Сотрудника, работающего по трудовому договору, можно отправлять в служебную поездку — эта возможность предусмотрена ТК. Но на взаимоотношения с самозанятыми она не распространяется. В статье рассмотрим, что делать, если исполнителя нужно направить в командировку: как возместить ему расходы и что будет с документами и налогами.
Можно ли отправить самозанятого в служебную поездку
Ответ на этот вопрос — нет, так как он внештатный сотрудник. Ни в трудовом, ни в гражданском законодательстве нет норм, которые бы позволяли направить исполнителя в командировку.
Это означает, что напрямую возместить командировочные расходы также не получится.
В случае, если компания нарушит это правило и все-таки направит самозанятого в служебную поездку, это может привести к неблагоприятному исходу — в частности, отношения с исполнителем могут переквалифицировать в трудовые.
При переквалификации, организации-заказчику придется заплатить НДФЛ и страховые взносы со всей суммы, перечисленной исполнителю за весь срок работы с ним.
Кроме того, из-за недоимки по взносам и НДФЛ компанию могут оштрафовать по ст. 122 НК. Размер штрафа — 40% от неуплаченной суммы налога или страховых взносов.
Также предусмотрены штраф по ст. 119 НК за непредставление расчета по страховым взносам, штраф по п. 1.2 ст. 126 НК за несдачу отчетности по форме 6-НДФЛ. Часть 4 ст. 5.27 КоАП устанавливает ответственность за заключение с самозанятым гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем. По этой статье штраф для ИП — 5–10 тысяч рублей, для должностных лиц — 10–20 тысяч рублей, а для юрлиц — 50–100 тысяч рублей.
Решение: самозанятый может поехать в командировку самостоятельно
Решить ситуацию можно таким образом. Законодательство не запрещает исполнителю отправиться в командировку самому, если это предусмотрено заданием.
Если для этого ему нужно поехать в другой город или регион, то все затраты, в том числе на проезд, проживание, питание, можно включить в сумму гонорара. В итоге исполнитель получит вознаграждение, увеличенное на сумму фактически потраченных на поездку средств.
Разъяснения контролирующих органов подтверждают, что такой способ не противоречит законодательству. Пример — письмо Минфина от 05.10.2022 № 03-11-11/96246.
Минимизируйте риски сотрудничества с самозанятыми с помощью платформы «ЯЗАНЯТ»: выбирайте исполнителей из базы платформы или подключайте своих, оперативно узнавайте обо всех изменениях статуса плательщика НПД и проводите выплаты с помощью автоматических расчетов.
Как возместить командировочные расходы
При выполнении задания, связанного с поездкой, исполнителю следует придерживаться такой последовательности действий:
- Получить от заказчика задание.
- Рассчитать затраты, связанные с организацией поездки: узнать цены на билеты, аренду квартиры или проживание в отеле, прикинуть остальные расходы.
- Предоставить предварительные расчеты заказчику и заключить договор с указанием оговоренной суммы.
- После возвращения из поездки подписать акт выполненных работ или оказанных услуг.
- Получить вознаграждение.
- В приложении «Мой налог» создать чек на сумму гонорара без учета расходов и передать его заказчику.
Если вы — заказчик, то, чтобы снизить возможные риски в отношениях с налоговой и Рострудом, учитывайте несколько нюансов:
- В договоре и актах не указывайте, что оплата включает компенсацию командировочных расходов.
- К договору следует приложить задание с конкретным перечнем работ, которые выполняет самозанятый.
- В актах оказанных услуг или выполненных работ как можно более подробно опишите, что именно делал исполнитель, какой получили результат и какова стоимость работы.
- Перечислите исполнителю денежные средства с учетом тех, что он затратил на поездку.
- Получите от самозанятого чек и проверьте его: нет ли опечаток и ошибок в ИНН компании, терминов, которые свойственны трудовым отношениям и могут вызвать подозрения контролирующих органов.