В 2023 году продолжить вносить сведения о работе в бумажную трудовую допускается только в отношении тех работников, которые подали соответствующее заявление.
Работать с трудовыми книжками в 2023 году работодатели должны по новым правилам. С января начнут действовать новые бланки. Узнайте, что изменилось в правилах, можно ли использовать прежние бланки и кому потребуются новые уже в январе.
Новая форма трудовой книжки в 2023 году
Оформление трудовой книжки в 2023 году для впервые поступающего на работу
Трудовую книжку ведут на бумаге и электронно. Для новых работников в 2023 году можно оформить только электронную книжку, бумажную нельзя.
Как оформить трудовую книжку впервые
Образцы заполнения трудовых книжек по всем сложным случаям Скачать официальные образцы
Если работник утраивается в 2023 году на работу впервые, бумажную трудовую книжку оформлять нельзя. Трудовой стаж у таких работников по закону формируется только электронно. Но у бухгалтеров и кадровиков появляются новые обязанности по новичкам. Какие именно, читайте в статье журнала "Упрощенка" "Что делать с трудовыми книжками".
Новые обязанности бухгалтеров по новичкам
Вплоть до 31 декабря 2020 года поступающий на работу сотрудник, ранее не имевший трудового стажа, мог выбрать способ ведения трудовой книжки и завести бумажную трудовую. А вот с 2021 года заводить новые трудовые книжки на бумаге запрещено. Это коснется и дубликатов трудовой взамен утерянного оригинала.
Вместе с тем, сотрудники, в 2020 году заявившие о желании дублировать записи о работе в свои старые трудовые, сохранят это право и далее.
- Не пропустите: Разрешено переходить на ЭДО
Если работник до конца 2020 года не подал никакое заявление, выражающее его желание выбрать ту или иную форму ведения книжки, работодатель продолжит вести его бумажную трудовую. Но при увольнении и новом трудоустройстве в 2021 году и далее новый работодатель уже не обязан вести бумажную трудовую книжку, т. к. работник своевременно не воспользовался правом выбора. То есть, на новом месте работодатель вправе вести только электронную трудовую книжку (письмо Минтруда РФ от 10.02.2020 № 14-2/В-136).
Статьи по теме в журнале «Упрощёнка»
Сведения о труддеятельности уже сейчас полностью ведутся в электронном виде на основании отчетов, которые организации или ИП подают в ПФР и ФНС. Необходимо необходимо уведомить персонал о доступных способах ведения их трудкнижки, предоставить им право выбора и следовать их решению: вести данные о занятости только в электронном виде или в электронном и бумажном виде одновременно. Разберемся в статье, кто и когда подает такое уведомление и зачем оно нужно.
Трудовики начали штрафовать бухгалтеров и кадровиков за ошибки в заполнении трудовых книжек. Журнал "Упрощенка" поможет исправить ошибки без штрафов:
Правила ведения электронных трудовых книжек в 2023 году
- Не пропустите: Образец электронной трудовой книжки в 2023 году
Подобрать код трудовой функции онлайн
К концу 2020 года работники, желающие сохранить право на ведение трудовой книжки на бумаге, должны были подать соответствующие заявления работодателю. Только для них сохраняется право дублировать электронные сведения о трудовой деятельности в старой книжке. Впервые приступающие к работе лица в 2021 году могут рассчитывать только на электронную версию трудовой.
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
В ч. 3 этой статьи в последней редакции появилась фраза о том, что трудовая книжка может не вестись, если это предусмотрено соответствующей нормой законодательства.
Электронной трудовой книжкой называют сведения о трудовой деятельности физических лиц, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах ПФР. И электронная книжка уже ведется на каждое трудоустроенное лицо в обязательном порядке независимо от наличия трудовой на бумаге. Именно с этой целью начиная с января 2020 года работодатели подают в Пенсионный фонд отчеты.
Электронные трудовые книжки нужно оформлять по новому, в частности, изменились правила указания трудового стажа. Свежие новости по этой теме читайте в статье журнала "Упрощенка" "Электронные книжки разрешили дополнять: как привести в порядок свой стаж".
Электронные книжки разрешили дополнять: как привести в порядок свой стаж
Перечень информации, входящей в электронную трудовую, регламентирован ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ и п. 2.4 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «О персонифицированном учете». Он включает сведения:
Заполнить электронную трудовую книжку можно в программе БухСофт. Программа сама заполнит нужные графы и отправит отчет в ПФР в один клик. Бухгалтеру не нужно будет разбираться во всех тонкостях заполнения.
Заполнить ЭТК онлайн в БухСофт
На основании полученной от работодателей информации в электронной трудкнижке отображаются сведения о самом сотруднике, о месте работы, о должности, о переводах, об увольнениях и т. д.
- Не пропустите: Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно в 2023 году
Ведение бумажных аналогов, начатых ранее 2021 года, не запрещено, но уже не является обязательным. В частности, сотрудники, подавшие заявление о сохранении трудовой на бумаге в 2020 году, могут отказаться от нее.
Нужна ли трудовая книжка в 2023 году на бумаге
Даже если человек отказался от ведения трудовой на бумаге и получил ее на руки от работодателя, ему не рекомендуется от нее избавляться. Этот документ подтверждает данные о трудовой деятельности до 2020 года.
К концу 2020 года бухгалтеры и кадровики должны взять с работников заявление о ведении трудовой книжки на бумаге или в электронном виде в 2023 году.
Где взять для трудовой книжки бланк в 2023 году
В 2023 году получить новый бланк бумажной трудовой не получится.
