Очень часто в своей работе, бухгалтеру приходиться обрабатывать большой объем первичной документации.
А бывают и такие ситуации, когда за один день до сдачи деклараций по НДС и прибыли, Ваш клиент приносит «гору» первички, которую необходимо ввести в базу 1С в сжатые сроки.
Есть два пути решения:
1. Запастись «ведёрком» кофе и на сутки стучать по клавиатуре, не отрываясь от компа 2. Подключить сервис распознавания документов, и тогда сон Вам будет обеспечен
Может быть и третий путь решения ситуации, например:
- расстаться с клиентом, который не выполняет своих обязательств: представлять первичные документы в срок,
- поднять тариф в два раза за такой вот «форс-мажор».
Но сейчас не об этом...
Сегодня я хотела бы познакомить Вас с сервисом 1С: "Распознавание первичных документов", который, лично меня, очень выручает в моей работе бухгалтера-аутсорсера.
Сервис является разработкой фирмы «1С». Данный сервис распознает отсканированные первичные документы и готовит их для ввода в 1С. Для работы сервиса достаточно выполнить несложные настройки и обеспечить доступ в интернет. Не вводите «первичку» руками – подключите решение, которое соберёт данные из отсканированных документов за вас.
1. Прежде чем производить настройки распознавания документов, необходимо подключить интернет поддержку Вашей базы 1С.
Заходим в "Администрирование", далее "Интернет поддержка и сервисы" Настройки интернет поддержки, -- Подключить
Вводим данные (логин и пароль ), которые Вы указали при регистрации лицензии Вашей программы на портале 1С:ИТС. Я не стану уделять внимание этой операции, поэтому прикладываю ссылку, где доступно рассказывается как можно самостоятельно зарегистрировать свой продукт на портале 1С:ИТС.
https://yandex.ru/video/preview/7780256644143678959
https://yandex.ru/video/preview/4220795408093917199
После ввода логина и пароля появится информация что интернет поддержка подключена
2. Настройка сервиса распознавания документов
Чтобы сервис распознавания документов стал доступен пользователю, нужно включить соответствующие настройки программы. Из раздела Администрирование по гиперссылке Настройки распознавания документов следует перейти в форму и установить флаг Использовать распознавание документов
После произведенных настроек можно подключаться к данному сервису. В программе 1С имеется два способа входа к месту его расположения:
- Заходим в меню Покупки—Сервис---Загрузить документы из сканов (фото)
- Покупки----Поступление товаров---Загрузить---из скана (фото)
Откроется окно Распознавание документов. Нажимаем на команду Подключить сервис---Начать использовать. Продолжить без промокода----Подключить
Подключиться к сервису 1С:Распознавание первичных документов могут зарегистрированные пользователи Портала 1С:ИТС.
Распознавание первых 250 страниц предоставляется бесплатно, в дальнейшем Вы можете его приобрести по тарифам компании. Стоимость тарифов, по сравнению, с конкурентами очень даже демократичные. Например, за 100 страниц- 600 рублей.
3. Загрузка документов в программу
Какие файлы можно загружать?
Поддерживаются следующие форматы:
- Изображения в форматах JPEG, PNG, BMP;
- Одностраничные изображения в формате TIFF;
- Документы в формате PDF, включая многостраничные;
- Файлы в форматах MS Word и MS Excel.
- Архивы в формате ZIP, содержащие вышеназванные файлы
В центральной части формы отображается список загруженных документов.
4. Подключаем мобильный сканер
Создать документы в базе можно, даже когда сканера нет под рукой. Особенно удобно это для работы на расстоянии.
Теперь вам не придется запрашивать сканы через электронную почту или мессенджеры. Вам достаточно отсканировать документы с помощью мобильного приложения и распознанные документы мгновенно попадут в вашу базу.
Выбираем команду Установить 1С-Сканер документов отсканируйте QR код для своей модели телефона
5. Настройка работы с мобильным приложением 1С –Сканер документов
· Входим в мобильное приложение и добавляем нового пользователя нажав на «+» , присваиваем ему название компании (таким способом Вы можете добавлять несколько компаний в приложение)
Добавьте нового мобильного пользователя, задайте ему имя и привяжите к ответственному сотруднику в базе
Передайте ключ пользователя на мобильное устройство или, если оно рядом, можно просто сфотографировать QR-код
· В мобильном приложении, чтобы подключить данного пользователя, необходимо или отсканировать QR код или ввести ключ пользователя (который сформировали ранее в 1С)
- Теперь все документы, которые фотографируются через мобильное приложение, будут появляться у вас в базе с пометкой, кто их прислал
- Останется проверить распознанные сервисом документы и ввести учетные документы в базу, как это описано выше
- Если захотите отключить мобильного пользователя, в любой момент нажмите кнопку "ОТКЛЮЧИТЬ"
Я подготовила ВИДЕО, в котором рассказываю о принципе работы с сервисом
ВАЖНО!
Наличие интернета. Вся информация передается только через интернет.
Лучше сканировать документы в моб. приложении партиями по 40-50 страниц и отправлять их на распознание.
В мобильном приложении нельзя фотографировать новую партию документов, пока не обработались (распознались) предыдущие
Входящие звонки могут прервать работу приложения. Не отвечайте на них пока работаете в приложении.
Все отсканированные документы, после распознавания, из мобильного приложения, автоматически, подгружаются в 1С. Как только вы включите программу 1С, документы в разделе Распознавание документов появятся.
Поэтому, совсем необязательно, в тот же день заниматься обработкой документов в 1С, вы можете это сделать в любое удобное для Вас время.