свидетельства
экоаудита всю информацию, необходимую для определения соответствия или несоответствия критериям экоаудита. Это связано с необходимостью решения основных задач:
- определить структуру производственного экологического контроля и управления качеством окружающей среды (снижение воздействия на окружающую среду);
- установить направления и аспекты экологической деятельности предприятия, а также наличие документации, отражающей деятельность предприятия по охране окружающей среды и обеспечению экологической безопасности;
- оценить значимость и ранжировать выявленные проблемы по приоритетам.
При проведении экоаудита предварительно разрабатываются аудиторские ситуационные планы и маршруты обзорных туров по промплощадке и санитарно-защитной зоне предприятия. Свидетельства экоаудита могут быть собраны через интервью, экспертизу документов, наблюдения за деятельностью и условиями ее осуществления, особоевнимание при этом обращается на воздействия и состояниеокружающей среды. Данные, необходимые для составления заключения и отчета по экоаудиту, в том числе выявленные несоответствия, должны быть задокументированы. Под документацией следует понимать рабочие документы и материалы, подготавливаемые экологом, а также получаемые и хранимые им на бумажном носителе, фотопленке и электронном виде или в другой форме. Придокументировании этих данных следует указывать конкретное место получения данных, лицо, с которым осуществлялся контакт при получении данных, и относящаяся к этим данным документация.
Информация, собранная через интервью, должна быть проверена из независимых источников, наблюдений, отчетов, стандартов предприятия, инструкций и результатов измерений. В отдельных случаях, по согласованию сторон, для решения отдельных вопросов
экоаудита могут быть проведены дополнительные измерения или испытания.
Для документирования всех собранных свидетельств и другой информации, необходимой для принятия заключения и написания отчета, каждый экоаудитор ведет Протокол экоаудита. Рабочие документы, используемые для написания Заключения содержат:
— информацию, касающуюся организационно-правовой формы деятельности и административной структуры организации;
— копии необходимых юридических документов, соглашений и протоколов или извлечения из них;
— информацию об отрасли, экономической и правовой среде, в которой аудируемая организация осуществляет деятельность;
— информацию, отражающую процесс корректировки планаграфика экоаудита;
— доказательства понимания экоаудитором документации государственной статистической (финансово-бухгалтерской) отчетности и результатов производственного экологического контроля;
— анализ наиболее значимых показателей деятельности организации по снижению воздействия на окружающую среду и тенденций их изменений;
— сведения о целях, временных рамках, объеме ранее проведенных экоаудиторских проверок и их результатах;
— копии сообщений, направленных другим аудиторам,техническим экспертам и третьим лицам, и полученные от них ответы;
— копии писем и телеграмм по вопросам экоаудита, доведенным до сведения руководителей организации илиобсуждавшимся с ними, включая условия договора о проведении экоаудита или выявленные существенные отклонения, письменные заявления, полученные от организации;
— выводы, сделанные экоаудитором по наиболее важным вопросам проверки, включая ошибки и необычные обстаятельства, которые были выявлены, и сведения о действиях, предпринятых в связи с этим.
Заключение является основным результатом экологического аудирования – это документ, имеющий юридическое значение для всех юридических и физических лиц. Заключение организации по экологическому аудированию в случаях, когда экологическое аудирование проводилось по поручению специально уполномоченных органов, может в установленном порядке использоваться как официальный документ.
Заключение группы по экоаудиту состоит из трех частей – вводной, аналитической и итоговой:
a) во вводной части указываются: информационные данные об организации по экологическому аудированию и об экоаудиторах;
б) в аналитической части указывается:
— наименование предприятия, краткая характеристика его деятельности с позиций охраны природы и природопользования;
— результаты проверки и оценки объекта экологического аудирования;
— факты выявленных в ходе экологического аудированиясущественных нарушений установленного порядка (несоответствий);
в) в итоговой части заключения по экологическому аудированию содержится запись о подтверждении соответствия проектной и технической документации или хозяйственной деятельности предприятия законодательству РФ, федеральным и региональным нормативным документам в области охраны окружающей среды, в том числе выбранным клиентом критериям экоаудита.
После окончания обследования объекта и составления Заключения по экоаудиту проводится финальная встреча(совместное совещание). Состав участников тот же, что и при вводном
совместном совещании. Здесь руководство предприятия и его персонал знакомятся с Заключением по экоаудиту и в результате его обсуждения подтверждают фактические основания по выявленным несоответствиям. Главная цель этой встречи состоит в том, чтобы представить результаты экоаудита организации таким образом, чтобы добиться их полного понимания и подтверждения фактическогооснования результатов экоаудита. Все возникшие разногласия в процессе обсуждения Заключения по экоаудиту должны быть разрешены по возможности, до того, как будет выпущен отчет по экоаудиту.
3. Заключительный этап экологического аудита
На заключительном этапе под руководством Главного экоаудитора и членами группы составляется Отчет. При этом главный аудитор отвечает перед клиентом за правильность
(точность) и полноту приводимой в нем информации, выявленных несоответствий и рекомендаций. Решение по отображению в отчете возражений, замечаний аудируемойорганизации по поводу рассмотренного Заключенияпринимается Главным экоаудитором. Содержание отчетадолжно соответствовать принятому плану экоаудита. Любые изменения относительно Плана, возникшие во время проведения экоаудита и составления отчета, должны быть согласованы с клиентом.
Отчет должен быть датирован, завизирован всеми членами группы экоаудита и подписан Главным экоаудитором. Ондолжен содержать результаты экоаудита и резюме по всем находкам, свидетельствам и несоответствиям, выявленным при экоаудите. Отчет по экоаудиту с Заключением – это документ, имеющий юридическое значение для всех юридических и физических лиц, органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления и судебных органов, содержащих результаты реализации Программы экоаудита, Плана экоаудита в соответствии с договором о проведении экоаудита. Отчет по экоаудитуявляется собственностью клиента и должен быть подготовлен и согласованный с ним в период времени в соответствии с Планом. Черновые материалы, отчету по экоаудированию и все другие рабочие материалы, должны быть сохранены в соответствии с соглашением между клиентом, экоаудиторской фирмой и организацией.
Экоаудит считается завершенным после того, как закончены все действия, предусмотренные Планом экоаудита, и отчет по экоаудиту принят клиентом.