Что касается электронной версии, то предусмотрена специальная форма СТД-Р.
Сведения о трудовой деятельности сотрудника по форме СТД-Р должны выдавать все работодатели, у которых есть трудящиеся по трудовым договорам.
Выдавать сведения по форме СТД-Р обязательно только тем работникам, которые выбрали ведение трудовой книжки в электронном виде. Работник вправе их получить:
- при увольнении (в последний рабочий день);
- по запросу (в течение 3 рабочих дней после подачи заявления о выдаче).
Если работник не подавал заявления об отказе от ведения трудовой книжки на бумаге или подал с просьбой сохранить ее, выдать ему при увольнении нужно лишь бумажную трудовую книжку, форма СЗВ-Р не нужна.
Кроме того, получить данные о работе сотрудник сможет, направив соответствующий запрос в ПФР, МФЦ или на сайт Госуслуги.
В журнале «Упрощёнка» опубликован видео-урок, как вносить записи в трудовую книжку по-новому. Мы перешли на новый формат — теперь статья это не просто статья, а интерактивный мини-курс с тестами и примерами, с помощью которого вы научитесь работать с учетом изменений. В статье сначала вы изучаете практические примеры заполнения трудовой книжки с 1 сентября. Затем с помощью интерактивных заданий вы пробуете самостоятельно определить, какие записи внести в трудовые книжки работников после 1 сентября. Таким образом, вы закрепляете полученные знания на практике.
Переход на электронную трудовую книжку в 2021 году
Написать заявление об отказе от бумажной трудовой в 2021 году могут те сотрудники, которые по объективным причинам не смогли сделать это в 2020 году (если они не были трудоустроены, если были на больничном или в отпуске и т. п.), а также работники, ранее выбравшие дублирование информации о трудовой деятельности на бумаге.
В журнале «Упрощёнка» опубликованы образцы заполнения бумажных трудовых книжек с учетом изменений от Минтруда. Материал открыт для вас под пробным доступом — подтвердите и читайте.
Скачать образцы трудовых книжек
Смотрите образец в статье в журнала «Упрощёнка»
При приеме на работу в 2023 году трудовая книжка нужна или нет
В прежней редакции ст. 65 ТК РФ трудовая книжка была в списке обязательных документов, подаваемых при заключении трудового договора.
В редакции Кодекса, действующей с 2020 года, норма дополнена. Теперь необходимо предоставлять трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ.
Что такое электронные трудовые книжки
До 2021 года бумажная трудкнижка была основным документом при приеме на работу, который подтверждал трудовую занятость и стаж работника.
Ч. 3 ст. 66 ТК РФ в последней редакции гласит, что трудовая может и не вестись. С 2020 года информация о стаже физических лиц уже доступна в электронном виде. Всех работодателей обязали предоставлять в ПФР специальные отчеты – не позднее одного дня с любого приема, увольнения или по истечении месяца, в котором состоялось кадровое перемещение и т. п. На основании этих данных в электронном виде формируются сведения о каждом сотруднике.
В электронной трудкнижке отображаются сведения о сотруднике, о месте работы, о должности, о переводах, об увольнениях и т. д.
Каждая организация или ИП в течение 2020 года должна опросить персонал о мнении касательно перехода на электронное ведение сведений о трудовой деятельности, а также предоставить право персоналу продолжить вести бумажную версию трудовой, дублируя там всю информацию.
Таким образом, электронные трудкнижки уже стали обязательными. Ведение бумажных аналогов пока еще не запрещено, но уже не является обязательным. А вот с 2021 года создание новой бумажной трудовой для впервые трудоустраивающихся работников будет под запретом.
Переход на электронную трудовую книжку и уведомление работников
До 31 октября 2020 года всех работников нужно уведомить о необходимости определиться со способом ведение сведений о его труддеятельности.
Уведомление составляется в письменной форме и выдается работнику под подпись. Установленной формы уведомления нет.
Основные моменты, которые должны найти отражение в уведомлении, это:
- с 2020 года сведения о трудовой деятельности передаются в электронную информационную базу ПФР;
- каждый работник может получить сведения о себе по запросу у работодателя, в ПФР, МФД или через портал госуслуг;
- на выбор нужно предоставить варианты согласованных с работником действий: продолжать вести бумажную трудовую книжку или формировать сведения только в электронном виде и выдать устаревшую форму трудовой на руки работнику.
Уведомление о трудовых книжках
Образец уведомления работников о переходе на электронные трудовые книжки Скачать готовый образец
Приложение к уведомлению работника — обязательно для работодателяПриложение к уведомлению
Переходим на электронные трудовые книжки: пошаговый алгоритм с образцами документов от ПФР
Эксперты журнала "Упрощенка" подготовили пошаговый алгоритм, в котором есть все необходимые бланки и образцы, согласованные с ПФР — берите и пользуйтесь.
Бланк заявления работника об отказе от электронной трудовой книжкиСкачать
Образец заявления работника об отказе от электронной трудовой книжкиСкачать
Если работник утраивается в 2023 году на работу впервые, бумажную трудовую книжку оформлять нельзя. Трудовой стаж у таких работников по закону формируется только электронно. Но у бухгалтеров и кадровиков появляются новые обязанности по новичкам. Какие именно, читайте в статье журнала "Упрощенка" "Что делать с трудовыми книжками".
Новые обязанности бухгалтеров по новичкам
Редакция журнала "Упрощенка" подготовила для бухгалтеров и кадровиков плакаты по изменения в трудовых книжках с 1 сентября. Просто скачайте, распечатайте и повесьте на стену.